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1.為避免盲目性,在準備引進制造業(yè)erp系統(tǒng)的開始階段,企業(yè)因當做到:
(1)提出問題,明確需求,進行可行性分析。
企業(yè)在準備應用制造業(yè)ERP系統(tǒng)之前,需要理智地進行立項分析,明確企業(yè)的需求:企業(yè)是不是到了該應用制造業(yè)ERP系統(tǒng)的階段?企業(yè)當前最迫切需要解決的問題是什么,制造業(yè)ERP系統(tǒng)是否能夠解決?制造業(yè)ERP系統(tǒng)的投資回報率或投資效益的分析?在財力上企業(yè)能不能支持制造業(yè)ERP的實施?上制造業(yè)ERP的目的所在,到底為什么?系統(tǒng)到底能夠解決哪些問題和達到哪些目標?基礎管理工作有沒有理順或準備在上制造業(yè)ERP之前讓咨詢公司幫助理順、人員的素質夠不夠高?另外要考慮對此需求,企業(yè)內部是否已經(jīng)形成共識,主要決策人是否給予足夠的重視?然后將分析的結果寫成需求分析和投資效益分析正式書面報告。
(2)確立合理可行的項目實施目標。
在確立目標的過程中企業(yè)必須自省建立制造業(yè)ERP系統(tǒng)的初衷是什么?作為制造業(yè)ERP項目的發(fā)起者或是項目的主管,或是未來項目的負責人,必須將已經(jīng)形成并得到企業(yè)內部一致認同的明確的遠景規(guī)劃和近期實現(xiàn)目標落實成文字,明確體現(xiàn)業(yè)務目標,實現(xiàn)周期,預期收益等內容。這一份文件將是整個項目實施過程中最有價值的文件之一,它既是項目啟動前企業(yè)對制造業(yè)ERP項目共同認識的文字體現(xiàn),也是實施進程中的目標和方向,同時也是在項目實施完成后評估項目成功的重要衡量標準。
2.針對實施過程中可能出現(xiàn)的問題,企業(yè)需要注意并采取的措施主要有:
(1)決策者應當積極參與,全力支持,并組建項目實施組織結構。
企業(yè)一旦確定上制造業(yè)ERP項目,必須得到高層領導的支持。制造業(yè)ERP系統(tǒng)實施所影響到的部門和企業(yè)高層領導應成為項目的發(fā)起人或發(fā)起的參與者。制造業(yè)ERP系統(tǒng)的實現(xiàn)目標、業(yè)務范圍等信息應當經(jīng)由他們傳遞給相關部門和人員。管理者公開表現(xiàn)的對項目的理解與支持對推動項目的進程是十分必要的。
實施制造業(yè)ERP系統(tǒng),人是項目成功很重要的因素。因為實施制造業(yè)ERP系統(tǒng)不只是單純地使用掌握一套計算機軟件系統(tǒng),而是實施一個以計算機為工具的人機交互的管理系統(tǒng)。要使制造業(yè)ERP系統(tǒng)真正有效地發(fā)揮作用,必須有企業(yè)高層領導的充分重視、參與以及必要的組織保證。因此,企業(yè)制造業(yè)ERP項目實施由企業(yè)項目實施領導組直接領導,項目組成員由用戶實施領導組、制造業(yè)ERP實施小組以及軟件公司人員組成。
(2)為使企業(yè)系統(tǒng)運行準確,要認真準備基礎數(shù)據(jù)。
制造業(yè)ERP系統(tǒng)的運行依賴數(shù)據(jù)的準確、及時和完備。可以說數(shù)據(jù)準備工作是整個系統(tǒng)實施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面最廣、最容易犯錯誤并且錯誤代價極大的一項工作。所以一定要提早進行并認真對待?;A資料準備過程就是把企業(yè)的管理方針政策、規(guī)章制度從文本轉換成數(shù)據(jù)的過程。要求數(shù)據(jù)規(guī)范、完整、準確、及時。規(guī)范就是按照制造業(yè)ERP原理對企業(yè)的數(shù)據(jù)進行收集、分析、處理;完整是指收集、整理的數(shù)據(jù)必須滿足系統(tǒng)運行要求,不能缺少,這些數(shù)據(jù)能夠體現(xiàn)企業(yè)制造資源的各種信息;準確就是要符合系統(tǒng)要求,也體現(xiàn)企業(yè)運作要求,否則“輸進來是垃圾,輸出來也是垃圾”。在項目實施過程中很有這樣一句話:“三分技術、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”,這樣強調數(shù)據(jù)就是個原因。所以說,數(shù)據(jù)準備是系統(tǒng)實施過程中最直接、最具體、最關鍵、任務最繁重的一節(jié)。
(3)實施制造業(yè)ERP時,應當同時進行業(yè)務流程再造和管理體系變革。
① 讓業(yè)務驅動制造業(yè)ERP項目的實施。
制造業(yè)ERP系統(tǒng)的項目實施是以業(yè)務和管理為核心的,是為了建立一套以企業(yè)資源計劃為核心的管理體系,因此制造業(yè)ERP系統(tǒng)的實施應當是以業(yè)務過程來驅動的,而不是IT技術。重組整合企業(yè)主業(yè)務流程,可以為制造業(yè)ERP的實施提供良好的實施環(huán)境。
?、?有效控制,變更管理。
