辦公自動化理性淺析

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    辦公自動化(OA)是計算機技術(shù)、通信技術(shù)與科學的管理思想完美結(jié)合的一種境界和理想，已成為各級組織不可缺少的一條命脈。然而，多年來OA尚無一個確切的定義，人們對OA的看法和理解各有不同。從多年的辦公自動化實踐中我們發(fā)現(xiàn)，盡管人們對辦公自動化始終有著巨大的需求，由于人們對于OA的基本內(nèi)涵和外延尚缺乏準確把握，致使很多組織淺嘗輒止或徘徊觀望。辦公自動化是一個內(nèi)涵非常豐富的大概念，包括辦公自動化理論、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公設(shè)備、軟件技術(shù)、文檔類型、業(yè)務(wù)協(xié)同等內(nèi)容。面對諸多辦公自動化相關(guān)要素，我們需要運用系統(tǒng)工程的思想和方法，從多角度、多層次思考和把握辦公自動化內(nèi)涵和外延，以一份成熟的理性，更有效率地推進辦公自動化工作。

    本文圍繞OA相關(guān)要素，結(jié)合有關(guān)案例，從目標定位、管理思想、功能平臺、設(shè)備選擇、軟件技術(shù)、實施策略等六個維度對辦公自動化進行了審視、探索和詮釋，提出了一種辦公自動化的推進理性，旨在促進OA事業(yè)健康發(fā)展。

一、目標定位——OA是現(xiàn)代組織的一條命脈

    對現(xiàn)代的辦公自動化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕職工的工作量，而是要將職工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來，用更多的精力去關(guān)注重要的事情，從而提高組織的效率，增強組織的綜合競爭能力。從這個意義上講，辦公自動化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定組織生存發(fā)展的一條命脈。

    現(xiàn)在有一種較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。無論人們從什么角度去定義辦公自動化，在表示形式和內(nèi)容上有多少不一致，但有幾點是共同的，表現(xiàn)在：

    (1)強調(diào)利用先進的、綜合的科學技術(shù)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。

    (2)強調(diào)辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成人機信息系統(tǒng)。

    (3)辦公自動化的目的是要提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量。

    現(xiàn)代OA有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群，應(yīng)該是一個應(yīng)用平臺。該應(yīng)用平臺的目標定位如下：

    1、一個高效的協(xié)同管理工作平臺

    能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動、管理活動及活動產(chǎn)生的信息在組織、部門、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。

    2、一個有效的知識資產(chǎn)管理平臺

    過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識資產(chǎn)的管理。因此，需要借助知識管理工具對組織內(nèi)外的知識進行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學習和創(chuàng)新，從而提高職工工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。

    3、一個個性化的系統(tǒng)訪問門戶

    傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴展，員工對功能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計，能夠根據(jù)不同員工的需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現(xiàn)真正的人本管理。

    4、一個良好的組織文化管理平臺

    開放的社會造就了開放的社會人，組織規(guī)模的不斷擴大。導致領(lǐng)導與員工、員工與員工間的直接溝通機會越來越少，組織需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工相互溝通、增進了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時加以引導。

    5、一個集中的信息整合呈現(xiàn)平臺

    辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過辦公系統(tǒng)實時、直觀地了解到組織的運行狀況，同時有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問題。

    6、一個靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺

    當組織業(yè)務(wù)不斷增加時，員工辦公環(huán)境將會越來越復雜，因此需要將日常工作活動、管理活動、業(yè)務(wù)活動有機的結(jié)合，以快速響應(yīng)用戶需求，同時減少不必要的重復工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進行有效的整合。

    截止今日，辦公自動化經(jīng)歷了以數(shù)據(jù)為中心的第一代，以工作流為中心的第二代，現(xiàn)在正過渡到以知識為中心的第三代?，F(xiàn)階段的OA系統(tǒng)以知識管理為核心、以實時協(xié)作為技術(shù)支撐手段，以統(tǒng)一的知識門戶為展現(xiàn)方式，實現(xiàn)內(nèi)外資源的高效整合和交換，從而提升其管理水平。

