10步為企業(yè)定制科學(xué)有效合肥OA軟件選型流程

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10步為企業(yè)定制科學(xué)有效合肥OA軟件選型流程

合肥OA進(jìn)入中國走過了一個從盲目追捧到逐漸理智看待的過程，人們對合肥OA的認(rèn)識也在逐漸加深，合肥OA項(xiàng)目的實(shí)施也不再僅被視為一種企業(yè)信息化的工具而實(shí)施，它融入了更多BPR、SCM、CRM、知識管理、企業(yè)文件塑造等非合肥OA因素，而成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、提升企業(yè)整體管理水平的綜合性解決方案。

實(shí)施合肥OA是一種龐大的綜合性系統(tǒng)工程，它包括前期論證、科學(xué)選型、系統(tǒng)實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收與評價等階段。就選型而言，其工作的重要性自不用多說，但需要特別指出的就是除了為找到適合自己企業(yè)特點(diǎn)的合肥OA系統(tǒng)外，通過組織選型工作，還有助于了解合肥OA系統(tǒng)目前的發(fā)展情況和優(yōu)缺點(diǎn)，避免后續(xù)過高期望值帶來的失望;在選型過程中的多輪參觀，可以使企業(yè)中高層經(jīng)理發(fā)現(xiàn)自身管理體系在同級營業(yè)規(guī)模企業(yè)的位置(落后與先進(jìn)程度)，這對今后企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展方向怎樣結(jié)合整體 IT規(guī)劃的前瞻性具有非常重要的指導(dǎo)意義。

大家應(yīng)該聽過合肥OA選型的兩條金科玉律，一是："知已知彼"，二是："如果高級管理層不了解合肥OA，就不要上合肥OA"，真所謂一針見血、言簡意賅!但如何正確的制定一套科學(xué)的選型流程，真正落實(shí)兩條金科玉律呢?

1.了解企業(yè)自身現(xiàn)狀和需求原因

和前幾年使用的財務(wù)軟件、簡單的物流管理軟件相比，合肥OA系統(tǒng)由于其在整體的數(shù)據(jù)集成、時時共享等性能上的出色表現(xiàn)，成為了眾人追捧的寵兒。除了普遍意義上的需求理由，不同企業(yè)又有著不同的需求原因。了解自身現(xiàn)狀和挖掘需求原因是確定項(xiàng)目是否上馬和確定系統(tǒng)類別及使用年限的重要依據(jù)。其方式主要可以采取公司各部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行合肥OA項(xiàng)目需求緊急度的討論會，綜合日常工作中的投訴點(diǎn)進(jìn)行分析，最終確定項(xiàng)目是否上馬并忠實(shí)記錄會議過程與結(jié)論。

2.確定項(xiàng)目預(yù)算

兵馬未動，糧草先行。溝通和確定預(yù)算范圍是決定選型廣度的基礎(chǔ)。 根據(jù)自身財務(wù)狀況及合肥OA系統(tǒng)使用年限預(yù)期確定合肥OA項(xiàng)目預(yù)算框架;企業(yè)中高層范圍內(nèi)的討論、確認(rèn)。溝通是非常重要的，尤其對于股份制的企業(yè)，每個股東對于大項(xiàng)投資的金額、時間、回報率都是非常關(guān)注的，沒有大家的共識與參與，很容易導(dǎo)致選型成了單一的選價格，那就失去選型、甚至投資合肥OA項(xiàng)目的意義; 合肥OA項(xiàng)目除了實(shí)際購買軟件和支付實(shí)施顧問企業(yè)的費(fèi)用外，還需要考慮到很多的人力資源相關(guān)成本，如關(guān)鍵用戶保證項(xiàng)目參與時間引起的加人情況、項(xiàng)目加班、出差等一系列費(fèi)用的產(chǎn)生，都會對企業(yè)正常運(yùn)營情況下的整體預(yù)算成本造成很大的壓力，這一部分機(jī)動費(fèi)用也是項(xiàng)目預(yù)算前期確定的重要原因之一。

