應(yīng)用OA平臺(tái)提升企業(yè)管理能力

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    為不斷提升企業(yè)的管理水平，西安西電高壓電瓷有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)西瓷公司)2005年采用泛普泛普協(xié)同管理敦件，應(yīng)用先進(jìn)的管理模式和工作方式，建立了企業(yè)辦公自動(dòng)化OA(Office Automation)系統(tǒng)。近年來(lái)，西瓷公司以辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)為平臺(tái)，結(jié)合企業(yè)管理工作的需要和管理業(yè)務(wù)特點(diǎn)，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)表單、模板、流程配置等方面的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行了更為廣泛、深入的應(yīng)用，提高了企業(yè)辦公效率，減輕了工作負(fù)擔(dān)。節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，在實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、辦公無(wú)紙化、資源信息化等方面發(fā)揮了非常重要的作用，收到了良好的應(yīng)用效果。

1 OA系統(tǒng)平臺(tái)在管理中的深入應(yīng)用

    OA系統(tǒng)的建立，為西瓷公司提供了一個(gè)良好的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，但如何利用好這個(gè)平臺(tái)，不斷提升企業(yè)的管理水平，這才是企業(yè)信息化工作的重點(diǎn)。西瓷公司結(jié)合已經(jīng)在企業(yè)成功應(yīng)用的erp系統(tǒng)，充分利用OA系統(tǒng)在協(xié)同辦公、工作流程配置、表單模板等方面的特點(diǎn)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)．在重要業(yè)務(wù)報(bào)表傳遞、多部門(mén)業(yè)務(wù)審批、工作業(yè)務(wù)流程設(shè)置、重要管理環(huán)節(jié)控制等方面．以O(shè)A系統(tǒng)為平臺(tái)，自主設(shè)計(jì)制作了大量表單、模板，使OA系統(tǒng)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，同時(shí)也進(jìn)一步提升了企業(yè)的管理能力。

    1.1 質(zhì)量、生產(chǎn)等報(bào)表的傳遞

    在企業(yè)的管理工作中，各類(lèi)報(bào)表的傳遞是一件工作量很大的事情，手工方式下費(fèi)工費(fèi)時(shí)。在OA項(xiàng)目實(shí)施中，西瓷公司以解決質(zhì)量報(bào)表、生產(chǎn)報(bào)表的傳遞為重點(diǎn)，設(shè)計(jì)了多種質(zhì)量報(bào)表模板、生產(chǎn)報(bào)表模板。報(bào)表模板的設(shè)計(jì)，首先按照現(xiàn)有報(bào)表格式，應(yīng)用OA系統(tǒng)文本編輯器編輯成相應(yīng)的Word或Excel報(bào)表模板文檔，然后按報(bào)表的審批和分發(fā)程序配置模板的工作流程(如圖1所示)。

圖1 質(zhì)量報(bào)表

    在工作流程的配置時(shí)，最初是直接與業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)，遇到機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員發(fā)生變動(dòng)，相關(guān)報(bào)表就需要馬上調(diào)整，由于報(bào)表的種類(lèi)很多，調(diào)整起來(lái)非常繁瑣。為改變這種情況．充分利用OA系統(tǒng)工作流程配置的靈活性，在配置流程時(shí)，將工作流程與業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)改變?yōu)榕c崗位對(duì)應(yīng)。這樣一來(lái)，當(dāng)業(yè)務(wù)人員崗位調(diào)整時(shí)，只需變動(dòng)人員崗位，而報(bào)表模板的工作流程則不需再做調(diào)整。

    目前，由于工作需要，西瓷公司設(shè)計(jì)制作了質(zhì)量檢驗(yàn)、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)等各類(lèi)報(bào)表模板60多種，這些報(bào)表均以規(guī)定的格式和流程，在OA系統(tǒng)中經(jīng)審批后直接發(fā)送給相關(guān)人員，系統(tǒng)可進(jìn)行實(shí)時(shí)提醒，通知相關(guān)人員及時(shí)處理。通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行審批、傳遞報(bào)表，節(jié)省了大量的時(shí)間和紙張，大大提高了工作效率。同時(shí)，對(duì)這些報(bào)表模板設(shè)置了自動(dòng)歸捎，報(bào)廢全部存放在OA系統(tǒng)的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)中，調(diào)用、查詢(xún)報(bào)表歷史信息十分方便。

