廣日電氣構(gòu)建高效協(xié)同OA平臺

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一、企業(yè)簡介

    廣州廣日電氣設備有限公司（以下簡稱“廣日電氣”）成立于1998年10月，是廣州廣日股份旗下一家臺港澳與境內(nèi)合資的國有控股企業(yè)。廣日電氣作為廣東省高新技術(shù)企業(yè)，擁有總面積約6萬平方米的現(xiàn)代化廠房和花園式的工業(yè)園區(qū)，并在上海青浦、天津北辰、廣州大石、廣州東圃、成都郫縣、廣州從化設立了分公司和生產(chǎn)基地。

    廣日電氣擁有七大系列產(chǎn)品，包括LED照明及驅(qū)動系列，電源組件系列，電子電氣系列，控制柜系列，操縱類系列，電梯轎廂裝飾系列，以及電梯專用電線電纜系列。主要產(chǎn)品有：變壓器（中國變壓器主要生產(chǎn)基地之一）、電抗器、控制柜、操縱箱、召喚箱、電梯專用隨行電纜、視頻扁纜、分歧電纜、控制電線、LED汽車燈、LED工程照明及室內(nèi)照明系列、礦山類電氣設備等。廣日電氣建有先進的自動化生產(chǎn)線、SMT防塵防靜電生產(chǎn)車間、國內(nèi)一流的大型配光實驗室、完善的產(chǎn)品質(zhì)量檢測體系和一系列先進的試驗設備。

    近年來，廣日電氣業(yè)務快速發(fā)展，2012年的銷售額達到15億元。

圖1 廣日電氣廠區(qū)

二、企業(yè)信息化應用總體現(xiàn)狀

    作為不斷發(fā)展的合資企業(yè)，廣日電氣一向重視信息化建設，經(jīng)過多年的不懈努力，目前已建立天劍OA、PLM、ERP、HR等信息化系統(tǒng)。

    目前OA、PLM、erp系統(tǒng)均采用集中式部署，服務器設置在廣州總部，在廣州總部進行集中管理和維護，通過專線將系統(tǒng)的應用延伸到各分公司。

    在OA系統(tǒng)的應用中，短信中心、文件共享、論壇和通知公告模塊大大縮短總公司與分公司、領導與員工以及員工之間的溝通距離，提高了溝通效率和工作效率；靈活自定義的業(yè)務流程，極大地滿足公司組織架構(gòu)、組織管理對業(yè)務流程的多樣化和個性化的需求，有效支持日常業(yè)務辦公系統(tǒng)化，推行辦公自動化的應用水平。體系管理模塊整合了公司各類的體系文檔、作業(yè)文檔和資料，有效提高公司的知識積累。

    在PLM系統(tǒng)的應用中， 采用電子審批流程，取代了紙質(zhì)審批方式，提高了工作效率；采用電子方式存檔、發(fā)放，節(jié)約紙質(zhì)，降低設計成本和管理成本；與CAD、Office集成，文檔、圖紙成套管理，方便查找和管理；通過產(chǎn)品和項目兩條主線對各類文檔進行關(guān)聯(lián)，可以方便的查找到產(chǎn)品或項目的整套文檔。

    通過ERP系統(tǒng)，建立了一個適合公司在財務、銷售、生產(chǎn)、采購、計劃、庫存、質(zhì)量和供應商平臺等方面的有效執(zhí)行和信息共享的統(tǒng)一的信息管理平臺，實現(xiàn)物流、資金流、信息流與業(yè)務過程的高度集成；通過信息化系統(tǒng)的實施，實現(xiàn)規(guī)范化、科學化管理，優(yōu)化、整合公司資源，降低公司整體的運作成本，提高生產(chǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，全面提高公司核心競爭力。

    這些系統(tǒng)的成功上線，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎。

三、參評信息化項目詳細情況介紹

    1.項目背景介紹

    在2009年之前，廣日電氣原有一套OA系統(tǒng)在應用，但隨著企業(yè)業(yè)務不斷發(fā)展，面對一個已成長為由多個分廠、子公司組成的大型集團、亟須加強溝通，構(gòu)建企業(yè)文化與知識管理平臺，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)量信息的無障礙下達與反饋，這套OA系統(tǒng)從技術(shù)、功能、性能等各方面已滿足不了企業(yè)發(fā)展的需要。

    經(jīng)過詳細的分析論證，廣日電氣確定了新OA系統(tǒng)的目標：以先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù)為依托，以業(yè)務流轉(zhuǎn)為核心，以綜合信息服務為基礎，以電子郵件、信息查詢服務及日常事務管理等為內(nèi)容構(gòu)建辦公自動化系統(tǒng)，提高企業(yè)內(nèi)部的辦公效率、決策能力和應急指揮能力，實現(xiàn)集團資料共享，并與其他管理應用系統(tǒng)高度集成。具體需求是：