    總的來說，OA應(yīng)該支持一個組織結(jié)構(gòu)中的所有人的工作，而且應(yīng)該管理一個組織中的所有信息資源，是一個集成的辦公環(huán)境。

二、管理思想——將管理智慧物化為OA精髓

    相對于計算機技術(shù)的發(fā)展速度來說，OA系統(tǒng)的應(yīng)用顯得步履蹣跚。到目前為止，真正能夠適應(yīng)實際工作需要的0A系統(tǒng)還不多見，各單位仍處于邊干邊探索的階段，OA在理論上沒有形成健全的體系。

    OA是科學的管理思想在先進的技術(shù)手段下的物化。計算機技術(shù)和通信技術(shù)僅僅是為實現(xiàn)OA打下了基礎(chǔ)，提供了可能。要真正實現(xiàn)OA，還需物化人類思維中科學管理的內(nèi)容。不體現(xiàn)人類管理智慧，就不會有真正的OA，如果有，也只是技術(shù)的堆砌和擺設(shè)。因此，科學的管理思想是實現(xiàn)OA的核心。

    辦公自動化是一門綜合性科學技術(shù)，它以行為科學為主導，系統(tǒng)科學為理論基礎(chǔ)，綜合運用信息技術(shù)，完成各種辦公業(yè)務(wù)。

    行為科學理論，其核心思想是要求管理者把員工作為一個人對待，把人視為是需要予以保護和開發(fā)的寶貴資源，而不僅僅是生產(chǎn)的一個要素?，F(xiàn)行的行為科學管理理論主要包括以下四個問題：

    1、人性假設(shè)是行為科學管理理論的出發(fā)點。

    2、激勵理論是行為科學的核心內(nèi)容。

    3、群體行為理論是行為科學管理理論的重要支柱。掌握群體心理是研究群體行為的重要組成部分。

    4、領(lǐng)導行為理論是行為科學管理理論的重要組成部分。

    行為科學既是管理理論的發(fā)展又是管理實踐的總結(jié)，它的產(chǎn)生與發(fā)展對管理理論及管理實踐都有巨大的貢獻，概括地說這些貢獻主要表現(xiàn)在這樣幾個方面，社會人假定；需求因素與激勵；作業(yè)組合；領(lǐng)導理論等。

    系統(tǒng)科學理論包括信息論、控制論、系統(tǒng)論，三論是一個相互關(guān)聯(lián)的整體，從它歸納總結(jié)出的三大原理一反饋原理、有序原理和整體原理都是現(xiàn)代OA的重要理論基礎(chǔ)。

    系統(tǒng)科學的發(fā)展和成熟，對人類的思維觀念和思想方法產(chǎn)生了根本性的影響，使之發(fā)生了根本性的變革。系統(tǒng)科學的理論和方法已經(jīng)廣泛地滲透到自然科學和社會科學的各個領(lǐng)域。

    理論解決本質(zhì)問題。以青島為例，早在2002年，青島市政府在推行機關(guān)行政管理體制改革時，結(jié)合行為科學和系統(tǒng)科學理論，提出了實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“一體化政府”，為社會提供“一站式服務(wù)”的電子政務(wù)發(fā)展理論。這一目標，體現(xiàn)了電子政務(wù)的兩大主題：一是采用電子化的手段整合部門職能、再造政務(wù)流程，強化部門協(xié)作，推進聯(lián)合辦公。提高政府能力和效率。(從政府自身運行的角度研究電子政務(wù))。二是在整合部門職能的基礎(chǔ)上，整合部門的各種服務(wù)，統(tǒng)一在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，使公眾能夠通過一個窗口方便地獲得這些服務(wù)(從政府公共服務(wù)的角度研究電子政務(wù))?；谝陨侠碚?，青島市政府在推行的網(wǎng)絡(luò)辦公系時，其網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公軟件能夠做到有聲有色，體現(xiàn)了服務(wù)型政府的應(yīng)有作為。

    總之，我們只有站在辦公自動化理論的高度，物化科學的管理思想，從整體上設(shè)計和把握辦公自動化的框架體系，才能推出真正適應(yīng)實際工作需要的OA系統(tǒng)，才能在管理思想的一脈相承中，延續(xù)OA生命力。