客戶檔案管理軟件程序的第一階段開展是較大型項(xiàng)目

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　　預(yù)算管理

　　客戶檔案管理軟件根據(jù)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部運(yùn)行機(jī)制的不同，你可能需要跟蹤內(nèi)部預(yù)算的開支項(xiàng)。如果你雇用了供應(yīng)商，那么你肯定希望能夠跟蹤他們對(duì)已確定預(yù)算的花銷情況。

　　預(yù)算可能會(huì)很難管理，因?yàn)楣?yīng)商可以輕易地做手腳。如何管理預(yù)算以及使用何種工具識(shí)別預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)將取決于你所開展的項(xiàng)目的類型和規(guī)模。

　　如果你開展的是小型初期項(xiàng)目，那么你可能只有一些與項(xiàng)目啟動(dòng)相關(guān)的開支以及一些月度固定費(fèi)用。在這種情況下，重要的是跟蹤每月預(yù)算開支和工作量。要確定內(nèi)部或外部的月度開支是否符合或超出預(yù)算，這將是關(guān)鍵。

　　如果你的團(tuán)隊(duì)CRM程序的第一階段開展是較大型項(xiàng)目，那么成本通常都會(huì)有較大變動(dòng)。大型項(xiàng)目的持續(xù)時(shí)間短到若干個(gè)星期，長(zhǎng)至幾年，任何時(shí)長(zhǎng)都有可能。用來管理預(yù)算的工具也可以能會(huì)大為不同;但這里，我們將給出一個(gè)示例，并說明具體部分的價(jià)值。

　　(1)預(yù)算總開支跟蹤：使用這個(gè)工具，你可以看到已分配的總預(yù)算以及已花費(fèi)的金額。泛普軟件根據(jù)項(xiàng)目狀態(tài)的不同，可能需要做出一些明智的決策，確定可用金額應(yīng)該是多少，而這里顯示的數(shù)據(jù)將能幫助你制定最終決策。

　　(2)剩余預(yù)算金額：在項(xiàng)目的任意階段，你都可以查看每筆預(yù)算并了解剩余的預(yù)算金額。

　　(3)每周預(yù)算開銷：查看每周預(yù)算時(shí)間和開支非常重要，這可以幫助你解決預(yù)算管理的難題。首先，通過這種可視化數(shù)據(jù)，你可以將每周開始與項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，確保兩種相符。其次，你還可以為大型項(xiàng)目確定更為重要的預(yù)算決策，比如預(yù)算剩余金額，以及是否可以將剩余金額分配給整個(gè)項(xiàng)目。

　　(4)發(fā)票狀態(tài)：項(xiàng)目經(jīng)理和供應(yīng)商人員通常會(huì)被要求提供常規(guī)預(yù)算之外的發(fā)票狀態(tài)更新情況。使用這個(gè)模板，泛普軟件-客戶服務(wù)管理系統(tǒng)可以為指導(dǎo)委員會(huì)提供由供應(yīng)商提交的任意發(fā)票的日期和金額。

　　(5)項(xiàng)目影響和變更請(qǐng)求跟蹤：這個(gè)模板中的簡(jiǎn)單自動(dòng)化能夠讓你在顯示初始預(yù)算的地方同時(shí)跟蹤項(xiàng)目影響和變更請(qǐng)求。客戶訂單管理系統(tǒng)將這些數(shù)據(jù)加入此電子表格，預(yù)算的總金額會(huì)相應(yīng)增加，這樣，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)便可以使用預(yù)算總金額來評(píng)估預(yù)算狀態(tài)。

　　(6)總預(yù)算狀態(tài)：客戶服務(wù)管理系統(tǒng)將所有數(shù)據(jù)項(xiàng)加入預(yù)算電子表格后，你就能立即看出項(xiàng)目超出或低于預(yù)算的百分比。

　　項(xiàng)目規(guī)模越大，預(yù)算使用不合適的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)越高。在大型項(xiàng)目中，存在這樣的風(fēng)險(xiǎn)：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)花費(fèi)80%的預(yù)算，卻只實(shí)現(xiàn)了10%的功能。一旦發(fā)生這種情況，實(shí)施團(tuán)隊(duì)將舉步維艱，因?yàn)樗麄円呀?jīng)向用戶群做出了承諾，但是項(xiàng)目花費(fèi)的成本卻持續(xù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出之前的預(yù)期。

　　最終，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)需要了解的最重要的事情是及時(shí)掌握任何時(shí)刻的預(yù)算狀態(tài)。無論是總開支狀態(tài)、將要花費(fèi)的開支，還是當(dāng)前周將投入的時(shí)間，找到提供此類信息的機(jī)制才是關(guān)鍵。