如何讓管理游刃有余 關(guān)注合肥OA系統(tǒng)控制職能

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控制是管理的一項重要職能，是管理的靈魂，反饋是控制的基礎(chǔ)，在合肥OA系統(tǒng)中，控制職能的運(yùn)用也可以做到游刃有余。

一、合肥OA系統(tǒng)中控制職能與計劃職能相結(jié)合

計劃為依據(jù)，用計劃來約束、控制，發(fā)現(xiàn)偏差進(jìn)行反饋，再進(jìn)行人工修正，然后是執(zhí)行，執(zhí)行過程中要采取措施，措施要有效，最后是結(jié)果，結(jié)果是上一輪計劃產(chǎn)生的結(jié)果，又是下一輪計劃制定的基礎(chǔ)，周而復(fù)始。制訂計劃的部門有監(jiān)督檢查控制的權(quán)力，執(zhí)行計劃的部門有反饋的義務(wù)。按照計劃的層次，從上到下逐級落實，從下到上逐級反饋。主生產(chǎn)計劃是中心，其它生產(chǎn)計劃是保證，計劃的制訂不能越級，是金字塔結(jié)構(gòu)的，要一級對一級負(fù)責(zé)，一級對一級考核。計劃的跟蹤、檢查、反饋是糾正計劃的最好時機(jī)，計劃的執(zhí)行情況又是下一輪制訂計劃的基礎(chǔ)。因此制訂一個高質(zhì)量的、科學(xué)的、切實可行的計劃并不是計劃人員閉門造車就能夠?qū)崿F(xiàn)的，必須靠集體的力量，必須來源于實踐并應(yīng)用于實踐。制訂一個好的計劃不容易但卻是必需的，體現(xiàn)了管理的層次和水平問題，也體現(xiàn)了部門之間的協(xié)¬作問題，合肥OA系統(tǒng)使大家在一個平臺上信息共享，相互提醒，向更高的目標(biāo)循¬環(huán)往復(fù)。

二、合肥OA系統(tǒng)的控制靈性和藝術(shù)

在整個合肥OA系統(tǒng)里，從另一個視覺觀察，通篇都在敘述管理哲學(xué)和管理思想，其邏¼¬關(guān)系叫人感覺其理論與實踐的完美結(jié)合，計算機(jī)管控藝術(shù)的原¬則性與靈活性完美結(jié)合。因為注入了管理思想，合肥OA系統(tǒng)也就有了靈性。合肥OA具有嚴(yán)密的計算邏¼¬和超強(qiáng)的控制能力。其中的每一個環(huán)節(jié)都是環(huán)環(huán)相扣，分工明確。合肥OA系統(tǒng)的控制是通過“核對”來實現(xiàn)的。下一級單據(jù)要核對上一級，以利于上級對下一級的控制，下一級對上一級的追溯。從訂單提報到BOM錄入，到工單、請購單的形成，每一個操作都有來源；車間領(lǐng)料要核對工單、外購入庫要核對采購單、車間入庫要核對工單、銷售要核對訂單，每個動作都有原¬因，下游要核對上游的數(shù)據(jù)，否則無法歸集，形不成閉環(huán)，脫離了計劃、實施、監(jiān)督、控制、總結(jié)、考核、提高的管理哲學(xué)。上游沒有源，下游就沒有水，合肥OA系統(tǒng)整個供需邏¼¬很清晰，你可以不去核對上游，你將失去追溯的權(quán)力；你一方面可以簡捷靈活，在另一方面你必受繁雜和僵化的制約。你想最后得到一張喜歡的報表，必需你去維護(hù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)做支持，你有所得就有所失，要想使用好合肥OA，都是你自己的問題。