    1.2 新增物料申請(qǐng)存貨蝙碼度計(jì)劃的審批

    ERP系統(tǒng)以其強(qiáng)大的管理功能，在企業(yè)管理工作中發(fā)揮了非常重要的作用，但由于于ERP系統(tǒng)存在一定的局限性，使其在應(yīng)用中受到了某些限制。在OA項(xiàng)目實(shí)施后，西瓷公司根據(jù)兩套系統(tǒng)各自的特點(diǎn)，相互結(jié)臺(tái)、相互補(bǔ)充，使信息系統(tǒng)在管理工作中的優(yōu)勢(shì)得到更加充分分的發(fā)揮。

    ERP新增物料計(jì)劃價(jià)審批業(yè)務(wù)，涉及到多個(gè)部門(mén)的多個(gè)業(yè)務(wù)人員，手工審批時(shí)間長(zhǎng)、手續(xù)繁雜、責(zé)任難以落實(shí)。由于計(jì)劃價(jià)不能及時(shí)確定，造成后續(xù)業(yè)務(wù)無(wú)法進(jìn)行，在ERP項(xiàng)目實(shí)施和試運(yùn)行過(guò)程中，成為一個(gè)非常棘手的問(wèn)題。在OA系統(tǒng)平臺(tái)建立之后，西瓷公司利用OA系統(tǒng)辦同辦公、工作流程靈活配置、協(xié)同工作實(shí)時(shí)提醒等特點(diǎn)，設(shè)計(jì)了適用于各類(lèi)業(yè)務(wù)的“新增物料計(jì)劃的審批”模板(如圖2所示)，使審批過(guò)程全部通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行。由于各業(yè)務(wù)人員能夠及時(shí)獲得審批過(guò)程信息，可必在第一時(shí)間對(duì)審批單進(jìn)行處理，審批時(shí)間從過(guò)去的2～3天，縮短到半天甚至1～2個(gè)小時(shí)，工作效率得到很大的提高。正是由于OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，非常好地解決了ERP系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的難題，為公司ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供了可靠的保證。

圖2 新增物料計(jì)劃的審批模板

    1.3 合同評(píng)審

    銷(xiāo)售合同評(píng)審是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作中的一項(xiàng)重要工作，由于涉及的部門(mén)和人員比較多，在手工方式下有蓋業(yè)務(wù)人員要在各個(gè)部門(mén)之同來(lái)回奔波，需要花費(fèi)太話(huà)的時(shí)問(wèn)和精力。為改變這種情況，提高工作效率，公司應(yīng)用OA系統(tǒng)的表單單功能，在OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了“合同評(píng)審表單模板”(如圖3所示)。

圖3 合同評(píng)審表模板

    OA系統(tǒng)的表單與普通的協(xié)同橫板不同，在表單中對(duì)評(píng)審欄目屬性事先進(jìn)行了設(shè)定，保證各部門(mén)評(píng)審意見(jiàn)的真宴可稚。通過(guò)對(duì)合同評(píng)審業(yè)務(wù)的調(diào)研、分析。配置了多種審批流程，可滿(mǎn)足合同評(píng)審業(yè)務(wù)審批工作的需要。

    經(jīng)過(guò)對(duì)表單格式的多次悔改，以及反復(fù)進(jìn)行審批流程測(cè)試，解決了設(shè)計(jì)、測(cè)試過(guò)程中的許多問(wèn)題，滿(mǎn)足了管理業(yè)務(wù)的要求。日前，“合同評(píng)審表單模板”在銷(xiāo)售部門(mén)的合同評(píng)審工作中得到全面應(yīng)用，所有評(píng)審業(yè)務(wù)全都在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，方便、快捷、準(zhǔn)確、可靠，大大節(jié)省了工作時(shí)間，同時(shí)使工作效率得到了很大的提高。

    1.4 供應(yīng)商的管理

    在企業(yè)管理工作中，供應(yīng)商管理是一項(xiàng)很重要的工作。信息管理系統(tǒng)ERP由于功能的局限，還不能完全滿(mǎn)足企業(yè)的管理和控制要求。OA系統(tǒng)建立后，應(yīng)用其靈活的工作流程設(shè)置和表單強(qiáng)大的控制功能，設(shè)計(jì)了西瓷公司ERP系統(tǒng)新增供應(yīng)商申請(qǐng)表表單，定義了審批工作流程及各部門(mén)的工作權(quán)限，通過(guò)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)合格供應(yīng)商的審批：由采購(gòu)部門(mén)提出增加供應(yīng)商的申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)物資的種類(lèi)，提供相應(yīng)的供應(yīng)商信息，經(jīng)過(guò)部門(mén)主管審核后傳至質(zhì)量管理部門(mén)進(jìn)行審按；然后信息中心數(shù)據(jù)管理人員根據(jù)審核意見(jiàn)，在ERP系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商信息并進(jìn)行控制。

    OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)管理功能的結(jié)合，擴(kuò)大了管理工作的范圍，通過(guò)2個(gè)系統(tǒng)功能的互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)了在單一系統(tǒng)中無(wú)法獨(dú)立完成的管理控制功能，使信息系統(tǒng)的作用得到了更加充分的發(fā)揮。

    1.5 應(yīng)用OA表單功能，規(guī)范管理業(yè)務(wù)審批

    在企業(yè)的管理工作中，需要進(jìn)行審批的單據(jù)很多，經(jīng)常需要花贊許多人力并占用大量的工作時(shí)間。建立OA系統(tǒng)平臺(tái)后，西瓷公司充分利用OA系統(tǒng)表單在字段屬性及表單域設(shè)置、輸入與流程綁定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等方面的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，密切結(jié)合各部門(mén)的工作需求，設(shè)計(jì)了采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單、技術(shù)資料借閱申請(qǐng)單、圖樣文件繪制打印申請(qǐng)單、最高限價(jià)審批單、供應(yīng)商客戶(hù)審批單、OA系統(tǒng)人員及權(quán)限申請(qǐng)單、ERP系統(tǒng)人員及權(quán)艱申請(qǐng)單等數(shù)十種表單。有關(guān)人員可通過(guò)OA系統(tǒng)直接完成相關(guān)業(yè)務(wù)審批工作，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間，提高了工作效率。

    1.6 建立公司的知識(shí)(信息)庫(kù)

    OA系統(tǒng)的文檔管理功能．為電子文檔的管理提供了一個(gè)很好的管理平臺(tái)，利用它的權(quán)限控制、綜合查詢(xún)等管理工具．通過(guò)錄入企業(yè)的知識(shí)文件(制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等)以及對(duì)OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔(如：管理文件、各種報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)材料等)不斷的積累．可以為企業(yè)建立起自己的知識(shí)庫(kù)。按照這種思路，在建立公司OA系統(tǒng)文檔體系時(shí)，按照建設(shè)企業(yè)知識(shí)庫(kù)(信息)的構(gòu)想，對(duì)各種管理、技術(shù)、工作文檔分門(mén)別類(lèi)，設(shè)置了相應(yīng)的文件夾，并在文擋中設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。

    目前，西瓷公司的管理信息(知識(shí)文檔)庫(kù)已經(jīng)逐步建立，公司現(xiàn)行企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)、制度和質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)等散百個(gè)文件存放在OA系統(tǒng)的“公司文檔”中，員工可以通過(guò)OA系統(tǒng)方便地進(jìn)行查閱。同時(shí)，OA系統(tǒng)中已經(jīng)積累了協(xié)同信息一萬(wàn)多條，各種報(bào)表4000多份，各類(lèi)申請(qǐng)、審批單上千份，文件、紀(jì)要、報(bào)告數(shù)千份，這些文檔、資料都具有很高的參考、利用價(jià)值。

    1.7 建立企業(yè)信息溝通平臺(tái)

    通過(guò)OA系統(tǒng)提供的公告、討論、新聞等欄目，在企業(yè)內(nèi)部建立了良好的信息溝通平臺(tái)。根據(jù)企業(yè)管理的需要，西瓷公司在公共信息模塊中設(shè)置了行政公告、財(cái)務(wù)公告、會(huì)議通知，臨時(shí)事務(wù)等4種類(lèi)型公告，建立了企業(yè)新聞、行業(yè)新聞等新期欄目，在討論區(qū)設(shè)立了企業(yè)管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、黨群工作、企業(yè)文化、職工園地等專(zhuān)題，公司職能管理部門(mén)可以通過(guò)“公告”直接發(fā)布重要信息，通過(guò)“新聞”讓員工及時(shí)了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)態(tài)．員工可以通過(guò)“討論區(qū)”發(fā)表自己對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的看法和建議，在領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、員工之間建立了平等溝通、對(duì)話(huà)的渠道。

2 OA系統(tǒng)的應(yīng)用效果

    在建立企業(yè)辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)后．西瓷公司以O(shè)A系統(tǒng)為平臺(tái)．通過(guò)深化管理業(yè)務(wù)的應(yīng)用，在加強(qiáng)企業(yè)基礎(chǔ)管理、不斷提高管理水平方面取得了良好的應(yīng)用效果。

