財務部門ERP使用常見誤區(qū)

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0 引言

ERP是英文(Enterprise Resource Planning)的縮寫，意思是企業(yè)資源計劃，企業(yè)是一個經(jīng)濟單位，有供產(chǎn)銷，有資金的流轉(zhuǎn)等，如果缺少一個整合這些林林總總的信息的工具，不能使信息在管理人員中及時共享， 就會因為信息的不對稱而使資源利用效率低下，企業(yè)效益不能提高，甚至造成極大的浪費。而ERP就是整合企業(yè)中資源信息的一種管理工具， 如同企業(yè)這個肌體的神經(jīng)中樞。ERP這個信息工具與企業(yè)的實際管理結合起來，就能使企業(yè)優(yōu)化配置資源，提高企業(yè)的效益成為一種可能。企業(yè)中資源的管理從事前預測到事中控制、事后分析均通過財務管理方面來體現(xiàn)的，所以財務管理中ERP的應用顯得尤為重要。

ERP提供的財務職能， 很大一部分是通過其他業(yè)務信息的集成而來的，例如企業(yè)供應部門，生產(chǎn)部門及銷售部門，這些業(yè)務部門的信息可以轉(zhuǎn)化成會計憑證， 同時財務信息對于業(yè)務部門可以做到實際中的資源配置作用。在這個集成的erp系統(tǒng)中就能使公司所有信息達成集成共享， 并且可以應用財務信息做到事前事中事后的控制。財務管理中ERP的應用依托于企業(yè)中ERP的應用，如果企業(yè)的ERP應用不好，那么作為其中一個大的子項的財務管理中的ERP應用也會不理想， 它們是本與末的關系。所以根本上企業(yè)財務管理中的ERP應用情況也是企業(yè)ERP的應用現(xiàn)狀。本文內(nèi)容在具體闡述針對現(xiàn)狀的改進措施時對ERP的范圍并沒有刻意去界定。企業(yè)財務中ERP的應用是一把“雙刃劍”，實施得好，對于企業(yè)管理的提升可以達到質(zhì)的飛躍，實施得不好，卻也能夠引起整個公司管理的混亂。

1 企業(yè)財務管理中ERP的使用簡介

(1)當企業(yè)內(nèi)部發(fā)生業(yè)務時，相關員工輸入信息，比如，采購部門輸入采購訂單，入庫單及相應的采購發(fā)票，則集成化的財務信息里就有了預付賬款，庫存材料，應付賬款等科目的數(shù)據(jù)，同理銷售業(yè)務時業(yè)務員在ERP系統(tǒng)中輸發(fā)貨單，發(fā)票等信息，系統(tǒng)里的轉(zhuǎn)化設置，集成化的財務信息里就有了銷售收入，庫存商品的發(fā)出等。

(2)企業(yè)在系統(tǒng)中為了達到信息的集成必須先在系統(tǒng)中進行設置， 根據(jù)業(yè)務類型及會計制度的要求在系統(tǒng)中的會計平臺設置，設置不同的業(yè)務類型轉(zhuǎn)化成不同的會計科目，以及科目的借貸方等，從而可以保障業(yè)務信息轉(zhuǎn)化成正確的財務信息。另外，根據(jù)業(yè)務量的大小及需要信息的及時性，也需設置轉(zhuǎn)化頻率，這樣就使得業(yè)務信息準確及有節(jié)奏地轉(zhuǎn)化出來。

(3)ERP系統(tǒng)將各業(yè)務系統(tǒng)中的信息通過設置的憑證規(guī)則及頻率生成了財務會計憑證，如此一來一則減少了數(shù)據(jù)的重復錄入，提高了效率。另則財務信息更多的集成相關業(yè)務部門，如果輸入不及時或者輸入數(shù)量金額尤其是轉(zhuǎn)化憑證對應類型有誤就會造成會計憑證錯誤，進而由此集成的財務報表也會失真。

2 ERP系統(tǒng)在財務管理中應用現(xiàn)狀分析

2.1 ERP實施與信息孤島的問題

因為企業(yè)情況發(fā)展不一致，一些實力弱小的民營中小企業(yè)存在這種情況： 購買一套ERP軟件， 僅僅只使用供產(chǎn)銷之類的軟件，財務部門使用的是不相關的另一套電算化總賬軟件，如果需要集成的數(shù)據(jù)就從兩種軟件中另外制作各種電子表。

財務月末做材料賬就從進銷存系統(tǒng)中打印出來，做賬前還需核對進銷存軟件的信息。這種方式極大地浪費了財務人員的精力，使其精力集中于最基本的核對上，也沒有使得軟件發(fā)揮出作用。造成這種情況一方面是經(jīng)營者不懂得ERP的實質(zhì)，不懂企業(yè)資源可以轉(zhuǎn)化成財務信息，人為造成一個個信息孤島。另一方面是企業(yè)的急功近利并未考慮企業(yè)以后的發(fā)展需要，只圖便宜了事，結果因為短視及其財力受限而造成很大的財力、人力上的浪費。

2.2 部分企業(yè)使用ERP系統(tǒng)時存在生搬硬套，削足適履現(xiàn)象

現(xiàn)實中有相當一部分企業(yè)看到ERP在使用成功的企業(yè)中發(fā)揮了良好的作用，于是不顧企業(yè)的實際情況，單純模仿，甚至完全照搬先進的同行公司的經(jīng)驗流程， 以為這是一味包治百病的良藥，而不能客觀辯證地看待這個系統(tǒng)，不明白選擇與企業(yè)流程匹配高一些的ERP通用產(chǎn)品， 然后在此基礎上依據(jù)企業(yè)的實際需求來進行二次開發(fā)就會容易很多，也花費比較少。如果存在這種現(xiàn)象，ERP在企業(yè)財務管理中的應用就變得舉步維艱，甚至是在管理中起了反作用。

