協(xié)同辦公企業(yè)需要主動出擊

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編者按：
辦公自動化正在從傳統(tǒng)的“文檔處理”向“辦公門戶”、“流程化”、“知識化”演變。在這股變革的大潮中，企業(yè)應該主動出擊，定制自己的協(xié)同辦公平臺。

辦公自動化正在從傳統(tǒng)的“文檔處理”向“辦公門戶”、“流程化”、“知識化”演變。在這股變革的大潮中，企業(yè)應該主動出擊，定制自己的協(xié)同辦公平臺。

作者:么黎明

OA系統(tǒng)（Office Automation 辦公自動化）對企業(yè)來說，應該是僅次于財務系統(tǒng)的最早應用系統(tǒng)。在漫漫二十多年的發(fā)展過程中，辦公自動化基本上沒有什么大的變化，它不像ERP那樣大起大落，也不像HR（人力資源管理）、CRM（客戶關(guān)系管理）等那樣異軍突起。辦公自動化在企業(yè)中始終扮演著關(guān)鍵卻默默無聞的角色。

但是，辦公自動化的理念也在潛移默化地轉(zhuǎn)變著。特別是近幾年，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，辦公自動化也從傳統(tǒng)的“文檔處理”等開始向“辦公門戶”、“流程化”、“知識化”演變。

對于企業(yè)來說，要不要去追隨這股變革的大潮？還是墨守陳規(guī)，繼續(xù)著傳統(tǒng)的辦公自動化呢？

不要讓OA成為企業(yè)的慢性病

企業(yè)信息化從辦公自動化開始，然后，漸漸的被各種新的概念與系統(tǒng)所沖淡，一個企業(yè)也許很早就上了辦公自動化，后來又開始上ERP，再后來開始上CRM、eHR、SCM等。那么，有沒有回過頭來看一下，辦公自動化是否成功，現(xiàn)在是否在發(fā)揮它應該發(fā)揮的效益呢？辦公自動化系統(tǒng)對企業(yè)的發(fā)展有沒有起到促進的作用呢？據(jù)統(tǒng)計，一套辦公自動化系統(tǒng)的壽命大都在3-5年之間。如果不能隨著企業(yè)的需要不斷的演進，那么，很可能就像慢性疾病一樣困擾著企業(yè)。它拖得時間越久，造成的損失越大，同時也越難治愈。

在應用辦公自動化的最初一段時間，辦公自動化的作用是有目共睹的：提升辦公效率，降低辦公成本。辦公自動化最初的目標就是提升辦公效率，降低辦公成本，可以說，這時的辦公自動化是成功的，是有效果的。隨著企業(yè)信息化的不斷提升，更多的應用系統(tǒng)不斷被引進到企業(yè)當中，漸漸地，某些原本在辦公自動化系統(tǒng)中的功能，在其它的應用系統(tǒng)中也被引入進來，而且，由于技術(shù)先進，往往比原來辦公自動化中的功能更強大、更有益于企業(yè)。因此，不知不覺，企業(yè)中的信息開始出現(xiàn)重復，員工開始不知所措，因為一件事情往往需要他們在幾個系統(tǒng)來回穿梭。同時，漸漸的，辦公自動化的功能開始被淡化，久而久之，辦公自動化就成了我們現(xiàn)在經(jīng)?？吹降拇~：收發(fā)文系統(tǒng)、文件審批系統(tǒng)等。

