論OA辦公系統(tǒng)在集團(tuán)企業(yè)規(guī)范化辦公中的重要作用

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前言：

    隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化在人們?nèi)粘９ぷ髦械膽?yīng)用也越來(lái)越廣，而OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為目前技術(shù)成熟、普及率高、成本低廉的信息平臺(tái)，可以通過(guò)技術(shù)手段有效提高企業(yè)的效率、降低成本、加快企業(yè)發(fā)展，另外企業(yè)員工在內(nèi)部網(wǎng)上學(xué)習(xí)到管理規(guī)范；通過(guò)知識(shí)管理中的檔案管理、信息發(fā)布、公文管理等相關(guān)知識(shí)逐步建立健全一個(gè)具有資源豐富、內(nèi)容分類、相互協(xié)作互通的知識(shí)庫(kù)，同時(shí)基于工作流的概念，使企業(yè)各部門方便快捷的共享信息，高效的協(xié)同工作，通過(guò)工程流程解決辦事程序繁瑣、效率低下的管理瓶頸改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式。實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，從而提高產(chǎn)品質(zhì)量，提升企業(yè)形象，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

一、辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)介

    1.辦公自動(dòng)化（即Office Automation）簡(jiǎn)稱OA，是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)和日常的事務(wù)聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實(shí)現(xiàn)方便的共享以提高辦公效率。隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，凡是有工作辦公的地方就會(huì)有網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的運(yùn)用，許多企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上根據(jù)自己的需求和自身具備的設(shè)備設(shè)施，建立了自己的OA系統(tǒng)，推出了一些網(wǎng)上業(yè)務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化不僅可以增強(qiáng)信息管理的規(guī)范化，而且可以提高辦公效率，降低企業(yè)信息共享的運(yùn)行成本。

    2.辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)

    辦公自動(dòng)化通過(guò)對(duì)信息資源、網(wǎng)絡(luò)資源的充分利用，一方面使政府、企業(yè)或部隊(duì)的辦公資源及時(shí)方便地向其目的地傳送，另一方面使資源共享、資源檢索以及企業(yè)內(nèi)部各單位之間的業(yè)務(wù)交流更加地方便。從而來(lái)提高企業(yè)的工作效率、管理水平以及工作質(zhì)量。

    （1）信息傳遞及時(shí)快速。在企業(yè)內(nèi)部，可通過(guò)建立相應(yīng)的合適的內(nèi)部郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的工作人員能及時(shí)快速地傳遞信息。

    （2）文件傳閱高效。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以依據(jù)其設(shè)置的工作流程，快速方便地閱辦辦公文件，使各部門或員工之間快速有效地對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整。

    （3）檔案管理的電子化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化，可依據(jù)檔案的屬性的不同，對(duì)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)、管理等工作。

    （4）信息資源、設(shè)備資源的共享。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部員工可通過(guò)上傳文檔、下載文檔等方式方便地實(shí)現(xiàn)各部門、各員工之間的信息共享。同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有網(wǎng)絡(luò)特性，可將打印機(jī)、掃描機(jī)之類的設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備資源的共享，節(jié)省設(shè)備成本。

二、辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中應(yīng)用的重要作用

    21世紀(jì)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)，對(duì)于報(bào)刊傳媒業(yè)來(lái)說(shuō)，如何在信息革命給企業(yè)帶來(lái)的全球范圍激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，迅速把握和充分利用信息是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。報(bào)刊傳媒企業(yè)能否利用先進(jìn)技術(shù)和手段來(lái)獲取信息，識(shí)別和抓住機(jī)會(huì)是企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中是否取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中的應(yīng)用，能幫助企業(yè)充分利用信息，為企業(yè)謀求最大經(jīng)濟(jì)效益?，F(xiàn)階段很多企業(yè)雖然通過(guò)計(jì)算機(jī)建立起企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但仍然有相當(dāng)多的企業(yè)僅僅是用來(lái)打字，而未充分發(fā)揮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的作用。因而，處于信息化的大背景下，在企業(yè)管理體系中開(kāi)發(fā)和應(yīng)用基于IT技術(shù)，操作簡(jiǎn)易的，符合企業(yè)日常辦公習(xí)慣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)有著非常重要的意義。