2.3 部分企業(yè)使用ERP后財務信息嚴重失真

財務信息的正確性是企業(yè)非常關心的問題。信息失真的原因如下：

(1)因為ERP中業(yè)務部門即供產(chǎn)銷等部門在輸入信息，此部分信息集成轉(zhuǎn)化成財務信息，這部分原始數(shù)據(jù)輸入錯誤而財務人員并不知情， 于是導致財務報表失真，結果就會影響財務信息使用者的決策。

(2)期初數(shù)據(jù)不真實，不論是庫存還是財務的期初數(shù)應該是賬實相符，保證期初數(shù)據(jù)的準確，特別是牽涉到繁雜的物料，實踐中常出現(xiàn)的報表失真是期初數(shù)據(jù)不準確的原因。

(3)基礎數(shù)據(jù)準備不充分，也未進行持續(xù)改進。ERP正式上線前企業(yè)得花足夠的時間，在物料編碼的制訂、產(chǎn)品BOM 的維護，設置業(yè)務信息到財務信息的轉(zhuǎn)化等方面進行設置及調(diào)試，保證單個模塊及模塊之間系統(tǒng)的順暢運行。這就為ERP正式運行打下了堅定的基礎。

3 企業(yè)財務管理中使用ERP的幾點改進措施

鑒于以上ERP在企業(yè)中的種種不理想的應用現(xiàn)狀， 分析其原因是錯綜復雜的，所以提出的改進措施也是多管齊下的，主要歸納為以下的幾點。

3.1 企業(yè)根據(jù)自身實際情況確定合適的ERP類型，是ERP成功實施的前提條件

(1)市場上的ERP軟件，不論是國內(nèi)的還是國外的均是基于一定的管理模型而開發(fā)，是通用性的，且有不同的側(cè)重點。企業(yè)選擇時一定要選擇最適合自己的軟件，同時還要留有余地，考慮以后企業(yè)的發(fā)展需要。如果有局部不太適合企業(yè)，這時就算有二次開發(fā)，也比較容易的。

(2)選擇時要立足于企業(yè)自身的主要業(yè)務及需要解決的主要問題，并兼顧全面性及長遠性，依于此來選擇ERP軟件。同時也要參照公司的部門組織結構及授權體系來確定ERP軟件中的業(yè)務流程及授權程序。目的是使ERP與企業(yè)實際管理達到有機的結合， 當然企業(yè)管理如果存在問題也可以依據(jù)ERP中的管理思想進行適當調(diào)整。

(3)若企業(yè)財力有限，可以先購買核心模塊，作為試點，等試行好以后再購買其他模塊。切不可因為便宜而選擇并不適合自已公司及發(fā)展的軟件來做。

3.2 企業(yè)管理者對ERP的理解及工作推進中領導重視及身體力行的帶頭是ERP成功應用的保障

企業(yè)管理者對ERP的認識和理解角度的偏差， 很容易導致項目實施效果的失之毫厘，謬以千里。ERP系統(tǒng)嚴格意義上來說是一種思想，一種戰(zhàn)略，它的實施也就是一個復雜的系統(tǒng)工程，這就需要企業(yè)管理者對ERP的正確理解、重視及在工作推進中身體力行的帶頭，這樣ERP成功應用就有了保障。

3.3 員工對ERP管理軟件的理解及熟悉是ERP軟件在企業(yè)里成功實施的群眾基礎

企業(yè)中ERP的實施是一個系統(tǒng)工程， 缺少哪個環(huán)節(jié)使用效果都不會好。各業(yè)務部門發(fā)生業(yè)務時輸入信息均會轉(zhuǎn)化成會計憑證。所以全員培訓成為必要，只有大家都懂這個系統(tǒng)，知其然，知其所以然， 如此一來ERP軟件在企業(yè)中使用就有了良好的群眾基礎。

3.4 認真仔細的落實是ERP成功實施的保證， 也是財務管理中ERP中財務數(shù)據(jù)準確的保證

這個過程異常繁雜， 其中包含上線前期初的庫存下每項物料的庫存，期初各項財務數(shù)據(jù)的錄入，以及日常工作中數(shù)據(jù)的錄入及維護，一定需要各部門配合好，并需要員工嚴謹，做到賬實相符，以及需要不斷地與ERP技術開發(fā)小組的業(yè)務溝通，才能做得很好。

4 結論

企業(yè)財務管理中ERP的應用成功與否依托于企業(yè)中ERP的應用，而ERP的成功應用本質(zhì)上是一種戰(zhàn)略、一種管理思想的成功應用，這需要企業(yè)經(jīng)營者的大力推進，更需要相關員工的踏實實施。同時應清醒地看到， 我國企業(yè)由于起點較低，而且信息化的基礎也較差，實際實施的ERP系統(tǒng)與理論的ERP系統(tǒng)之間的差距也就更大。任何事物都有其發(fā)展規(guī)律，國內(nèi)企業(yè)要按照自身的實際發(fā)展情況，選擇適合自己的“升級管理”的道路，相信ERP系統(tǒng)在企業(yè)財務管理中的應用會有更加美好的前景。