貴州某集團公司協同OA辦公系統(tǒng)軟件平臺-ThinkOne運行保障制度

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• 目的

• 適用范圍

• 管理規(guī)定

1. 第一次登陸OA首頁后，請按照提示信息下載并安裝相關插件包，否則登陸OA系統(tǒng)后，某些功能無法使用。同時須更換初始密碼（6位數以上，不得單一重復數字或字符，如：111111、aaaaaa），不得向其他人泄漏。
2. 離開電腦時應隨手退出登陸，以防止信息泄漏。
3. 凡屬OA已上線的審批流程，一律在OA上進行審批，對于能在OA上完成的工作，仍然用紙張、郵件進行的，相關領導應不予受理。
4. 各部門負責人、相關領導通過監(jiān)控，應對下屬員工長時間未處理待辦事宜的行為進行警告、提醒，嚴重者應給予處分。
5. 員工不得利用OA系統(tǒng)發(fā)送、發(fā)布反動、色情、低級趣味、國家法律禁止以及與工作無關的相關信息，禁止在OA上其它惡意操作的行為。
6. 訪問OA系統(tǒng)頻率要求：
   1. 配置有電腦的管理人員：每日早、中、晚至少登陸新OA系統(tǒng)一次；
   2. 沒有配置電腦但有權使用公司電腦的管理人員：每日登陸新OA系統(tǒng)≥1次；
   3. 出差員工：每日訪問OA系統(tǒng)≥1次（我覺得不用寫在途除外，OA是支持手機的）；
   4. 市場人員：每日訪問OA系統(tǒng)≥1次（我覺得不用寫在途除外，OA是支持手機的）。
7. 流程處理要求
   1. 及時處理待辦事宜，保證流程處理的及時性；
   2. 及時跟蹤自己發(fā)出的流程，督促其他人員及時完成自己發(fā)出的流程；
   3. 發(fā)出的流程標題清晰明確，方便后續(xù)流程處理及后期查詢；
   4. 一般性的審批事項不能過夜；
   5. 需要補充材料等原因暫不能通過的流程，需將審批流程退回提交人并標明原因，材料沒問題的需當天答復；
   6. 系統(tǒng)將提供業(yè)務處理效率及各類流程延遲等統(tǒng)計結果。凡在檢查中發(fā)現工作績效差，排名前/后1-5人將予以罰單考核/獎勵。
8. 知識文檔維護要求
   1. 公司的工作文檔，包括公司級或部門級制度、技術文檔、行政人事文檔等知識目錄相關內容，都必須放在系統(tǒng)中，并放置在合適目錄下；
   2. 每位工作人員應明確知識采集范圍。知識的范圍主要包括日常工作及項目涉及到的文檔資料等，及其他有價值的資料等；
   3. 每一個人員需在生成文檔時候及時上傳到系統(tǒng)中；
   4. 導入OA平臺的知識文檔必須轉換為電子格式，如：紙介質可掃描成圖像格式、語音可轉換成聲音文件等；
   5. 對于上傳到OA系統(tǒng)中的內容，每位工作人員有責任保證知識內容的準確性和嚴肅性；
   6. 每位工作人員應根據知識分類體系、文檔命名規(guī)則、安全等級說明等，將日常的知識文檔內容存放于相應位置。系統(tǒng)自動進行使用狀況統(tǒng)計，如：點擊率排名、回復率排名，按部門、按目錄等每項知識應由維護人進行知識內容的及時更新、修改等。知識備份與知識恢復，由系統(tǒng)管理員根據相關手冊進行；
   7. 文檔發(fā)布應按照文檔發(fā)布規(guī)范進行：
      • 發(fā)布在首頁上的每個文檔必須輸入摘要。
      • 對于直接發(fā)布內容的文檔，根據需要輸入關鍵詞、摘要，對于以附件形式發(fā)布的文檔，則需要輸入關鍵詞、摘要。
   8. 工作計劃和工作總結分開寫，工作計劃文件上傳到工作計劃目錄下；工作總結文件上傳到工作總結目錄下。（如需要增加新目錄，請與系統(tǒng)管理員聯系）；
   9. 上傳電子公文、各類數據報表時，應嚴格設置好共享對象以及安全權限。

• 管理職責

• 綜合管理部科技中心職責

1. 負責公司OA系統(tǒng)的推廣、培訓、技術支持。
2. 負責公司OA系統(tǒng)軟硬件設備的配置、升級、維護、安全管理。
3. 根據組織結構、人員異動等審批結果，負責更改OA中的信息。（這個需確認是由科技中心做還是HR做還是辦公室做）
4. 負責OA系統(tǒng)數據備份。
5. 負責根據業(yè)務部門提出的需求進行新的流程搭建。
6. 負責根據業(yè)務部門提出的需求變更進行老的流程修改。

• 綜合管理部辦公室職責

1. 負責OA系統(tǒng)內容的整體管理及統(tǒng)籌安排，對各部門相關工作的安排分發(fā)、監(jiān)督檢查、通報處罰及激勵。
2. 負責辦公室相關門戶內容、知識文檔內容的及時維護更新。
3. 負責辦公室相關流程的使用情況反饋及流程優(yōu)化。

• 其他部門職責

1. 配合辦公室，按時按質按量完成辦公室分發(fā)的OA相關工作。
2. 負責自己部門相關門戶內容、知識文檔內容的及時維護更新。
3. 負責將自己部門相關流程的使用情況反饋給辦公室，并提出流程優(yōu)化的建議。

• 激勵與處罰

• 激勵與處罰形式與標準

• 激勵與處罰原則

1. 凡違反本規(guī)定的，凡本規(guī)定未涉及但影響OA系統(tǒng)發(fā)揮其功能的將予以批評或考核。
2. 凡提出好的意見建議的，凡應用OA系統(tǒng)表現優(yōu)異的將給予表彰或獎勵。

• 本制度最終解釋權歸綜合管理部所有
• 本制度自****年**月**日起執(zhí)行。