項目實施不可避免地會使業(yè)務流程發(fā)生變化,同時也會影響到人員崗位和職責的變化,甚至引起部分組織結構的調整,變更管理所包含的內容相當廣泛,企業(yè)必須以積極的態(tài)度來分析、處理系統(tǒng)實施帶來的變化,對系統(tǒng)上線會影響的人員和部門以及需要協(xié)作配合的部門,及時通報實施進展狀況,最大程度上爭取他們的理解和支持,使企業(yè)實現(xiàn)系統(tǒng)上線的平穩(wěn)過渡。
3.為保證人員素質能適應制造業(yè)ERP實施后的要求,應當進行全員培訓,提高員工管理素質和系統(tǒng)操作能力,并建立完善的規(guī)章制度和操作規(guī)程。
培訓是成功實施制造業(yè)ERP系統(tǒng)的重要因素。制造業(yè)ERP培訓有兩個重要目的:一是增加人們對制造業(yè)ERP相關知識的了解;二是規(guī)范管理人員的行為方式。通過培訓要使企業(yè)的各級管理人員不僅要明確什么是制造業(yè)ERP,它的實施將給企業(yè)帶來那些變化,并明確實施制造業(yè)ERP后各個崗位的人員如何進行新的工作方式。培訓需采用授課和現(xiàn)場培訓的方式進行,將對制造業(yè)ERP理論、制造業(yè)
ERP軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內容進行不同層次的培訓。
制造業(yè)ERP系統(tǒng)實施后,必須建立完善的規(guī)章制度和操作規(guī)程,這是系統(tǒng)不停頓運行的重要保證,沒有制度的約束,業(yè)務的規(guī)范化,網(wǎng)絡安全性、數(shù)據(jù)安全性以及數(shù)據(jù)的正確性就得不到保證,制造業(yè)ERP系統(tǒng)的建設就達不到預期的目的,必然導致系統(tǒng)的癱瘓。所以必須要求企業(yè)員工嚴格按照規(guī)章辦事,按規(guī)程操作。
4. 制造業(yè)ERP實施的成敗也依賴于制造業(yè)ERP軟件是否適合企業(yè)自身情況和管理體系能否建立,所以企業(yè)應當認真選擇軟件供應商與實施伙伴,聘請“外腦”對企業(yè)制造業(yè)ERP管理體系的建立隨時指導。
(1)軟件選型前要認真確定選擇軟件的人選(實踐經(jīng)驗最重要,學術、理論、權威都代替不了實踐經(jīng)驗),界定軟件廠商范圍(國內、國外、大公司、小公司,一定做到貨比三家),考慮軟件的性能(管理功能、技術性能——安全性、速度、可操作性、可擴展性;實施服務質量、廠商合作態(tài)度),結合企業(yè)實際確定軟件的價值范疇,確定與軟件廠商合作,軟件選型時,要充分與企業(yè)的實際情況結合,務必選擇最符合企業(yè)實際情況的軟件。
(2)對于企業(yè),制造業(yè)ERP項目是一個高成本、高風險的系統(tǒng)工程項目,成功率不足30%。對企業(yè)實施制造業(yè)ERP過程進行全程咨詢和監(jiān)理,可以降低企業(yè)在制造業(yè)ERP上的投資風險并大大提高成功率,并可以使企業(yè)在實施過程中少走彎路。 由于“信息不對稱”的客觀存在,造成軟件商在信息化技術方面有明顯優(yōu)勢,而企業(yè)處于相對劣勢(IT技術、軟件技術、技術服務協(xié)議的簽訂等方面)。因此,企業(yè)有必要聘請專業(yè)的第三方進行信息化建設方面的咨詢和對軟件商實施監(jiān)控。
(3)實施制造業(yè)ERP系統(tǒng)的難點在于要建立企業(yè)現(xiàn)代化的管理運作體系,它的完成須借助于有豐富實踐經(jīng)驗、具備現(xiàn)代化管理知識的專家的指導。企業(yè)在這點上一定要舍得投入,充分利用“外腦”的理論優(yōu)勢,對本企業(yè)的流程再造以及管理體系變革進行指導,采納可行性建議,盡快建立自己的管理運作體系。
5.為使制造業(yè)ERP能夠迅速上線,企業(yè)應當加強進度控制,嚴格控制系統(tǒng)實施時間。
制造業(yè)ERP的實施大體上分三個階段:前期主要是基礎數(shù)據(jù)準備,進行標準化;中期進行交接面界定,業(yè)務流程重組;后期是實施適應期,實行手工與計算機并行作業(yè),逐步解決原手工作業(yè)對計算機作業(yè)的不適應性。進度控制過程中,領導必須謀劃得當,意志堅定,監(jiān)督有力,實施項目管理,及時溝通,及時分析過程中偏失的原因,積極尋求對策。把系統(tǒng)實施時間控制在18個月左右,避免制造業(yè)ERP實施效果因實施時間過長而貶值。
6.制造業(yè)ERP能夠持續(xù)發(fā)揮作用,要求企業(yè)領導要有把制造業(yè)ERP項目作為長期的系統(tǒng)工程來實施決心,注意復合型人才的培養(yǎng)。
企業(yè)實施制造業(yè)ERP項目是利用其中所包含的先進的管理思想與管理模式去規(guī)范企業(yè),提高企業(yè)的管理水平和生存發(fā)展能力,而不是企業(yè)要求制造業(yè)ERP軟件,按現(xiàn)行管理方法進行計算機程序設計,來個手工操作大翻版。在實施制造業(yè)ERP項目時,企業(yè)應該建立全局的工程化的概念:實施制造業(yè)ERP項目是一項長期的系統(tǒng)工程,從可行性分析到項目的售后服務,企業(yè)需要投入大量的人力、物力、資金,因此,為提高企業(yè)實施制造業(yè)ERP項目的成功率,必須以工程觀點來對待制造業(yè)ERP的實施。制造業(yè)ERP項目的實施過程,是企業(yè)與軟件廠商之間相互學習與合作的過程,合作的質量直接決定制造業(yè)ERP項目的實施效果與進度。