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福州OA管理雖十防九空仍勢在必行
前段時(shí)間,筆者看了電影“ 超強(qiáng)臺(tái)風(fēng)” 后,對其中的“十防九空”論深有感觸。雖然說,在防臺(tái)風(fēng)上,十次有九次落空,但是,仍然必須防。因?yàn)橹灰幸淮沃袠?biāo)了,那么損失將無法挽回。
其實(shí),不僅防臺(tái)風(fēng)上是如此。在福州OA 項(xiàng)目的實(shí)施過程中,也有類似的情況。如筆者在福州OA項(xiàng)目的實(shí)施過程中,不斷強(qiáng)調(diào)對于銷售定單的變更要通過定單變更單進(jìn)行。而不能先手工的在打印出來的單據(jù)上更改,等到空下來的時(shí)候再去系統(tǒng)中進(jìn)行更改。這么做的話,萬一在物料需求計(jì)劃運(yùn)行之前銷售定單數(shù)量沒有修改過來的話,則生產(chǎn)計(jì)劃、采購計(jì)劃等都會(huì)受到不利影響。但是,用戶不相信有這個(gè)巧合,總以為自己回去會(huì)馬上更改。真是由于這種盲目的自信,才導(dǎo)致了后來不利的結(jié)果。一次,用戶這么操作以后,就出差了。臨走之前,沒有把福州OA 系統(tǒng)中的銷售定單數(shù)量改過來。結(jié)果采購、生產(chǎn)都是按照原先錯(cuò)誤的定單數(shù)量在安排采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。最后,項(xiàng)目管理員、銷售員、簽字審核的生產(chǎn)經(jīng)理與銷售經(jīng)理都為此受到了警告處分。
所以,在福州OA項(xiàng)目上,對于一些管理漏洞,我們的態(tài)度必須是“即使十防九空,仍然勢在必行”。
第一:定單變更管理,即使十防九空,仍勢在必行。
在福州OA系統(tǒng)管理中,其實(shí)很多管理上的漏洞都可以利用福州OA系統(tǒng)來克服。但是,員工往往是過于相信自己的能力,而不愿意利用系統(tǒng)來束縛自己。確實(shí),若利用福州OA 系統(tǒng)來進(jìn)行管理的話,員工必須遵循一定的規(guī)章來辦事情。這會(huì)降低員工的靈活性。
如對于上面這個(gè)銷售定單變更來說。銷售員發(fā)現(xiàn)銷售定單數(shù)量有錯(cuò)誤,在原銷售定單上進(jìn)行更改,然后分發(fā)下去,也未嘗不可。但是,若采用了福州OA 系統(tǒng)之后,則這往往是行不通的。雖然我們可以相信員工在事后會(huì)及時(shí)的對銷售定單進(jìn)行更改,但是,我們不僅要這么問一句,萬一他沒有按時(shí)對銷售定單進(jìn)行更改,則會(huì)造成什么情況?那時(shí),采購、生產(chǎn)都會(huì)受到拖累。若產(chǎn)品或者原材料造成庫存,這可能還是小事;若不能及時(shí)交貨,導(dǎo)致企業(yè)失去這個(gè)客戶,那對企業(yè)來說,可是不能夠接受的。
所以在定單變更管理上包括采購定單、銷售定單、生產(chǎn)定單等等,若涉及到內(nèi)容變更的,則一定要先在系統(tǒng)中變更,然后審核人員才能夠確認(rèn)生效。即使我們再怎么相信我們的員工,會(huì)兢兢業(yè)業(yè)。企業(yè)仍然不能夠冒這個(gè)險(xiǎn)。故定單變更流程,即使十防九空,企業(yè)仍然必須堅(jiān)決遵守,而不能有絲毫的動(dòng)搖。
第二:權(quán)限設(shè)置,先小人后君子。
有些人遵循“疑人不用,用人不疑”的觀念,對員工非常的信任。這在福州OA項(xiàng)目的體現(xiàn),就是權(quán)限設(shè)置混亂。
如筆者在福州OA 項(xiàng)目實(shí)施過程中,發(fā)現(xiàn)有些部門經(jīng)理很會(huì)“授權(quán)”。在采購單上,按照筆者的設(shè)計(jì)意圖,采購員只有在未審核之前對采購單有維護(hù)的權(quán)利。但是,有些采購經(jīng)理為了省事,就把采購單審核、撤消審核、采購定單作廢等權(quán)利都放給了采購員。這對于福州OA系統(tǒng)運(yùn)行來說,存在著比較大的風(fēng)險(xiǎn)。
如筆者以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)福州OA系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)候,就碰到過。那時(shí),在福州OA系統(tǒng)中,普通采購員跟采購經(jīng)理的權(quán)限是分開的。但是,采購經(jīng)理把自己的用戶名與密碼告訴給了采購員。采購員可以隨時(shí)的利用采購經(jīng)理的帳戶去操作一些不是其可以操作的動(dòng)作。如那時(shí),有個(gè)采購員跟供應(yīng)商串通。在采購單審核后,又利用采購經(jīng)理的權(quán)限去把采購定單撤消審核提高其采購定單中的價(jià)格。由于其一次性改動(dòng)的不大,所以,很長時(shí)間以來,大家都沒有察覺。但是,因?yàn)椴少彽幕鶖?shù)大,所以,對于采購員來說,這筆收益也是蠻大的。后來好象是這個(gè)采購員跟其他員工有矛盾,才被人打小報(bào)告告發(fā)的。
