協(xié)同辦公管理軟件選型時的五大注意點

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2010年初始，我國國內第一份針對中國企業(yè)信息化成熟度現狀的調研報告《2009年中國企業(yè)信息化指數調研報告》新鮮出爐。報告對我國企業(yè)信息化20多年的歷程做了詳細的調研和分析，它指出：2009年中國企業(yè)信息化綜合指數為40.46，整體信息化成熟度仍處于中等線下狀態(tài)。阻礙企業(yè)信息化發(fā)展的原因主要有這幾個方面：企業(yè)對其所處的業(yè)務發(fā)展階段和信息化應用階段的關系認識不清晰企業(yè)信息化應用范圍小，主要集中在財務、簡單的物流、供應鏈這樣的領域，而大量的領域沒有信息化;企業(yè)IT治理欠佳，企業(yè)中高層管理人員信息化和程度低等，目前信息化主要是基層人員在用，而真正信息化能夠發(fā)揮作用的，對企業(yè)絕對能夠發(fā)揮作用的中高層人員，其實對信息化的參與度非常之低，這也導致了信息化成熟度偏低。　　

企業(yè)信息化有四個發(fā)展階段：基礎應用階段、關鍵應用階段、擴展應用階段、整合應用階段。目前中國的企業(yè)信息化發(fā)展階段，主體是處于擴展應用優(yōu)化的階段。企業(yè)面臨著怎么去擴展信息化應用的問題，從原來的單點應用，或者是某一兩條線的應用全面擴展到面的應用。怎么樣讓中高層參與信息化的應用，也是非常重要的，提高企業(yè)中高層人員的信息化應用參與度對于提升信息化的成熟度作用不可忽視。協(xié)同應用就是一個可以快速擴展企業(yè)信息化應用范圍的應用之一。協(xié)同應用是基于全民的應用，目前，協(xié)同辦公管理應用以其簡單易用、高效協(xié)作、全員應用的特征，已經發(fā)展成為企業(yè)信息化的基本構架。根據計世資訊(CCW Research)的研究報告《2009-2010年中國協(xié)同軟件市場發(fā)展趨勢研究報告》研究表明， 2009年中國協(xié)同辦公軟件市場同比增長48.7%?？梢娖髽I(yè)用戶對協(xié)同軟件的需求非常旺盛。

中國有句古語說的好：授人以魚不如授人以漁。針對目前市場上涌現出的五花八門的協(xié)同軟件，這里向大家簡單介紹一下企業(yè)在選擇協(xié)同管理軟件時應該注意的幾點：

1. 究其本源，選軟件就是選思想

萬事萬物的生成都不是空尋來風，必有其生成的本源。人們根據能量轉化原理發(fā)明了蒸汽機;根據人眼的殘留效應發(fā)明了電視機;根據流動力學的原理發(fā)明了飛機。問渠哪得清如水，為有源頭活水來，協(xié)同辦公管理軟件當然也不例外，它的存在和盛行也必有一套強大的理論系統(tǒng)做支撐。目前市場上對協(xié)同管理軟件生成源頭做出最科學嚴謹解釋的應該是OA軟件軟件。它認為協(xié)同管理軟件是以“組織行為學”為源頭，進而對組織行為中的角色、事件、資源、流程、規(guī)則、狀態(tài)、結果等要素進行管理。根據中國特有的“柔性”文化特點和西方特有的“剛性”科學管理方法有機結合起來，OA軟件還剛柔并濟的“二元化管理”模式，創(chuàng)造了“情、法、理”和諧統(tǒng)一的協(xié)同管理新境界。

2. 理性選型，從企業(yè)切身需要出發(fā)

很多企業(yè)在選型會犯類似這樣一個錯誤，這里舉一個小例子說明：

企業(yè)決策者： 我們企業(yè)目前需要解決的核心問題是因為部門較多導致協(xié)同工作量巨大、因為異地管理導致溝通不暢、審批效率低，管理難度加大等問題。

軟件推銷員A: 我們XX軟件，就是專門解決類似于您這種管理溝通協(xié)作難題的。我們通過“表單+流程”的固定模板協(xié)同，可以將原來常用的表格轉移到協(xié)同辦公平臺上，從而實現全部網上填寫與發(fā)送，員工就不用再“千里傳真”了，能省下不少辦公費用。而且我們還將審批流程固化，這樣相關部門管理者就可以根據規(guī)范流程，逐步審批了。所以您不管身處何地，只要接入網絡登陸我們XX軟件，就可以輕松掌控企業(yè)一切的情況，您的問題也就迎刃而解了。同時我們xx軟件價格也比較合理，是性價比相當高的一款軟件。

