巧用OA“文秘”機制 掌控公文流轉(zhuǎn)節(jié)奏

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    公文自古以來定義甚多。取其共識，公文是各級各類國家機構(gòu)、社會團體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書。無論是國家行政機關(guān)、黨政機關(guān)，還是一般性質(zhì)企業(yè)，公文的分類都是細化而多雜的，而且往往一份公文須經(jīng)多層部門蓋章方能生效，如此看來單憑人工進行公文的撰寫、傳送、處理無疑將產(chǎn)生巨大的工作量，時間成本、人工成本、物質(zhì)成本都是不可估量的。

    如果現(xiàn)在有這么一款OA辦公系統(tǒng)，配備公文管理模塊，充當(dāng)盡職盡責(zé)的全能“文秘”，能夠?qū)崿F(xiàn)企事業(yè)單位公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復(fù)、查辦、歸檔，使得公文在特定群體間定向傳輸、全方位整合，讓用戶從繁雜的公文中解放出來，輕輕松松掌控公文流轉(zhuǎn)節(jié)奏，大大提高組織運行效率及公務(wù)處理質(zhì)量，是否解決了長期困擾組織和企業(yè)的公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等多種老大難問題呢？

    顯然，面向黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的公文管理成為高端OA的關(guān)鍵應(yīng)用，如何利用OA公文管理，幫助企事業(yè)單位構(gòu)建更為規(guī)范、高效的處理公文成為各大OA廠商競相追逐的目標。作為國營企業(yè)和政府機關(guān)，擁有完美的公文管理功能成為甄選OA辦公系統(tǒng)的主要依據(jù)。接下來我們以定位高端，“中國高端協(xié)同辦公系統(tǒng)第一品牌”泛普軟件來介紹下OA公文管理解決方案。

1、規(guī)范高效  契合用戶公文管理習(xí)慣

    我們了解到，通過泛普OA公文管理，能夠輕松實現(xiàn)收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能包括我的收文、發(fā)文擬稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設(shè)置、簽收公文、收文查閱、收文設(shè)置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種應(yīng)用。

    可靈活設(shè)定公文流程，自動進行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索，其應(yīng)用架構(gòu)圖如下：

    泛普OA公文管理解決方案，采用在線office編輯正文，完全適應(yīng)客戶操作習(xí)慣。OA系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定好各種公文的規(guī)范格式模板，用戶只需完成最后工序，選擇需要的公文類型，在劃定好的模塊中填空即可，省略行政行為中不必要的繁雜工序，讓在字體、行距、標點、字號、邊距間疲于奔波的行政人員得以解脫。除此之外，考慮到落地用戶價值，系統(tǒng)公文中涉及的公文要素完全支持自定義，包括發(fā)文稿紙、紅頭模板、文號、流程、機關(guān)待字、主題詞等。

    泛普OA收文流程支持完全自定義，擁有收文特定權(quán)限。同時系統(tǒng)支持收發(fā)文的互相轉(zhuǎn)換，收文過程可以轉(zhuǎn)發(fā)文，發(fā)文可以轉(zhuǎn)收文，極大程度方便用戶，并可以跟蹤發(fā)文轉(zhuǎn)收文后的辦理進展等。此外，系統(tǒng)在收發(fā)文的辦理過程中提供了短信、即時通訊等多種手段提醒下一辦理人，并可以通過短信方式提醒所有收文用戶并能夠跟蹤用戶的收文情況。

電子簽章:數(shù)字證書管理，實現(xiàn)公文簽發(fā)，批辦等流程辦理，安全唯一

    眾所周知，為了組織嚴密性，每個企業(yè)或組織的公章都有專人把持，不會輕易移交。如此以來便衍生出許多企業(yè)或多或少碰到過的窘境：一旦這個人因公出差等原因不在崗位，所有涉及到蓋章的事務(wù)便都被擱置下來，嚴重妨礙到日常辦公。而通過OA公文管理的電子簽章功能，領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地登陸企業(yè)OA系統(tǒng)便能實現(xiàn)公文的審查與簽發(fā)，從而保證了公文簽發(fā)的唯一性與異地辦公的高效性。

2、高端OA技術(shù) 公文流轉(zhuǎn)靈活處理

    作為專注高端OA市場的泛普軟件，在OA技術(shù)上亦實現(xiàn)了重大突破，率先研發(fā)采用純B/S圖形化流程編輯器。在OA公文管理上完全可以調(diào)用工作流引擎，通過純B/S方式的WEB圖形化流程編輯器工具，拖拖拽拽，所見即所得的畫出流程圖, 實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)的自定義。遇到組織結(jié)構(gòu)、工作內(nèi)容的調(diào)整，用戶自己動手即可獨立實現(xiàn)公文流程節(jié)點走向和權(quán)限控制的優(yōu)化。

痕跡保留：正文內(nèi)容修改實現(xiàn)痕跡保留。

    公文審批過程中需要各級領(lǐng)導(dǎo)進行審核、修訂，泛普OA公文管理可以實現(xiàn)全程的痕跡保真，提供全面的鍵盤批注和手寫批注的痕跡保留，在進行修改文字時的全痕跡保留，包括鍵盤修改和手寫修改的痕跡保留。處理過的流程節(jié)點會以不同的顏色標識、以流程日志的方式顯示每個節(jié)點接收和處理的時間。

    除此之外，泛普OA公文管理提供歸檔接口，支持與文檔管理系統(tǒng)進行對接和直接歸檔，實現(xiàn)公文歸入檔案系統(tǒng)。對于組織來講，老舊檔案是它可視化的歷史，是供新人查閱、學(xué)習(xí)與借鑒的經(jīng)驗化身，即使蒙塵染埃，依然是獨一無二的財富。泛普OA系統(tǒng)實現(xiàn)老舊檔案數(shù)字化、歷史信息電子化，有效避免文件丟失與遺漏。

    公文管理即是對公文的創(chuàng)制、處置和管理，在公文從形成、運轉(zhuǎn)、辦理、傳遞、存貯到轉(zhuǎn)換為檔案或銷毀的一個完整周期中，以特定的方法和原則對公文進行創(chuàng)制加工、保管料理，使其完善并獲得功效的行為或過程。泛普OA公文管理由始而終地將這一流程電子化、信息化，環(huán)環(huán)相扣，有效協(xié)助組織進行統(tǒng)一、便捷、高效、嚴謹?shù)墓墓芾砘顒印?/p>