協(xié)同辦公 科學管理

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塔里木油田公司隸屬于中國石油天然氣股份有限公司，是一家集油氣勘探、開發(fā)、煉化、銷售和科研為一體的大型國有石油企業(yè)，是西氣東輸工程的天然氣主要資源地。目前擁有員工總數(shù)12000多人，資產(chǎn)總量255億元，建成原油生產(chǎn)能力630萬噸/年、天然氣生產(chǎn)能力130億立方米/年。2006年油氣當量將突破1600萬噸而躋身中國石油三大地區(qū)公司。

協(xié)同需求

內(nèi)部協(xié)同辦公。以前新疆塔里木油田內(nèi)部辦公溝通方式主要以小范圍面對面交談或者召開各種會議為主。溝通方式比較傳統(tǒng)，受時間和人員等各方面的影響較大，且溝通內(nèi)容無法完整記錄，給日后查詢帶來了困難。信息之間的關聯(lián)性較差，無法實現(xiàn)信息共享，也無法很好地管理部門知識，致使協(xié)同工作及管理缺乏規(guī)范性和科學性。因此企業(yè)需要借助先進的信息技術，利用協(xié)同辦公系統(tǒng)來實現(xiàn)科學、方便的內(nèi)部協(xié)同辦公。

項目管理。由于企業(yè)缺乏對項目管理的系統(tǒng)工具，需要建立獨具特色的工程項目管理辦法，借助信息化系統(tǒng)建設對塔河油田采油一區(qū)承擔的各種工程，實施全程化的管理，以確保各個項目均能保質(zhì)保量、按期完成交付用戶使用。另外，項目結束后也需要系統(tǒng)提供詳細的項目管理文檔記錄，保證知識的積累和復用，實現(xiàn)一整套包括項目規(guī)劃、建立、進展和記錄的、系統(tǒng)的項目管理流程。

移動及異地協(xié)同辦公。由于企業(yè)存在輪休機制（連續(xù)工作2個月休息一個月）及廠領導經(jīng)常性出差，因此塔里木油田對異地、移動協(xié)同辦公及異地審批公文的需求比較突出。這種輪休制度要求有一套管理系統(tǒng)可以讓管理者無論是在家還是出差都和在廠區(qū)一樣，能夠方便地解決工作中的各種問題。

點擊科技協(xié)同解決之道

針對塔里木油田的具體情況和實際需求，點擊科技為其部署了包括競開協(xié)同之星（GK-Star）、競開協(xié)同服務器（Geneking Collaboration Sever）和應用整合在內(nèi)的競開協(xié)同應用平臺。該平臺是一套典型的跨地域協(xié)同辦公解決方案，能夠讓員工之間實現(xiàn)良好的協(xié)同辦公。

平臺中GK-Star是一套高度集成的客戶端協(xié)同辦公平臺，具有綜合通信、協(xié)同工作、關系管理三大核心功能和多種應用整合:

商用即時通信。GK-Star集成了電子郵件、即時通信、手機短信、語音對話、IP電話、視頻以及加密文件傳輸?shù)燃夹g，并與事務關系管理功能配合，是一個先進的通信平臺。塔里木油田公司通過這些功能使得員工之間可以實時保持聯(lián)系。

協(xié)作區(qū)。協(xié)作區(qū)是GK-Star的主要功能實現(xiàn)手段，它是多人溝通的工具，不受時間、網(wǎng)絡和地域的限制，能夠支持多人、團隊和組織協(xié)作辦公并且實現(xiàn)了工作中的項目管理。目前提供文件共享、日程共享、團隊討論板、名片共享、白板工具五種工具。

通過項目協(xié)作區(qū)，公司領導可以實時查看公司各個項目的進度情況，從而可對公司的各個項目都有一個實時的掌握。

協(xié)同收益

由競開協(xié)同平臺構建的該公司協(xié)同辦公解決方案，實現(xiàn)了依托信息化進行科學管理、提高業(yè)務效率、充分利用資源的原定目標，為客戶帶來了以下收益:

提高工作效率。方案有效地解決了公司各部門實際工作中的溝通、協(xié)作問題，大大提高了工作效率。通過該平臺，公司領導能夠隨時了解員工的工作進度，聽取人員匯報，安排工作日程等，員工之間同樣可以隨時針對工作任務、工作方式等問題展開討論。提供了一個高度互動、個性化的工作環(huán)境。通過此協(xié)同辦公平臺拉近了因公司的輪休制度產(chǎn)生的員工之間的“距離”，真正實現(xiàn)了遠程協(xié)同辦公。

改變了過去單一的電子郵件的工作方式，提供了即時通信、手機短信、協(xié)作區(qū)共享和電子郵件等多種綜合通信手段，同時提供了強大的數(shù)據(jù)關聯(lián)能力，大大提高了信息文檔的查找效率，提高了工作效率。

節(jié)約辦公成本。商用即時通信及協(xié)作區(qū)的使用，使原本需要電話、出差或面談才能解決的問題簡化，借助新型的技術手段，大大縮短了溝通的時間，壓縮了商務成本。

管理方式更先進。平臺具有良好的網(wǎng)絡適應性，能夠適應不同的網(wǎng)絡環(huán)境，公司員工即使出差同樣能夠及時與公司保持聯(lián)系。協(xié)調(diào)各種資源，確保工作任務順利進行。如今，無論員工身處何地，都可以通過即時通信、協(xié)作區(qū)，對其工作狀況進行關注，分配工作任務，了解工作進展，這是全新的動態(tài)團隊管理方式，意味著更充分發(fā)揮出團隊協(xié)作的優(yōu)勢，以取得市場先機。