可見,在商業(yè)社會(huì)中,“疑人不用,用人不疑”的觀念可能是過時(shí)了。在誠信確實(shí)的現(xiàn)在,筆者認(rèn)為,“先小人,后君子”比“疑人不用,用人不疑”更加的現(xiàn)實(shí)。在福州OA 系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計(jì)中,也需要貫徹這個(gè)信念。
雖然說,給福州OA系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限限制,防止用戶越權(quán)操作為自己謀求私利,也就好象是防臺(tái)風(fēng)那樣,十防九空。有些人會(huì)認(rèn)為十人中可能最多只有一個(gè)人會(huì)損害公司利益。但是,對于企業(yè)來說,發(fā)生在自己身上就是百分之百了。而且,勝者為王,敗者為寇。也許,在前段時(shí)間,福州OA軟件使用的不錯(cuò),在企業(yè)日常管理中,已經(jīng)出了效果。但是,很可能因?yàn)槟硞€(gè)員工的越權(quán)行為給企業(yè)造成了損失,而把福州OA 打回了原形。辛辛苦苦積攢起來的堡壘,就被其一下子破壞了。
故,筆者認(rèn)為,在日常工作中,也需要注意用戶的越權(quán)行為,像銀行在這方面就做的比較好。像用戶辦卡、換卡業(yè)務(wù)中,必須要有一個(gè)主管人員授權(quán)。我們在向銀行申請銀行卡的時(shí)候,等相關(guān)信息確認(rèn)完畢之后,業(yè)務(wù)人員都會(huì)叫當(dāng)日的值班經(jīng)理過來授權(quán)。在這方面,企業(yè)還需要多跟銀行學(xué)學(xué)。對待權(quán)限,要嚴(yán)謹(jǐn)。
第三:在數(shù)據(jù)管理上,要嚴(yán)防死守。
業(yè)務(wù)員拉定單的過程中,有沒有把原本是企業(yè)的定單拿出去自己做呢?筆者可以責(zé)任的說,這種情況有,而且很普遍。如筆者有一段時(shí)間是負(fù)責(zé)江浙地區(qū)的五金企業(yè)的福州OA 項(xiàng)目。在給他們實(shí)施的過程中,可以接觸到一些機(jī)密的信息,如客戶、聯(lián)系人等等。那時(shí),筆者經(jīng)常會(huì)遇到一種奇怪的現(xiàn)象。如A公司福州OA系統(tǒng)中有一個(gè)業(yè)務(wù)員叫做李某,在B公司的福州OA系統(tǒng)中,有個(gè)客戶聯(lián)系人信息中也叫李某。剛開始筆者以為兩個(gè)人同名同性,純屬巧合。在一次整理基礎(chǔ)資料的時(shí)候,跟他們的項(xiàng)目經(jīng)理聊天。說這個(gè)李某的名字正是普通,某家企業(yè)的業(yè)務(wù)員也叫李某(其實(shí),這個(gè)名字很生僻。通過全國名字查詢,到現(xiàn)在全國同名同性的不到十人)。這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理神秘的笑笑??吹脚赃厸]人,就悄悄的告訴我,其實(shí)他們就是同一個(gè)人。這個(gè)業(yè)務(wù)員有時(shí)候把自己拉到的單子拿出來給他們做,從中謀取收益。筆者聽后大吃一驚,原來背后還隱藏著這么大的秘密。后來筆者才發(fā)現(xiàn),原來這已經(jīng)是不成文的秘密。由于國內(nèi)大部分企業(yè)沒有自己的品牌,基本上是貼牌生產(chǎn),所以這種情況也就特別的普遍?,F(xiàn)在頁界,把這種情況稱為“飛單”。
若在福州OA項(xiàng)目中,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的不好的話,會(huì)更加加重這種態(tài)勢。因?yàn)樵谙到y(tǒng)中,存儲(chǔ)有所有客戶以及相關(guān)的交易信息。如此的話,業(yè)務(wù)員可以輕松的了解到某個(gè)客戶的購買欲望與產(chǎn)品價(jià)格。甚至連這個(gè)產(chǎn)品的成本信息、工藝信息、物料清單等等都了解的一清二楚。如此的話,作為業(yè)務(wù)員,就可以輕易的從客戶那邊拿到單子去私下里做。
所以,福州OA系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理也是非常重要的。企業(yè)要確實(shí)落實(shí)相關(guān)的訪問權(quán)限設(shè)置與處罰責(zé)任,打好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的安全保衛(wèi)戰(zhàn)。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理中,即使“十防九空”,也要“勢在必行”。企業(yè)由于福州OA系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保護(hù)不周而損失一張定單,就會(huì)給福州OA系統(tǒng)留下一個(gè)污點(diǎn)。(IT專家網(wǎng))
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