3.預(yù)熱調(diào)研

大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部人員對于合肥OA系統(tǒng)的構(gòu)造及使用效果都不是非常的了解，僅有的一些了解也大多來自于書本和相關(guān)文章，這個時候預(yù)熱調(diào)研就顯的尤為重要了。預(yù)熱調(diào)研分為兩個方面： 各類合肥OA軟件廠商的資料的學(xué)習(xí)及相關(guān)訪問通過提取相關(guān)資料和參加各類廠商舉辦的研討會等，最大程度的獲取軟件本身的結(jié)構(gòu)組織、適用行業(yè)類別等一系列信息同行業(yè)類型客戶的調(diào)研與訪問。從各種渠道發(fā)掘本企業(yè)類型相似的軟件使用客戶的實(shí)施和使用情況，由于沒有任何利益關(guān)系，所以這樣的調(diào)研訪問往往是友好的和有建設(shè)性意義的，從實(shí)際使用方那里，除了清晰你對軟件的認(rèn)識，更加有意義的是通過訪談可以了解實(shí)施公司的水平，實(shí)施顧問公司的水平在很大程度上決定了軟件性能與企業(yè)需求的契合度，而契合度又是發(fā)揮軟件性能服務(wù)企業(yè)的關(guān)鍵，其重要性就無須贅述了。

4.各部門訪談部門現(xiàn)狀及需求，并結(jié)合未來發(fā)展分析需求的擴(kuò)展性

各部門實(shí)際操作中的現(xiàn)狀及需求了解，對于企業(yè)決策和合肥OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是至關(guān)重要的。各部門在長期的運(yùn)營中，雖然也會有很多的抱怨與投訴，但卻缺乏整體的描述，實(shí)際崗位執(zhí)行人的感受對于選型和日后的上線工作來說都是重要的工作基礎(chǔ)。

主要的方式有如下三種：由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部組織各部門分時段召開部門現(xiàn)狀討論會，由于大家同在一個環(huán)境內(nèi)工作，所以彼此熟悉日常情況，很快可以達(dá)成思維與語言上的共識。但工作結(jié)束后提交的內(nèi)部需求調(diào)研報告，就不可避免的使用著自己常用的"俚語"，不利于軟件廠商閱讀和理解，給日后的演示工作帶來很多的麻煩;雇傭第三方顧問公司進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部調(diào)研，出具規(guī)范的需求報告。由于第三方顧問公司不參與企業(yè)內(nèi)部利益沖突，所以被訪談?wù)呖梢詴乘?，把自己日常工作中的困擾和盤托出，對于了解企業(yè)實(shí)際情況比較有益。但由于調(diào)研工作時間短，部門涉及廣泛，第三方顧問很難在短時間內(nèi)迅速的解讀企業(yè)內(nèi)部實(shí)際需求，有歧義產(chǎn)生的可能;由企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和企業(yè)流程部聯(lián)合第三方顧問公司組織各部門現(xiàn)狀討論會，分經(jīng)理層、實(shí)際操作層展開。第三方顧問和企業(yè)內(nèi)部人員聯(lián)合工作，拆分工作項(xiàng)目，既規(guī)避了因?yàn)槔嬖虍a(chǎn)生的抹殺問題的現(xiàn)象，又可以完成一份專業(yè)的、易于企業(yè)外部人員理解的需求分析書。

5.成立企業(yè)內(nèi)部合肥OA選型核心領(lǐng)導(dǎo)小組及選型組

確定了項(xiàng)目預(yù)算和內(nèi)部需求情況，成立一個臨時的合肥OA項(xiàng)目選型組織機(jī)構(gòu)就顯的尤為重要了。合肥OA項(xiàng)目成功的重要要求之一就是全員參與，而我認(rèn)為在選型之初的全員參與也是非常重要的。由各公司高級管理人員組成的核心領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)選型工作的時間、方法論的把握，確保選型工作不走偏，不拖延。而職能部門的負(fù)責(zé)人組成的項(xiàng)目選型組就保證了不同的軟件的打分結(jié)果是由專業(yè)人員進(jìn)行的，不會有偏頗性。通過例會制度，不斷的調(diào)整工作方向，統(tǒng)一工作思路。

其次，選型過程中由中層經(jīng)理的參與，是對合肥OA軟件最好的學(xué)前教育方式。不斷的把心理預(yù)期調(diào)整的與現(xiàn)實(shí)接近，在后續(xù)的實(shí)施中就不會有從云端墜地的感覺。平和的心里是圓滿完成項(xiàng)目實(shí)施的保證。另外，部門負(fù)責(zé)人對于合肥OA的認(rèn)識也為今后在各部門基層人員的宣灌奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。