    1.降低上下級(jí)之間的溝通障礙，使一線員工和老總之間可以互相直接溝通。

    現(xiàn)在大多數(shù)中小房地產(chǎn)企業(yè)使用的組織結(jié)構(gòu)仍然是部門職能制和工程項(xiàng)目制的混合結(jié)構(gòu)。這種組織結(jié)構(gòu)的缺點(diǎn)是要求嚴(yán)格執(zhí)行剛性管理的規(guī)定，造成員工與上司、員工與員工之間的溝通存在等級(jí)障礙，員工的信息、意見(jiàn)和建議只能逐級(jí)匯報(bào)，不能越級(jí)；同時(shí)，由于各部門缺乏交流甚至為了各自小利益而相互掣肘，部門員工只對(duì)自己工作負(fù)責(zé)，不考慮整個(gè)流程的效率和公司大局，雖然個(gè)人業(yè)績(jī)好像很突出，卻使得公司或項(xiàng)目整體工作效率低下，影響其他部門或員工的工作熱情。而OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)，就可以解決這一問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)層可以通過(guò)日常日志、內(nèi)部論壇以及各種信息匯總，及時(shí)發(fā)現(xiàn)員工的心理和工作動(dòng)態(tài)，有針對(duì)性地進(jìn)行關(guān)心釋疑溝通，使員工時(shí)刻感覺(jué)到公司的關(guān)注的陽(yáng)光，忠誠(chéng)度和歸屬感將大大提升。

    2.通過(guò)OA平臺(tái)，可以規(guī)范企業(yè)管理，提高工作效率。

    應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)可以使企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、工作流程進(jìn)一步規(guī)范化，增加管理透明度，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理，提高管理效率。在平臺(tái)內(nèi)部，通過(guò)公開(kāi)的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，使各部門對(duì)自己的職責(zé)、權(quán)限有明確界定，也使得每個(gè)工作人員對(duì)自己的職權(quán)范圍有了更清晰的認(rèn)識(shí)。通過(guò)智能化的流程，使得各工作環(huán)節(jié)銜接緊密，上一步審批意見(jiàn)完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見(jiàn)保存完整，提高工作效率。

    3.應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)可以使信息共享。

    中小型企業(yè)在發(fā)展壯大過(guò)程中，人員的流動(dòng)進(jìn)出都是不可避免的。通過(guò)建立內(nèi)部的信息平臺(tái)，各個(gè)項(xiàng)目部的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)、合作廠家等，可以即時(shí)總結(jié)共享。各項(xiàng)目部通過(guò)OA平臺(tái)共享的信息，迅速做出適合自己項(xiàng)目部的經(jīng)營(yíng)調(diào)整，準(zhǔn)確及時(shí)地把握市場(chǎng)信息，避免相同問(wèn)題的發(fā)生，也有利于降低項(xiàng)目部采購(gòu)成本，提高管理效率。

    4.應(yīng)用OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的開(kāi)放式遠(yuǎn)程辦公。

    現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)通信系統(tǒng)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)合成一個(gè)完整的OA 系統(tǒng)，它可以使辦公信息和業(yè)務(wù)流程省去許多不必要的環(huán)節(jié)，這樣高效的應(yīng)用不僅有利于企業(yè)自身范圍內(nèi)的信息資源共享，還更方便快捷的與外界溝通和傳達(dá)信息。由于現(xiàn)在越來(lái)越多的企業(yè)都在調(diào)整布局結(jié)構(gòu)，其規(guī)模日益擴(kuò)大，辦公自動(dòng)化就可以不受地理空間的影響，實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)辦公管理，能全面支持企業(yè)不同部門的協(xié)同工作。這種完善的OA系統(tǒng)會(huì)使越來(lái)越多的虛擬的辦公室、移動(dòng)的辦公室出現(xiàn)，這種走出去的辦公室應(yīng)用的范圍區(qū)域也會(huì)越來(lái)越廣。

    5.OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)有助于高層領(lǐng)導(dǎo)正確決策

    OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)可以方便企業(yè)的高層及員工無(wú)論身在何處都能夠登錄系統(tǒng)，獲取信息，完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更能提示信息的價(jià)值和意義，高層領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)儲(chǔ)存或者傳送的有用信息進(jìn)行分析，這樣智能化的活動(dòng)能有助于高層領(lǐng)導(dǎo)做出前瞻性的科學(xué)決策。

三、結(jié)語(yǔ)

    總之，信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中必不可少的輔助手段，而隨著科技經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、數(shù)字信息化的通訊技術(shù)進(jìn)步、使用人員知識(shí)技能的提高，其中的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)又是最適合中小型企業(yè)優(yōu)先選用的辦公平臺(tái)。辦公自動(dòng)化正逐步向以強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理為核心的方向發(fā)展。因此，各企業(yè)都應(yīng)加快辦公自動(dòng)化在企業(yè)管理中應(yīng)用的步伐，結(jié)合迅速發(fā)展的IT 技術(shù)通過(guò)辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)，以為企業(yè)和社會(huì)各界提供更加先進(jìn)的信息收集、查詢等服務(wù)。