軟件推銷員B: 我們XX軟件，功能很多，除了有日常管理的版塊還有企業(yè)商品采購、商品進出口管理、客戶關系管理等眾多版塊，真所謂是“xx軟件在手，賺錢再也不愁”。因為我們xx軟件功能眾多，價格就相較于其它軟件高一些。

企業(yè)決策者聽完兩家軟件銷售者的介紹，思來想去，覺得軟件B雖然價格貴，但是功能多，最終花重金購買了軟件B.結果效果并不理想，原本想要解決的核心問題仍然存在。

從上面的例子我們不難發(fā)現，面對商家的各種忽悠，消費者在選型時缺乏理性，是導致軟件選型失敗的最主要原因之一。企業(yè)選軟件要“對癥下藥”，所謂對癥下藥就是要根據企業(yè)的真實需要，迫切需求選擇最適合最有效的解決方案。雖然有些軟件廠商的產品功能很豐富，但是企業(yè)自身的核心需求只有那么多，如果為了一個10萬元的需求去買一個100萬元的功能，那么多出來90萬元的功能就是食之無味，棄之可惜的雞肋。

3. 全員普及，軟件是否簡單易用

目前市場上很多軟件產品操作起來異常復雜，通常僅單單教會企業(yè)決策者一方熟悉掌握就需要花費很長一段時間，更不要說讓企業(yè)全體上下浩浩蕩蕩的大隊伍去熟練運用。很多企業(yè)在選擇完協(xié)同軟件之后卻因為實時操作太復雜無法全員化使用而最終放棄。OA軟件軟件就是一款既簡便又方便實用的協(xié)同辦公管理軟件，經過10幾分鐘的簡單學習，就能掌握主要操作方法。它基于組織行為學原理，采用“表單+流程”的規(guī)范流程，既能完成剛性的流程化審批(剛性管理)，又能依據現實的情況在剛性流程的基礎上進行“加簽”“會簽”“意見振蕩”等柔性的調整(柔性管理)，還可以根據審批的實際執(zhí)行情況對流程做出調整和優(yōu)化，進行流程再造，實現“剛柔相濟”的有機結合，簡單易用具有很強的可操作性，是實現企業(yè)全員信息化的最佳拍檔。

4. 將遇良才，選軟件也是選伙伴

客觀的說，選軟件在很大程度上也就是選合作伙伴。也只有真正有實力的務實的軟件廠商才能向它的客戶提供優(yōu)質的產品和優(yōu)質的服務。OA軟件軟件作為協(xié)同管理軟件領域里的旗幟廠商，始終堅持將解決客戶的切身需求作為企業(yè)第一要務，8年來兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，只做產品，不作秀，也因此取得了“協(xié)同辦公軟件領域連續(xù)五年市場占有率第一“的不凡成績。事實證明：只有腳踏實地才能贏得市場，金杯銀杯都不如客戶的口碑。

5. 與時俱進，軟件是否適合企業(yè)的長期發(fā)展需要

很大一部分企業(yè)在選擇協(xié)同軟件時，只知道一味的殺價，卻忘了考慮自己選擇的這一款軟件是否適合企業(yè)的長期發(fā)展需要。所以很多企業(yè)吃虧上當就是因為選擇了低于市場價很多的協(xié)同軟件，只看到眼下省出的這點錢，卻看不到身后要填的無底洞。每一個企業(yè)不管大小都有自己的戰(zhàn)略目標和方向，這一目標可能在短期內無法實現，需要一個量的積累才能化繭成蝶達成一個質的飛躍。協(xié)同軟件作為企業(yè)成長和管理的助推器，就必須也具備這個“與時俱進”的能力，而不是用個一年兩載就以跟不上企業(yè)發(fā)展的腳步，提前“下崗 ”了。所以消費者在選擇協(xié)同軟件時一定要根據企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略，選擇能長期輔佐自己的“妻子 ”。

上述針對協(xié)同軟件選型時的拙見，希望在您發(fā)愁該如何選擇協(xié)同軟件時有所幫助。