淺談協(xié)同OA辦公系統(tǒng)中的資金審批管理應(yīng)用

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    辦公自動化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))主要用于公文處理、解決辦公自動化問題。筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，企業(yè)可以利用OA系統(tǒng)中公文處理的原理處理企業(yè)資金審批，這樣既能滿足財務(wù)精細(xì)化管理的需要，也解決了資金審批不及時等問題。

一、資金審批前的準(zhǔn)備工作

    一是制訂資金審批管理辦法。資金審批是企業(yè)管理活動中的重要內(nèi)容之一，它關(guān)系到企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，企業(yè)必須要根據(jù)財務(wù)管理規(guī)定制訂《使用OA系統(tǒng)進行財務(wù)資金審批管理辦法》，主要包括資金審批權(quán)限規(guī)定、資金審批流程和資金審批責(zé)任追究等，作為業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、財務(wù)管理人員和資金審批審核人共同遵守的企業(yè)法則。

    二是發(fā)布每日資金情況。企業(yè)可利用現(xiàn)有OA系統(tǒng)的“信息發(fā)布”一“公告管理”外掛EXCEL表格，實現(xiàn)各公司逐筆審批過程的累計和列示明細(xì)功能，該表由指定人員定期填寫、上傳，并通過OA系統(tǒng)后臺權(quán)限設(shè)置，開放給相關(guān)人員查閱，為資金審批提供相應(yīng)的參照和依據(jù)。

    三是設(shè)置資金審批表格和審批流程。企業(yè)要在OA系統(tǒng)的“公文管理”模塊中設(shè)置《單位借(付)款審批表》、《部門借(付)款審批表》、《大額借(付)款審批表》、《預(yù)算外資金借(付)款審批表》等表格，并按財務(wù)規(guī)定設(shè)定審批流程，從而在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)資金審批的功能并快速安全地實現(xiàn)資金的審批。

二、資金審批管理

    (一)資金審批權(quán)限規(guī)定

    一是內(nèi)部借款審批。因采購、出差、業(yè)務(wù)接待、業(yè)務(wù)費用及其他因公事項的需要，以現(xiàn)金形式申請支付的行為視為借款發(fā)生。單次事項金額在3萬元(含3萬元)以上的，必須通過OA審批程序報所屬部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。3萬元以下的，按一般財務(wù)規(guī)定辦理。

    二是預(yù)算內(nèi)支出審批。子公司或分公司同一事項累計金額超過10萬元(含10萬元)的各項支出付款，應(yīng)按OA審批程序由所屬分、子公司逐級報公司預(yù)算財務(wù)部、監(jiān)察審計部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批。

    三是公司本部支出審批。公司本部3萬元(含3萬元)以上支出必須通過OA審批程序逐級報公司總經(jīng)理審批，但借款時己通過OA審批程序的，在批準(zhǔn)的開支額度和范圍內(nèi)可不再重復(fù)審批。各項支出付(借)款應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后方可列賬支付。業(yè)務(wù)接待費支出按公司業(yè)務(wù)接待費管理辦法規(guī)定辦理，員工薪酬支出按公司薪酬相關(guān)規(guī)定辦理。

    四是預(yù)算外支出及付款。按照“嚴(yán)控開支、先批后用”的原則，所有的開支均應(yīng)嚴(yán)格控制在董事會批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)執(zhí)行。超出預(yù)算的開支，無論金額大小，均須通過OA審批程序報所屬部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，經(jīng)公司總經(jīng)理同意后報董事長審批。

    (二)資金審批流程

    1．填制《資金審批表》。各子公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理付款申請時，應(yīng)根據(jù)進貨驗收單和合同付款條款的約定，進入OA系統(tǒng)的“資金審批表”欄，按照審批表的格式填好《資金審批表》并提出申請，付款依據(jù)(如合同、進貨驗收單等)應(yīng)通過掃描件同時放人OA系統(tǒng)中的“工作附件”，以便后續(xù)審批人審閱時作為參考依據(jù)。