    1）方便靈活的自定義工作流程、公文格式及內(nèi)容，針對崗位職責，分配不同的權(quán)限，保證信息流的方向性、及時性、安全性、保密性，保障領導層可隨時了解各項工作進展情況，有效實現(xiàn)內(nèi)部實時管理和監(jiān)控。

    2）建立文檔管理制度，根據(jù)各種文件的性質(zhì)、用途等標準對其進行分類管理。流通后的公文可歸檔，其它各類文件可隨時錄入到系統(tǒng)中，形成企業(yè)知識管理檔案庫。

    3）與已有的信息化系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息的一次錄入，多個系統(tǒng)共享。

    經(jīng)過反復比較，廣日電氣于2009年初選擇了廣州天劍公司，以天劍自主研發(fā)，并取得自主知識產(chǎn)權(quán)的協(xié)同辦公軟件，共同搭建廣日電氣協(xié)同辦公平臺。

    在雙方的共同努力下，廣日電氣OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目經(jīng)過努力兩個月的實施，順利驗收。隨著OA協(xié)同辦公平臺在廣日電氣的廣泛應用，OA平臺已與HR系統(tǒng)集成，共享組織架構(gòu)和員工信息；與考勤系統(tǒng)集成，共享考勤打卡信息；與PLM系統(tǒng)集成，發(fā)布PLM審批提醒信息。

    2.項目目標與實施原則

    廣日電氣OA協(xié)同辦公平臺堅持實用、可靠、先進、經(jīng)濟、開放的原則，建立以協(xié)同管理為核心，有效實現(xiàn)規(guī)范協(xié)作、流程控制、信息共享、知識累積、異地辦公，最終目標是建立集信息流、審批流和工作流于一體，并與其他應用系統(tǒng)高度集成的可擴展的協(xié)同辦公系統(tǒng)。

• 覆蓋公司內(nèi)部各部門、廠、公司等管理，為企業(yè)管理和業(yè)務人員及時、準確、全面地提供信息服務。
• 通過應用現(xiàn)代化的管理思想，使集團的企業(yè)管理逐步向ISO-9000系列標準靠攏，使內(nèi)部管理流程標準化、規(guī)范化、程序制度化。
• 提高內(nèi)部辦公管理、業(yè)務管理、報告審批、文件批發(fā)等工作的保密性和及時性，加大工作透明度，提高工作效率。

    在規(guī)劃和實施過程中我們具體遵循以下原則：

    1）實用性原則

    一個實用的管理信息系統(tǒng)必須從數(shù)量上和質(zhì)量上提供企業(yè)管理所需要的信息；必須從功能、數(shù)據(jù)、性能、接口、編碼等設計上采取一系列措施，保證建成的系統(tǒng)可用、好用、易用，管理人員、業(yè)務人員都喜歡用。只有用起來才能真正成為企業(yè)管理中不可缺少的組成部分，才能產(chǎn)生效益。

    2）可靠性原則

    系統(tǒng)一旦運行起來，就成為企業(yè)的數(shù)據(jù)處理中心。因此必須具備很好的可靠性與容錯能力。只有長期穩(wěn)定運行，才能增強使用者的信心。

    3）先進性原則

    進入互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)（包含計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、多媒體技術(shù)等）的發(fā)展日新月異。要盡量吸收先進技術(shù)為企業(yè)服務，同時也要用審慎的眼光分清成熟技術(shù)與非成熟技術(shù)，主流技術(shù)與非主流技術(shù)。

    4）經(jīng)濟性原則

    廣日電氣協(xié)同OA平臺是一個工程項目，必須按工期進行實施，盡快投入使用。在較短的時間內(nèi)收回投資，從而體現(xiàn)系統(tǒng)的經(jīng)濟性。

    5）開放性原則

    開放是整個國際社會的潮流，也是計算機世界的潮流。所謂開放，就是在支撐系統(tǒng)選擇、應用軟件開發(fā)過程中必須遵循標準化、規(guī)范化的原則，以便于系統(tǒng)升級、擴充，以至移植。

    3.項目實施與應用情況詳細介紹

    廣日電氣協(xié)同OA平臺的實施分為六個階段：實施準備、產(chǎn)品試用、客戶化、系統(tǒng)再培訓、切換運行與測試驗收，六個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，每一個環(huán)節(jié)均有相關(guān)的控制措施，并設置里程碑式標志，層層推進。成功上線，效果明顯。廣日協(xié)同辦公平臺主界面如圖2。
 