辦公自動化要擺脫這種困境很不容易，因為用得久了，就成了習慣，雖然可能是一些不好的習慣，但是想要改變它就要花更大的力氣。

辦公自動化沒有發(fā)揮最大效益？

辦公自動化系統(tǒng)的采購與建設不是困難的事情，因為一直以來，市面上都有數(shù)不盡的辦公自動化系統(tǒng)供企業(yè)來選擇。這種絕對的賣方市場在一定程度上湮沒了企業(yè)真正的需求。辦公自動化系統(tǒng)的提供商可以大致分為兩種：一種是提供即插即用的辦公自動化軟件，只要裝上，企業(yè)就可以使用了，企業(yè)用不著根據(jù)自己的需求來設計。當然，企業(yè)也無法自行設計，因為這樣的系統(tǒng)根本就不支持。另外一種是提供一個平臺，企業(yè)想怎么用那就自己去研究。想用好，就要花大量人力來做，否則就只能用來發(fā)發(fā)郵件。

正因為這樣，最初企業(yè)選擇辦公自動化系統(tǒng)可能只是單單看中了幾個功能，能夠解決一些問題就上馬了，根本沒有從內(nèi)部深層次的需求去分析。不清楚企業(yè)到底想通過辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)什么目標，是企業(yè)辦公自動化沒有發(fā)揮出最大效益的最根本原因。

要將OA與協(xié)同聯(lián)系起來

一個企業(yè)，無論是金字塔形的組織架構(gòu)，還是扁平化的組織架構(gòu)，都不可避免的遇到信息傳遞的問題。從最典型的金字塔形的組織架構(gòu)來看，這種組織強調(diào)工作的專業(yè)化分工，一條是“指揮鏈條”，由上而下，一條是“責任鏈條”，由下而上。這種組織架構(gòu)的弱點在于，會出現(xiàn)“信息截流”的現(xiàn)象?！案粜腥绺羯健?，不同工作類型部門間的信息交流“門檻”較高。這就易出現(xiàn)“信息截流”的現(xiàn)象，造成不協(xié)調(diào)，效率低落，對外界變化的總體反應遲鈍。

要打破這種局面，就要求在組織中強調(diào)協(xié)同。目前，比較成熟的對協(xié)同的理解可以這樣描述：

流程協(xié)同：強化跨部門、跨組織的流程自動化。依靠全面的協(xié)同處理邏輯與相關(guān)工具，實現(xiàn)高效的處理工作流程與數(shù)據(jù)流程，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務管理流程，并支持企業(yè)內(nèi)部流程與跨企業(yè)的商務流程的交互，實現(xiàn)現(xiàn)代延伸型企業(yè)的協(xié)同商務?，F(xiàn)在的辦公自動化流程已經(jīng)不是簡單的公文流轉(zhuǎn)、請假、開會等流程，更多的需求是與企業(yè)業(yè)務有關(guān)的銷售、研發(fā)、采購、生產(chǎn)的流程。那么您可能會問，我的ERP干什么呢？ERP還是ERP，只是新一代的辦公自動化系統(tǒng)應該與ERP整合，讓管理者不用進到ERP里面，在辦公自動化的桌面上就可以輕松處理ERP中的流程。

人員協(xié)同，人員協(xié)同的終極目標就是“零距離”。員工之間的溝通越簡單、越方便，企業(yè)的工作效率越高。通過提供綜合通訊、文檔交換以及電子會議等群組協(xié)作環(huán)境，建立虛擬團隊管理模式，結(jié)合以人為中心的知識應用與流程管理體系，最大限度地強化人員之間的溝通，協(xié)調(diào)團隊的行為，密切人際交往與商務關(guān)系。

知識協(xié)同，通過提供綜合文檔管理、動態(tài)數(shù)據(jù)處理與企業(yè)信息門戶，高效整合分散于企業(yè)內(nèi)外的各類文檔、數(shù)據(jù)資料與其他信息，挖掘信息的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，增加信息可理解性與再加工能力，使之成為高附加值的知識資產(chǎn)。

應用協(xié)同，通過提供具有高度擴展能力的企業(yè)協(xié)同應用平臺，可方便快捷地開發(fā)、實施與集成各種應用系統(tǒng)，使之相互配合，成為個性化的綜合解決方案。并通過不斷的功能擴充與系統(tǒng)升級，實現(xiàn)漸進式信息化，滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展的要求。