合肥OA是計算機(jī)科學(xué)、數(shù)學(xué)、管理學(xué)、邏¼¬學(xué)等學(xué)科的高度集成。這個信息化的代名詞，企業(yè)管理的泊來品有強(qiáng)大的功能解決手工不能解決的問題，特別是重復(fù)性的工作，你的管理控制能力有多少，精力有多少，管理成本有多少，管理水平有多高；你就可以把管理的細(xì)節(jié)定位在那里，管控的額度設(shè)置在那里，比如工序的控制，定額的控制等，系統(tǒng)永遠(yuǎn)會叫你在這種自我矛盾的心理中取設(shè)。對細(xì)節(jié)管理的收放自如，合肥OA能做到，人工做不到，因為計算機(jī)程序是通過操作指令合成的，隨著知識的滲透，許多合肥OA軟件功能趨同。如果你是一個聰明的管理專家，一定不會和計算機(jī)較勁，會明智的有所為有所不為。合肥OA系統(tǒng)以最大限度的量化來解決定性的問題，它不像企業(yè)哲學(xué)那樣虛無縹緲，是看得見摸得著的操作平臺，它告訴你企業(yè)管理中哪些是應(yīng)該做的，哪些是不該做的，兩種方案只選其一，絕不會模棱兩可提供似是而非的答案，它是具體的，對就是對，錯就是錯。輸入數(shù)據(jù)時，輸入的垃圾，輸出的絕對是垃圾，每一個操作都有來源，產(chǎn)生的每一個錯誤也都有原¬因。它的思路每時每刻都很清醒，真理正確永遠(yuǎn)在它那邊，錯誤都屬于你。合肥OA很耿直，它的分析報告也很公正，匯報時絕不添油加醋，更不會修飾語言的感情色彩，如果論其人品當(dāng)屬上乘。

在長期的生產(chǎn)計劃管理、進(jìn)度控制中，也許人們積累了大量的經(jīng)¬驗，比如“中庸之道”，“經(jīng)驗公式、保險系數(shù)、定額”，“以不變應(yīng)萬變”，“學(xué)會彈鋼琴”， “無遠(yuǎn)慮，必有近憂”，“做計劃要長短結(jié)合，進(jìn)退皆宜，左右逢源，做到不積壓又能保證生產(chǎn)”，“做到剎車時軟著陸，擴(kuò)產(chǎn)時啟動迅速”等等。有時組織生產(chǎn)真的就像排兵布陣一樣，那些先，那些后，那些打穿插，那些作伏兵，那些做機(jī)動，糧草、彈藥如何保證，才能確保戰(zhàn)役的勝利。擅長搞綜合平衡的人，決策時總有海納百川的胸懷，高瞻遠(yuǎn)矚，把過去、現(xiàn)在、未來進(jìn)行精心的策劃，坐如石佛，動如脫兔。在某一具體細(xì)節(jié)上，又總是心細(xì)如絲，不漏掉任何一個環(huán)節(jié)。

真正的生產(chǎn)實踐中，人們的經(jīng)¬驗是經(jīng)¬過無數(shù)次的失敗得來的，成功與失敗各占一半的比例，稍有不慎，就會造成極大的人力和物力的浪費(fèi)，大家都很忙，收到的結(jié)果卻很壞。因為有了合肥OA系統(tǒng)，“經(jīng)¬驗”就會固化在系統(tǒng)中，而且是同一的。合肥OA系統(tǒng)的“經(jīng)¬驗”也會隨著使用時間的推移積累得越來越多，而且更準(zhǔn)確。它是通過長期的數(shù)據(jù)積累，比如半年或者一年的數(shù)據(jù)，然后再將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作以調(diào)整，重新應(yīng)用于新一輪的計劃管理和指標(biāo)考核，使管理水平在一個新的起點(diǎn)上再次進(jìn)行新的循¬環(huán)。正是這樣，合肥OA系統(tǒng)的持續(xù)改進(jìn)，合肥OA系統(tǒng)的智能化才體現(xiàn)得更為明顯，合肥OA系統(tǒng)上線后，數(shù)月之內(nèi)，數(shù)據(jù)變得越來越準(zhǔn)確，管理工作越來越到位。一個生產(chǎn)管理者使用合肥OA系統(tǒng)后將會組建一個信息流、物流高度結(jié)合，反應(yīng)迅速，指揮高效，能夠自由應(yīng)對市場突變的控制系統(tǒng)。

