網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施應遵循四大原則

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       為了達到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量．提高生產(chǎn)率的目的。許多企事業(yè)單位都會部署網(wǎng)上審批系統(tǒng)，但在實施一段時間后，網(wǎng)上審批系統(tǒng)引發(fā)了使用者的抵觸，企業(yè)也只重視系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，忽視信息化本身對于信息數(shù)據(jù)的需求。忽視了信息的收集、整理與利用，對數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒有引起足夠的重視，使網(wǎng)上審批系統(tǒng)成為空殼。那么如何才能順利實施應用網(wǎng)上審批系統(tǒng)呢？筆者認為，企業(yè)實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)應遵循以下四大原則。

　　1、制定制度很重要 人員也要相互配合

　　網(wǎng)上審批系統(tǒng)的引入很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習慣，在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要將網(wǎng)上審批系統(tǒng)的實施制度化，制定網(wǎng)上審批系統(tǒng)運行的規(guī)定及一整套實施細則，明文要求系統(tǒng)的使用。尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時，單位領(lǐng)導要帶頭堅持使用，不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，另外，各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合．利用網(wǎng)上審批系統(tǒng)的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務實施在網(wǎng)上審批系統(tǒng)平臺上開展起來，以促進系統(tǒng)迅速、切實地應用起來。

　　2、統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)據(jù)資源 實現(xiàn)資源共享

　　企業(yè)實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的目的就是要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和建立整個網(wǎng)上審批系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫。因此，對于實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的企業(yè)來講，需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)，如果不能對這些已有數(shù)據(jù)進行正確的整理和遷移．常常會讓新的網(wǎng)上審批系統(tǒng)成為空殼，無法支持業(yè)務的順利開展。因此筆者建議，成立專門的數(shù)據(jù)項目組、單獨立項、專業(yè)實施。同時，針對企事業(yè)單位存在的一個業(yè)務部門要同時管理多套信息系統(tǒng)進行信息上報的情況，應允許用戶方便地自定義各種業(yè)務流程和表單，同時和其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合，并預留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導入導出，從而能量大限度地減少使用者的重復勞動。

　　3、充分運用人性化的設(shè)計與管理

　　網(wǎng)上審批系統(tǒng)最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是審批，但如果領(lǐng)導工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進度。在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語言，以供簡單點擊選擇，從而可以盡量簡化審批流程。此外，對于電腦不太在行的工作人員，這時就有必要配合手寫板。如何進行人性化設(shè)計是一個難點，可采取從易到難啟動各個功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計相對簡單的工作流程作為初期實施功能．如信息發(fā)布等。而一些復雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統(tǒng)應用良好的情況下再逐步地開放給用戶。弱化用戶對新系統(tǒng)的抵觸情緒。以確保實旄和推廣的效率。

　　4、對員工進行全面培訓

　　對于所有管理軟件來講，網(wǎng)上審批系統(tǒng)是使用最為廣泛的，因此就需要對員工進行全面培訓，可以說用戶培訓是成功實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)的重要因素。培訓可采用授課和現(xiàn)場培訓的方式進行．針對不同的管理層級(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶)。不同的用戶權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務管理、行政管理)制定相應的培訓方案。通過對網(wǎng)上審批系統(tǒng)理論、網(wǎng)上審批系統(tǒng)軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進行不同層次的培訓。使用戶明確網(wǎng)上審批系統(tǒng)原理、相關(guān)管理理論和具體的網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施方法．從而提高人員的技術(shù)水平和寨質(zhì)。最重要的是．要通過培訓提高全員對實施網(wǎng)上審批系統(tǒng)項目根本意義的認識。提高積極性和主動參與意識。提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。

　　總之，網(wǎng)上審批系統(tǒng)實施時需要制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，人性化的設(shè)計與管理以及對員工進行全面培訓，這樣才能讓網(wǎng)上審批系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運營成本、規(guī)范企業(yè)管理、提離單位競爭力、加強員工凝聚力的作用。