可見，協(xié)同辦公是辦公自動化軟件的大勢所趨。也正因此，當今的辦公自動化軟件幾乎都開始打協(xié)同這張牌。幾乎是一夜之間，以前的辦公自動化軟件都在前面加上了幾個修飾詞，比如“協(xié)同辦公自動化”、“知識型辦公自動化”、“智能辦公自動化”等等。那么，這些軟件是否真的是“名副其實”，還是“換湯不換藥”呢？企業(yè)該如何去選擇？

企業(yè)是等還是主動出擊

任何新鮮事物從出現(xiàn)到成熟，都要經(jīng)歷一個時期。同樣辦公自動化軟件的轉(zhuǎn)變，也要有個過程。隨著企業(yè)信息化的發(fā)展和成熟，目前很多企業(yè)的OA都已經(jīng)遠遠超出了傳統(tǒng)OA的范疇，這些改變大部分是通過企業(yè)自己增加的功能或者整合來實現(xiàn)的。集成了人、財、物、信息、知識等諸多企業(yè)的資源，逐步成為一個員工辦公、中層管理、領導決策的知識協(xié)同的平臺。有些企業(yè)使用的OA更是融合了協(xié)同、知識管理、門戶等精髓.

對于正處在新舊辦公自動化系統(tǒng)選擇的十字路口上的企業(yè)，我建議及早下定決心，不要等，如果等的話，企業(yè)真的可能患上“慢性病”，病的越久，越難治愈。

我在不同的企業(yè)中也遇到過一些IT主管，他們都有一肚子的苦水，主要有幾種情況：第一集團在若干年以前全部采用了一套辦公自動化系統(tǒng)，雖然使用上越來越覺得不方便，但沒有辦法，要統(tǒng)一行動，雖然看到一些很適合自己公司的辦公自動化系統(tǒng)，但是卻不能“擅自作主”。第二已有系統(tǒng)中的流程已經(jīng)成熟，不敢輕易轉(zhuǎn)換平臺。第三技術(shù)架構(gòu)限制，Java還是.net只能從一而終。當然這里還有許多其他的原因。

是等還是主動出擊，只有企業(yè)自己決定。如果讓我來選擇，我會選擇主動出擊。

構(gòu)建企業(yè)自己的協(xié)同辦公平臺，你準備好了嗎

主動出擊做什么？去選一套辦公自動化系統(tǒng)來替換現(xiàn)有的這一套嗎？當然不是這么簡單，如果是這樣，那么明年或者后年，你還要面臨今天同樣的問題。

企業(yè)首先要做的是什么？我建議先找一些辦公自動化系統(tǒng)提供商來給自己洗洗腦。充分了解市場上各種辦公自動化的新的理念。接下來深思一下，自己的企業(yè)有什么是要在5年之內(nèi)要做的，信息系統(tǒng)如何來輔助，能否和辦公自動化系統(tǒng)銜接。最后，才是看系統(tǒng)，認真地多選幾家。

但是，請時刻的提醒自己，從現(xiàn)在開始，您是要構(gòu)建自己企業(yè)的協(xié)同辦公平臺，不是去買一個現(xiàn)成的軟件產(chǎn)品。辦公自動化中的流程與功能個性化非常強，每個企業(yè)都不一樣，不像ERP中的流程，采購、收貨、入庫、生產(chǎn)、出貨等有一定的標準。因此，無論什么企業(yè)采用SAP都可以，只要你有預算。辦公自動化系統(tǒng)不一樣，它與你的文化、你的組織、你的辦公流程緊密聯(lián)系，因此，你需要一個可自定義復雜流程的辦公自動化平臺。

信息化的路途很漫長，但是不能一成不變，能夠根據(jù)自己企業(yè)的需求不斷更新、完善的辦公自動化系統(tǒng)才是企業(yè)真正需要的。