三、合肥OA系統(tǒng)的控制要注意的幾點(diǎn)問題

單據(jù)或計劃的相互核對通過操作權(quán)限來設(shè)定，這種相互制約而又連續(xù)的機(jī)制正是管理所需要的，生產(chǎn)組織要嚴(yán)格按制訂的計劃執(zhí)行，以計劃為標(biāo)準(zhǔn)，你才能發(fā)現(xiàn)異常，才能發(fā)現(xiàn)是計劃還是執(zhí)行中發(fā)生了錯誤，不按計劃（或工單等）執(zhí)行怎么能區(qū)分出那里出現(xiàn)了偏差？比如生產(chǎn)進(jìn)度控制，就是以計劃為指導(dǎo)來確定走向的，什么時候出，什么時候入，多了不行，少了不行，早了不行，晚了不行，時間和數(shù)量這對參數(shù)永遠(yuǎn)相伴一起，如有異常情況，必須馬上糾正，在過程中解決問題，只有這樣才能心中有數(shù)，最后達(dá)到滿意的效果，無論你是做庫存控制的、做財務(wù)控制的、物流控制的等等，都是如此。如果你不去核對上游數(shù)據(jù)，你就失去了上游對你的提醒，同時也失去了對上游追訴的權(quán)力，在系統(tǒng)里，個人、部門的權(quán)力和義務(wù)是對等的。有時人們常常埋怨計劃的準(zhǔn)確性，卻很坦然地放縱自己不按計劃操作的行為，這都是不對的。計劃來源于實踐，又去指導(dǎo)實踐。計劃出現(xiàn)錯誤和不按計劃操作同樣不可原¬諒，在企業(yè)應(yīng)用合肥OA系統(tǒng)的時代，數(shù)據(jù)大部分都是自動算出，所以計劃的準(zhǔn)確與否，很大程度都是源于人們的錯誤造成的。

關(guān)于計劃的作用，還要提醒大家的是計劃一旦確定，就是標(biāo)準(zhǔn)，就是規(guī)范，計劃要先立后破，計劃未更改仍按原¬計劃執(zhí)行，出了責(zé)任則由計劃部門承擔(dān)，這是執(zhí)行計劃的一個紀(jì)律和原¬則。

另外，計劃控制中過程和結(jié)果的概念是相對的，過程是對一定期間許多結(jié)果的描述，結(jié)果則是某一時點(diǎn)的過程，小過程有小的結(jié)果，小結(jié)果同時又是大結(jié)果的過程，過程和結(jié)果都是沿時間軸進(jìn)行的，正像“分”是“秒”的結(jié)果，“分”又是“時”的過程一樣。在實際操作中，注重結(jié)果，也要注重過程，量變到質(zhì)變的哲學(xué)大家都清楚，關(guān)鍵以什么標(biāo)準(zhǔn)來判斷量和質(zhì)的區(qū)別。合肥OA也理解這些，你想管控到那個細(xì)節(jié)，你又有那些精力管控到那個細(xì)節(jié)，那么你就把計劃做到那個細(xì)節(jié)，在權(quán)衡利弊后，你會理智地做出選擇。合肥OA對生產(chǎn)過程中計劃、物流的理論描述是非常清晰的，在做好深入的邏¼¬研究后，你就會在僵化和靈活之間自由把握。合肥OA系統(tǒng)對于企業(yè)資源計劃的管理也是全方位的，不但能夠提供時點(diǎn)查詢和報表，也能夠提供過程的動態(tài)的查詢和報表。

在這里還要強(qiáng)調(diào)單據(jù)審核的及時性，日賬日清，日清日畢。物流也罷、信息流、資金流也罷，其時描述的都是同一載體，只是站的角度不同，稱呼不同而已，一般情況下，信息流有時效性，它和物流的高度統(tǒng)一，是最理想的狀態(tài)，是我們永遠(yuǎn)追求的目標(biāo)，也是做出正確決策的唯一依據(jù)，必須將所發(fā)生的單據(jù)即時審核。其實，企業(yè)實施合肥OA系統(tǒng)后，并不是一勞永逸，仍然有大量的工作要做，僅僅是數(shù)據(jù)維護(hù)就較為復(fù)雜，高效的合肥OA系統(tǒng)就隨時有坍塌的可能。

這是筆者親身經(jīng)過的一個編制計劃、執(zhí)行計劃的案例：

某一企業(yè)，裝配車間實行配料制，由于需要大量的零配件，對于零配件的數(shù)據(jù)及其成套性管理要求是相當(dāng)嚴(yán)格的，必須達(dá)到適時適量的配送，不能出現(xiàn)任何偏差。但這個問題長期以來都沒有得到解決，即使是合肥OA系統(tǒng)實施以來，倉儲管理特別是物料配送方面功能仍然沒有得到最大程度的發(fā)揮，生產(chǎn)組織仍然處于比較被動的狀態(tài)。許多部門反映倉庫數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，出入庫單據(jù)得不到及時審核，給許多工作帶來不便。最后物流部經(jīng)¬過分析，認(rèn)為這是企業(yè)多年的工作習(xí)慣決定的。首先達(dá)不到不齊不配，而是在配送過程中，發(fā)現(xiàn)缺口數(shù)，再進(jìn)行跟催物料，感覺那個工單可以裝配，然后再下達(dá)指令。