淺析合肥OA項(xiàng)目監(jiān)理的必要性和過程

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一、 監(jiān)理的必要性

(一 )監(jiān)理是信息產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈進(jìn)一步分工的產(chǎn)物

在信息產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈上有三層，第一層是軟件商，他們主要的任務(wù)是開發(fā)軟件;第二層是實(shí)施隊(duì)伍，他們以實(shí)施顧問的身份出現(xiàn)，;第三層是咨詢公司，提供信息化戰(zhàn)略咨詢，他們針對(duì)企業(yè)信息化過程中的流程再造、組織變革、管理變革為企業(yè)提供信息咨詢。但目前，國內(nèi)并沒有形成明顯的三層結(jié)構(gòu):即做軟件的做軟件，做實(shí)施的做實(shí)施，做咨詢的做咨詢。其中，咨詢公司往往都在做實(shí)施，實(shí)際上無法扮演咨詢角色，也就是說咨詢公司不能作為用戶朋友的身份出現(xiàn)。此外，有些軟件公司既做軟件開發(fā)，也做系統(tǒng)實(shí)施，更做管理咨詢。在這些情況下，咨詢方是站在軟件商的立場上，為確保用戶方的利益，監(jiān)理便應(yīng)運(yùn)而生。

(二 )企業(yè)實(shí)施合肥OA的經(jīng)驗(yàn)不足，需要監(jiān)理給予必要的指導(dǎo)

管理信息系統(tǒng)對(duì)大多數(shù)企業(yè)來講并不陌生，但合肥OA就不然。合肥OA的實(shí)施對(duì)絕大多數(shù)企業(yè)而言往往都是首次遭遇，嚴(yán)重缺乏經(jīng)驗(yàn)。由于合肥OA在國內(nèi)還只有少數(shù)企業(yè)在應(yīng)用，再者合肥OA本身嚴(yán)密的科學(xué)性、高度的集成性和實(shí)施的復(fù)雜性，往往使企業(yè)在實(shí)施過程中始終會(huì)感到心里不踏實(shí)，出現(xiàn)問題不知采取何種對(duì)策，更談不上對(duì)可能出現(xiàn)的問題預(yù)先制定防范措施。因此，需要中立的第三方監(jiān)理給予必要的幫助，指導(dǎo)企業(yè)實(shí)施合肥OA。

(三 )引入合肥OA監(jiān)理機(jī)制是規(guī)避合肥OA風(fēng)險(xiǎn)的需要

合肥OA投資大、風(fēng)險(xiǎn)高。一家調(diào)查機(jī)構(gòu)對(duì)美國年?duì)I業(yè)額在5億美元以上并采用了合肥OA系統(tǒng)的公司進(jìn)行的研究結(jié)果披露，合肥OA 系統(tǒng)采用成本超過預(yù)計(jì)成本的178%，安裝時(shí)間超過預(yù)計(jì)時(shí)間的230%，使用后公司虧損卻達(dá)到令人驚訝的59%。根據(jù)以上所述，合肥OA是一個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè)管理系統(tǒng)工程項(xiàng)目。需要有中立的第三方在項(xiàng)目的績效控制、項(xiàng)目進(jìn)度控制、項(xiàng)目成本控制等方面對(duì)整個(gè)合肥OA項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)調(diào)，化解合肥OA 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。此外 ，監(jiān) 理的產(chǎn)生也是分擔(dān)信息化風(fēng)險(xiǎn)的需要。對(duì)于大型信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是不容易控制的，通過授權(quán)監(jiān)理公司，使監(jiān)理公司承擔(dān)了一部分項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

(四 ) 企業(yè)和實(shí)施顧問公司之間利益沖突，需要合肥OA監(jiān)理從中化解

企業(yè)關(guān)注的是實(shí)施信息化系統(tǒng)后對(duì)企業(yè)的實(shí)際效果如何;而實(shí)施顧問公司更為關(guān)注項(xiàng)目的成本與利潤控制。特別是實(shí)施公司為了爭奪客戶，在與客戶接觸的前期階段過分夸大項(xiàng)目的預(yù)期效果，過分提高客戶的項(xiàng)目期望等等，信息不對(duì)稱都為后續(xù)出現(xiàn)的項(xiàng)目矛盾或糾紛造成了隱患。另一方面，企業(yè)由于對(duì)信息技術(shù)認(rèn)識(shí)差距，要求對(duì)實(shí)施過程計(jì)劃更改，對(duì)實(shí)施結(jié)果與軟件實(shí)施商的認(rèn)識(shí)分歧等，也造成誤解和沖突。要減少或消除這種信息化不對(duì)稱和工作不協(xié)調(diào)，有必要引人監(jiān)理機(jī)制，從中做必要的協(xié)調(diào)，化解潛在利益沖突。