    2．完成各層級審批或?qū)徍?，從始至終分別經(jīng)過分公司或子公司業(yè)務(wù)部門審批、子公司財務(wù)室負(fù)責(zé)人審核、子公司負(fù)責(zé)人審批、公司預(yù)算財務(wù)部部長和監(jiān)察審計部部長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批。其中，各相關(guān)負(fù)責(zé)人員應(yīng)根據(jù)合同的條款和進貨驗收單據(jù)顯示的內(nèi)容，對各分、子公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在《資金審批表》中提出的付款事項進行審核，根據(jù)職責(zé)權(quán)限簽署具體審核、審批意見。子公司財務(wù)室負(fù)責(zé)人應(yīng)把與該付款事項相關(guān)的賬務(wù)情況和未達(dá)賬項的經(jīng)濟業(yè)務(wù)情況說明清楚后才簽署本部門的審核意見。公司預(yù)算財務(wù)部部長和監(jiān)察審計部部長負(fù)責(zé)對《資金審批表》的相關(guān)審批流程是否完善、付款理由是否充分、公司資金狀況是否允許等情況進行復(fù)核，對不符合付款條件的應(yīng)注明原因后予以退回。“審批”操作在OA系統(tǒng)中，都是以“待辦事項”形式掛在“待辦事項”模塊中的，所有審批操作都與OA系統(tǒng)中公文處理流程的審批操作相同。

    3．統(tǒng)計并制作表格。對下次還需審批的未完事項，在領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)付款后，資金付款申請主辦人員根據(jù)《資金審批表》進行統(tǒng)計并制作EXCEL表格，掛在“電子公告”上，為下一次的審批流程做審批基礎(chǔ)，供有權(quán)限的審核人、審批人實時查閱歷史審批記錄。

    4．短信通知。在OA系統(tǒng)一般操作功能的基礎(chǔ)上加入的短信通知功能，鏈接了專業(yè)信息技術(shù)公司的SP信息端口，實現(xiàn)了實時手機短信息通知并提醒當(dāng)事人資金審批流程功能。具體表現(xiàn)為：當(dāng)有審批任務(wù)時，OA系統(tǒng)會發(fā)送短信至審批人，提醒該審批人當(dāng)前有待審批任務(wù)，并可多次提醒催促審批人有待辦任務(wù)。

    5．資金審批憑據(jù)保存。審批流程完成后，最后審批人將資金審批單提交發(fā)起人，發(fā)起人保存后，在OA系統(tǒng)中將資金審批單打印并交財務(wù)部門作為付款審批憑證附件，隨記賬憑證保存。

    6．資金審批責(zé)任追究。為保證財務(wù)收支審批制度的嚴(yán)肅性，所有財務(wù)收支應(yīng)嚴(yán)格按照流程辦理審批手續(xù)，若未按照規(guī)定履行審批手續(xù)的，經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)追究財務(wù)人員和其他相關(guān)責(zé)任人責(zé)任，造成經(jīng)濟損失的，追究其經(jīng)濟責(zé)任甚至法律責(zé)任。

    (三)資金審批人外出時的審批方式

    一種是審批人可在出差前，做好“授權(quán)”設(shè)置。審批人可進入“個人辦公”—“個人設(shè)置”—“外出授權(quán)”，新建一個“代理人”，將審批權(quán)限授權(quán)給該代理人。另一種是填表人可經(jīng)過電話請示審批人，審批人口頭同意后，通過手機短信息發(fā)送授權(quán)信息至填表人、OA系統(tǒng)管理員、下一審批人手機進行三方確認(rèn)，信息保留期到審批人補簽為止。OA系統(tǒng)管理員根據(jù)審批人確認(rèn)信息在OA系統(tǒng)中做適當(dāng)?shù)墓ぷ髡{(diào)度。在審批完成后，填表人再將信息返至審批人進行確認(rèn)。審批人還可隨身攜帶筆記本電腦出差，并配備CDMA無線上網(wǎng)設(shè)備，便于隨時隨地進入OA系統(tǒng)進行資金審批工作。