圖2 廣日協(xié)同辦公平臺主界面

    廣日電氣協(xié)同OA平臺的功能模塊包括：個人事務、日常辦公、行政管理、公共信息、企業(yè)文化、知識管理、業(yè)務報表查詢、供應鏈管理、系統(tǒng)管理。

    廣日電氣協(xié)同OA項目的成功實施，主要把握了以下幾個要點：

    1）組織落實

    成立項目實施小組負責項目實施工作，項目實施組由雙方人員組成，在公司領導的統(tǒng)一指揮下，以100%的精力投入項目的實施工作，保證項目按時完成。

    2）實施規(guī)范

    按照天劍公司多年經(jīng)驗積累的有關(guān)產(chǎn)品實施的規(guī)范、標準和方法，結(jié)合本項目的實際情況來制定項目實施計劃，嚴格按照實施計劃和規(guī)范進行項目的實施與管理。

    3）培訓計劃

    制定詳細的培訓計劃，實施過程，也是人們思想觀念變革的過程。為了保證系統(tǒng)順利實施，必須在整個實施的全過程中，貫徹“培訓、培訓、再培訓！”的原則。

    廣日電氣協(xié)同OA平臺的技術(shù)特點：

    1）與供應商協(xié)同

    結(jié)合內(nèi)部辦公自動化平臺系統(tǒng)的模塊功能，經(jīng)過詳細調(diào)研和分析，拓展與供應商協(xié)同辦公的功能，為供應商開設帳戶，控制權(quán)限（僅與對口部門聯(lián)系）讓企業(yè)可以通過OA平臺直接給供應商下訂單，供應商通過OA平臺進行回復、確認。雙方的其他相關(guān)事務、信息的溝通都可以通過OA平臺完成。

    2）持續(xù)的性能優(yōu)化

    隨著系統(tǒng)用戶數(shù)不斷增多（總用戶數(shù)已達1000左右），系統(tǒng)數(shù)據(jù)量不斷增大，為了適應系統(tǒng)的性能需求，新的OA系統(tǒng)在性能上就必須要進行優(yōu)化。天劍公司的技術(shù)人員通過各方面的優(yōu)化，確保OA系統(tǒng)保持良好的性能。

    3）系統(tǒng)支持更多的瀏覽器

    OA系統(tǒng)支持在IE、傲游、360、搜狗、世界之窗等常用的瀏覽器，用戶可以根據(jù)個人的喜好選擇適合自己的瀏覽，不必再受原來只能在IE上使用的限制。同時在IE的各個版本上兼容性更好，支持IE6以上的各個常用的IE版本。

    4）郵件系統(tǒng)使用linux操作系統(tǒng)

    郵件系統(tǒng)使用linux操作系統(tǒng)，使郵件服務器系統(tǒng)應用更流暢，免遭在windows操作平臺上運行時遇到的部分郵件被攔截及系統(tǒng)不穩(wěn)定，不兼容等問題。

    4.效益分析

    目前廣日電氣協(xié)同辦公自動化平臺的用戶數(shù)將近1000人，同時在線用戶數(shù)也達400人。通過實施協(xié)同OA平臺，廣州廣日電氣設備有限公司已基本實現(xiàn)了無紙化。在業(yè)務上，使用OA上的郵件系統(tǒng)與客戶、供應商進行交流；在行政上，與考勤系統(tǒng)、HR系統(tǒng)集成，方便地實現(xiàn)考勤管理和職員管理。隨著廣州廣日電氣協(xié)同辦公自動化平臺不斷深化應用，有效地提高了企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，其重要性也日益明顯。

    通過協(xié)同辦公自動化平臺的實施，廣日電氣企業(yè)內(nèi)部逐步改變了紙張作業(yè)的方式，各部門之間的溝通順暢了，部門之間的信息、資源得到有效的利用和共享，消除了企業(yè)的信息孤島。特別是工作流程方面，由于有了系統(tǒng)的輔助，讓日常辦公的各項工作能按照企業(yè)規(guī)定的工作流程一步一步的開展，信息與待辦事務及時地送到個人的辦公桌面。不但提高了員工的工作效率，而且各部門、同事之間的責任與義務清晰分明，以前很多扯皮、互相推卸責任的現(xiàn)象減少了，部門之間相處得更為融洽了。作為企業(yè)的領導者，通過系統(tǒng)可以更好地了解與監(jiān)督員工的日常工作，對于員工的工作任務安排能做到及時地跟蹤與指導，各項工作的進展和落實情況都能及時的反映出來，這為企業(yè)領導決策提供了很好的幫助。