讓紙單飛

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       導(dǎo)語：我國生產(chǎn)制造型企業(yè)，其作業(yè)范圍及區(qū)域不同，同時也受作業(yè)人員計算機操作水平的限制，不得不采用紙單移交信息，即使在部分已經(jīng)采用信息化系統(tǒng)的企業(yè)，也依然需要大量打印部分紙單。紙單的種類和數(shù)量迅速增多，一不小心，便產(chǎn)生“紙單漫天飛”的現(xiàn)象，利用率不高，大多流于形式。企業(yè)在管理的過程中存在哪些問題？究竟如何讓紙單飛得更加有序有效？

       乍看題目“讓紙單飛”，很容易讓我們想起一個熱詞——“無紙化辦公”。無紙化辦公是二十世紀末開始的新事物，其實現(xiàn)的基礎(chǔ)是計算機、應(yīng)用軟件、通信網(wǎng)絡(luò)等三大要素。然而，目前的現(xiàn)實是，對于很多企業(yè)來說，離無紙化辦公還有很大一段距離，尤其是我國生產(chǎn)制造型企業(yè)，其作業(yè)范圍及區(qū)域不同，同時也受作業(yè)人員計算機操作水平的限制，不得不采用紙單移交信息，即使在部分已經(jīng)采用信息化系統(tǒng)的企業(yè)，也依然需要大量打印部分紙單。紙單的種類和數(shù)量迅速增多，一不小心，便產(chǎn)生“紙單漫天飛”的現(xiàn)象。紙單存在的初衷是信息的載體，現(xiàn)在反而變成一個龐大繁雜的累贅，利用率不高，大多流于形式。如何讓紙單飛得更加有序有效？下面結(jié)合企業(yè)管理中的實例來具體分析。

生產(chǎn)制造型企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中的各種紙單

現(xiàn)象一、起點時錯了

紙單設(shè)計不合理，增大錄入強度，信息傳遞出錯或數(shù)據(jù)重復(fù)錄入。在生產(chǎn)單位，一項工作從開始接收訂單、生產(chǎn)準備、生產(chǎn)管理、產(chǎn)品出廠之間，整個業(yè)務(wù)過程分解成若干業(yè)務(wù)紙單，一般包含10-20張表單。而各業(yè)務(wù)單據(jù)并未有任何的緊密關(guān)聯(lián)，各單據(jù)之間錄入的信息重復(fù)，相關(guān)數(shù)據(jù)定義不統(tǒng)一，難以辨別準確性。
解決辦法：企業(yè)在設(shè)計紙單時，要有一定的系統(tǒng)規(guī)劃，并保證表單間的邏輯關(guān)聯(lián)。著重注重以下幾點：
1、系統(tǒng)設(shè)計生產(chǎn)環(huán)節(jié)中各個工序之間表單的數(shù)據(jù)集；
2、搜集并分析數(shù)據(jù)的要點及難點，在設(shè)計時重點突出；
3、表單之間保持較好的繼承性及隔離性，以區(qū)分各個工序的錄入信息的獨立性。如信息系統(tǒng)表單設(shè)計，基于錄入數(shù)據(jù)的重復(fù)性，可以實現(xiàn)“一個創(chuàng)建者，其他單據(jù)引用”的效果，以簡化工作人員填寫表單的工作量。

現(xiàn)象二、旅程中慢了

紙單“旅程漫漫無絕期”，“旅程安全性差”，效率低。紙單的傳遞易受外界情況的影響，且更多依賴于人員使用的情況。員工業(yè)務(wù)表單填寫不達要求，信息遺漏，或延后補單的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)，造成紙單流通速度極其緩慢，根本起不到管理效果。

解決辦法：首先要排除是否是現(xiàn)象一所提到的表單本身設(shè)計的問題，造成作業(yè)人員不便使用，甚至不愿使用。其次要在紙單“管理規(guī)范”上下工夫。作業(yè)規(guī)范只告訴你需要做這方面的工作，卻沒有明確多久做好這項工作，提交給什么人，由哪些人來簽字等，應(yīng)在相關(guān)的管理規(guī)范中進行約束。

比如五星級酒店要求客人在進入大廳到“check in”入住之間時間為30秒完成；企業(yè)銷售部要把合同中生產(chǎn)內(nèi)容及信息在一天之內(nèi)與生產(chǎn)部達成溝通并傳達到位，以取得生產(chǎn)部部長簽字；物管部要求在采購部告知貨物到場后6小時內(nèi)填寫入庫單等等之類的規(guī)定，以管理的手段，讓紙單飛得更有效率。

現(xiàn)象三、終點時暈了

紙單再加工難度大，信息利用率低。每到年底，對于市場運營分析、生產(chǎn)運營分析等各種數(shù)據(jù)匯總，常常會讓各個部門暈頭轉(zhuǎn)向，手足無措，往往造成企業(yè)高層得到的最終報表不盡詳實，甚至信息缺失。
解決辦法：造成這種現(xiàn)象的原因有很多。但如果從始至終，企業(yè)管理層站在管理的高度將紙單與業(yè)務(wù)結(jié)合，在表單管理過程中明確以下幾點，步步跟進，保證數(shù)據(jù)的走向穩(wěn)定、準確，表單的最終利用率會大大提高：
1、表單設(shè)計之初，明確我們需要哪些數(shù)據(jù)及信息；
2、表單執(zhí)行之中，明確我們需要如何管理收集到的表單和數(shù)據(jù)信息；
3、表單匯總之中，明確我們需要提取哪些數(shù)據(jù)及信息；

延展咨詢認為，在信息化時代，讓信息化系統(tǒng)及傳統(tǒng)紙單有效結(jié)合，無論是系統(tǒng)內(nèi)的電子表單，還是擺在員工面前填寫的紙張，讓他們飛得更暢快，更有針對性，更加有序，是企業(yè)業(yè)務(wù)管理水平提升的展現(xiàn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，紙單展現(xiàn)的形式在變，傳遞的方式在變，但本文中提到的一些宗旨還將保持不變。

延展咨詢沈靚