二、監(jiān)理的基本概念

(一 )監(jiān)理的含義

“監(jiān)理 ”一詞是指人們對(duì)一種行為活動(dòng)的監(jiān)督理順。信息化監(jiān)理源自于國外，20世紀(jì)90年代由國內(nèi)咨詢公司引進(jìn)。合肥OA監(jiān)理受業(yè)主(企業(yè))的委托，依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同，對(duì)該單位信息工程項(xiàng)目的全過程進(jìn)行監(jiān)督管理，并站在第三方的立場上，公正地協(xié)調(diào)企業(yè)、軟件公司、實(shí)施顧問的關(guān)系，通過監(jiān)督、審查、控制合肥OA 各個(gè)模塊的實(shí)施，使系統(tǒng)按預(yù)定的質(zhì)量、進(jìn)度、投資目標(biāo)全面上線?？梢钥闯?，監(jiān)理的服務(wù)對(duì)象是企業(yè)，但代表了企業(yè)、實(shí)施顧問、軟件公司等各方的利益。

(二 )監(jiān)理的內(nèi)容

總的來說 ，合肥OA監(jiān)理的內(nèi)容可概括為:“三監(jiān)督，三控制，一協(xié)調(diào)，一審查”(見圖1)。

1.三監(jiān)督 。三監(jiān)督是指事前監(jiān)督，事中監(jiān)督、事后監(jiān)督，即:合肥OA 系統(tǒng)實(shí)施前監(jiān)督、實(shí)施過程中的監(jiān)督、實(shí)施后的監(jiān)督。監(jiān)理專家圍繞整個(gè)合肥OA的實(shí)施過程，對(duì)關(guān)系到合肥OA 順利實(shí)施的各個(gè)因素進(jìn)行監(jiān)督，并針對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)提出解決方案，及時(shí)地把風(fēng)險(xiǎn)控制在預(yù)定的范圍內(nèi)。

2.三控制。“三控制”是指質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制。質(zhì)量控制是指監(jiān)理專家在實(shí)施前對(duì)軟、硬件質(zhì)量進(jìn)行控制，例如，發(fā)放評(píng)測問卷，評(píng)測軟、硬件的質(zhì)量，協(xié)助企業(yè)選擇軟、硬件系統(tǒng)，并在實(shí)施的過程中，對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果進(jìn)行必要的控制，使其上線后系統(tǒng)的質(zhì)量水平達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。投資控制是指監(jiān)理專家在合肥OA系統(tǒng)的實(shí)施過程中，對(duì)軟、硬件、人員的投人，確保把合肥OA的投資控制在預(yù)定或企業(yè)可以承受的范圍內(nèi)。進(jìn)度控制是指監(jiān)理專家在信息系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)程中，按預(yù)定的目標(biāo)控制系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度，即確保系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行，力爭不延期、不提前。

3.一協(xié)調(diào) 。站在公正的角度協(xié)調(diào)軟件開發(fā)商、用戶之間的可能、潛在的沖突或矛盾，理順企業(yè)、軟件、實(shí)施顧問三者之間的關(guān)系。

4.一審查 。監(jiān)理專家對(duì)項(xiàng)目的所有階段性成果，或者里程碑式的成果，包括整個(gè)項(xiàng)目的技術(shù)路線、技術(shù)策略、技術(shù)方法、項(xiàng)目管理的方法與策略等與項(xiàng)目有關(guān)的情況進(jìn)行審查，并給出評(píng)估意見。

(三 )監(jiān)理的費(fèi)用

理論上講，合肥OA監(jiān)理的構(gòu)成是監(jiān)理單位在合肥OA項(xiàng)目監(jiān)理活動(dòng)中所需要的全部成本，再加上應(yīng)交納的稅金以及監(jiān)理公司應(yīng)獲取的合理的利潤。一般工程建設(shè)監(jiān)理費(fèi)用的估算方式，通常是在工程的概算中列支。所以，一些合肥OA項(xiàng)目監(jiān)理的費(fèi)用也是按照占整個(gè)項(xiàng)目費(fèi)用的3%一5%左右估算。但是，監(jiān)理費(fèi)用的定價(jià)也可采用靈活的方式，根據(jù)雙方估計(jì)的工作量定價(jià)。

(四 )合肥OA項(xiàng)目監(jiān)理的組織保證

對(duì)于實(shí)施 合肥OA系統(tǒng)，監(jiān)理機(jī)構(gòu)可根據(jù)工程項(xiàng)目規(guī)模、性質(zhì)及業(yè)主對(duì)監(jiān)理的要求，委派合適的人員擔(dān)任項(xiàng)目的總監(jiān)理工程師，代表監(jiān)理單位全面負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的監(jiān)理工作?？偙O(jiān)理工程師對(duì)內(nèi)向監(jiān)理單位負(fù)責(zé)，對(duì)外向業(yè)主服務(wù)。在總監(jiān)理工程師的具體領(lǐng)導(dǎo)下組建項(xiàng)目的監(jiān)理班子，并根據(jù)簽訂的監(jiān)理委托合同，制定監(jiān)理規(guī)劃和具體的實(shí)施計(jì)劃，開展監(jiān)理工作?？偙O(jiān)理工程師應(yīng)進(jìn)人企業(yè)合肥OA決策委員會(huì)，和企業(yè)其它的高層領(lǐng)導(dǎo)、實(shí)施顧問一起工作，并擁有建議權(quán)。