    2.1 規(guī)范辦公流程．

    通過(guò)OA系統(tǒng)，建立起一個(gè)緊密、協(xié)調(diào)、可靠的管理機(jī)制，特別是結(jié)合企業(yè)管理業(yè)務(wù)，設(shè)計(jì)：制作各種表單、模板135個(gè)，使得辦公流程規(guī)范、有序，實(shí)現(xiàn)了辦公流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，分工明確、權(quán)限清晰，同時(shí)責(zé)任落實(shí)到人，減少了中間環(huán)節(jié)，消除了信息傳遞中的阻塞、延誤、失真，加快了企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，提高了資源利用率，降低了辦公成本。

    2.2 提高工作效率

    通過(guò)OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了跨部門(mén)多崗位的協(xié)同工作，使信息傳遞與交流暢通無(wú)阻，員工之間可以通過(guò)協(xié)同工作、通知、公告、留言等多種方式進(jìn)行工作溝通，免去或大大減少文件的打印、復(fù)印、分發(fā)的過(guò)程，領(lǐng)導(dǎo)及員工可清晰地查看到自己所進(jìn)行各類(lèi)工作的狀態(tài)，并進(jìn)行跟蹤或監(jiān)督，避免推委、扯皮，提高了工作效率和執(zhí)行力度。

    2.3 整合企業(yè)資源

    通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和OA系統(tǒng)，將企業(yè)的知識(shí)資源、經(jīng)驗(yàn)資源、制度資源、人力資源等集中在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行資源整合，改變了管理分散、文件遺失、查找不便及因人員變動(dòng)而導(dǎo)致的經(jīng)驗(yàn)流失等問(wèn)題，使公司的制度、標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)驗(yàn)、技能等各類(lèi)公共信息得到有效的積累和管理，并向員工開(kāi)放，使這些資源信息更加可靠、透明，應(yīng)用更加方便，實(shí)現(xiàn)了資源的相互促進(jìn)和增值；特別是ERP與OA系統(tǒng)的融合協(xié)同，互為促進(jìn)，使其功效能夠得到最大的發(fā)揮，為企業(yè)創(chuàng)造了良好的發(fā)展環(huán)境。

    2.4 加強(qiáng)了信息交流

    通過(guò)OA系統(tǒng)，建立了企業(yè)的內(nèi)部溝通、信息發(fā)布平臺(tái)，縮短了領(lǐng)導(dǎo)與員工、部門(mén)與部門(mén)的距離。公司下達(dá)的文件、通知、紀(jì)要、計(jì)劃等，可以在極短的時(shí)間里同時(shí)傳達(dá)到相關(guān)人員，無(wú)任何中間環(huán)節(jié)；員工能夠通過(guò)OA系統(tǒng)在網(wǎng)上輕松、直接、平等的發(fā)言、交流。

3 結(jié)束語(yǔ)

    辦公自動(dòng)化OA項(xiàng)目的實(shí)施，為企業(yè)構(gòu)建了一個(gè)良好的信息平臺(tái)，如何充分地發(fā)揮OA系統(tǒng)平臺(tái)的作用，更好地為提升企業(yè)的管理水平服務(wù)，這才是信息化建設(shè)中的重點(diǎn)任務(wù)。為此，西瓷公司根據(jù)企業(yè)的管理業(yè)務(wù)，利用OA系統(tǒng)的平臺(tái)圾技術(shù)優(yōu)勢(shì)，主要依靠自己的技術(shù)力量，設(shè)計(jì)制作了多種模板、表單，進(jìn)行了靈活多樣更為深入的應(yīng)用，使OA系統(tǒng)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)得到了更為充分的發(fā)揮。

    目前，OA系統(tǒng)已經(jīng)成為公司辦公及日常管理的主要管理平臺(tái)，各種公文、通知、報(bào)告、報(bào)表等均通過(guò)OA系統(tǒng)傳遞，許多管理業(yè)務(wù)都設(shè)置有專(zhuān)門(mén)的模板或表單，使管理工作更加規(guī)范，促進(jìn)了公司整體管理水平的提升，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展打下了良好基礎(chǔ)。

    伴隨著企業(yè)的高速發(fā)展，信息技術(shù)作為提升企業(yè)管理水平的重要手段，將會(huì)發(fā)揮更加重要的作用，為此西瓷公司將繼續(xù)結(jié)合企業(yè)管理工作的需求，不斷擴(kuò)大OA應(yīng)用的范圍，使信息化建設(shè)的成果，更好地為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)。