醫(yī)院OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用案例

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案 例 簡 介

基于對大量行政辦公和醫(yī)院辦公需求的基礎上，面向客戶、以現(xiàn)代管理理論為指導的新一代協(xié)同辦公自動化軟件。希望通過OA辦公自動化平臺，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，從而奠定知識管理的基礎，自如應對電子商務和知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)。××人民醫(yī)院最終選擇了精誠EAS-OA協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)領導可以在任意一點掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運行，從而達到提升管理、防范風險的目的;同時利用精誠EAS-OA作為信息化平臺，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，減少信息孤島，充分發(fā)揮信息化帶來的實際作用。精誠EAS-OA辦公自動化系統(tǒng)融合現(xiàn)代化信息管理手段，推出的一款面向醫(yī)療行業(yè)企事業(yè)單位的現(xiàn)代化辦公管理自動化軟件。該軟件產品技術先進、應用成熟，可以實現(xiàn)信息管理、信息共享、公文處理、文檔管理、業(yè)務流程管理、業(yè)務數(shù)據(jù)的匯總統(tǒng)計、電子郵件等信息化基礎工作，為實現(xiàn)信息化管理、科學決策提供基本保障。為醫(yī)療行業(yè)企事業(yè)單位提供一套全新的軟件系統(tǒng)解決方案，顯著提升醫(yī)療單位的管理水平，提高辦公效率，降低管理成本，從而為單位經(jīng)濟效益的提高發(fā)揮積極作用。

用 戶 名 稱

山西省××人民醫(yī)院

用 戶 類 型

醫(yī)藥

用 戶 簡 介

山西省××人民醫(yī)院始建于1946年，是一所集醫(yī)療、教學、科研、保健、康復為一體的綜合性國家“三級乙等”醫(yī)院。

用 戶 需 求

隨著××醫(yī)院對自身醫(yī)療行業(yè)管理信息化的不斷深入和醫(yī)院本身對信息化管理的要求不斷提高，逐步認識到，由于醫(yī)院中部門繁多，傳統(tǒng)的管理方法往往會造成：

(1)簽核程序繁瑣，工作相互干擾

(2)人工操作難免疏忽與意外，造成遺失、延誤、缺席等

(3)制度制定后不易迅速執(zhí)行

(4)制度調整更加困難重重

(5)人事組織異動，“適應期”較長

(6)難以掌控工作進度，更無法分析流程合理度

(7)紙張表單難以查詢

(8)制度執(zhí)行人為影響大，效率、質量低下。

由于以上因素導致了醫(yī)院整體對外競爭力的降低、工作效率的低下、成本的增加，所以醫(yī)院原來的網(wǎng)絡環(huán)境和技術管理手段逐漸不能適應和滿足新的要求，現(xiàn)在急需搭建一個穩(wěn)定、高效、安全、可管理并可持續(xù)發(fā)展的網(wǎng)絡基礎平臺來承載醫(yī)院的應用。

技 術 路 線

系統(tǒng)結構

完全基于B/S架構：由于采用基于WEB的軟件結構，使得精誠EAS-OA隨處可用隨時可用，實現(xiàn)真正的移動協(xié)同辦公管理。用戶可以在任何具備瀏覽器的機器上通過Internet/Intranet實現(xiàn)了Web上操作。支持通過VPN或申請固定域名方式，可以使出差在外的員工通過Internet隨時訪問公司的OA系統(tǒng)www.easchina.com，隨時聯(lián)系，移動辦公，體現(xiàn)協(xié)同辦公本質所在。

靈活的體系構架：提供與ERP及CRM系統(tǒng)的接口，便于信息系統(tǒng)的集成與整合。為用戶預留可反映其自身管理特色的設置功能，實現(xiàn)了用戶自行定義內部管理體系結構，設置各種管理工作流程，系統(tǒng)參數(shù)全動態(tài)設置等功能。

同時，可以使用戶根據(jù)自己企業(yè)的實際情況靈活選取所需要的模塊，精誠EAS-OA系統(tǒng)獨有的“外連接數(shù)據(jù)庫”處理機制可以將醫(yī)院的erp系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等通過定制接口無縫銜接，實現(xiàn)內部信息系統(tǒng)間的互通、互聯(lián)。

另外，精誠EAS-OA辦公自動化系統(tǒng)還支持與單位的WEB電子商務網(wǎng)站系統(tǒng)的有機集成。是內網(wǎng)、外網(wǎng);辦公自動化與電子商務形成有機的同意整體。

OA功能設計

系統(tǒng)采用全新的Microsoft ASP.Net技術，完全B/S架構設計，包括個人辦公、信息中心、收文管理，發(fā)文管理，事務申請，檔案管理，會議管理，電子郵件，待辦事項，日程安排，資產管理，辦公用品，公共信息，陽光采購，車輛管理，人事管理，系統(tǒng)管理等，實現(xiàn)了公文檔案一體化管理，并具備強大的文檔查詢功能。

個人辦公：通過員工自定義桌面方便用戶的日常工作管理，重點包括個人郵箱、待辦事宜、日程安排、工作管理、業(yè)務申請、待辦文件、業(yè)務審批、個人風格、消息機制等模塊，快速建立高效、協(xié)同的電子辦公模式;

信息中心： 信息中心包括欄目管理、信息發(fā)布、信息瀏覽三大部分功能。各用戶可以根據(jù)自己的實際需要自行進行欄目的分級設置。并根據(jù)管理規(guī)定設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)內部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信息的統(tǒng)一上傳管理;

計劃管理：計劃安排實現(xiàn)對日常工作計劃的安排、下達、負責人員的指定，同時支持進行計劃的再分解操作，實現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理，實現(xiàn)對于工作任務進度、工時進度、任務進度的多種跟蹤檢查和工作日志的管理;

公文管理：實現(xiàn)了單位內部發(fā)文起草、發(fā)布來文登記、根據(jù)預先設置的公文辦理流程，各環(huán)節(jié)的辦理功能定義，可以實現(xiàn)公文的各項辦理工作，包括擬制公文、公文辦理、公文登記、公文催辦、公文跳轉、歸檔銷毀、公文查詢、密級管理、模板維護、流程設置、公文類別設置等;

文檔管理：通過對于單位內部文檔庫的分類定義，權限劃分，建立單位內部文檔資源庫，各相關人員可對在授權范圍內的文檔目錄進行相應的發(fā)布、瀏覽、修改、查詢和下載等操作;

事務申請：系統(tǒng)本身提供了8種定制格式的申請審批類型，同時支持用戶根據(jù)日常辦公的實際情況，自定義其它的申請、請示、報告等，通過設置相應的流轉路徑，實現(xiàn)申請審批的自動化，管理者可以對需要自己進行審批回復的各類申請、請示、報告進行相應的審批、回復、填寫意見等操作。

陽光采購：實現(xiàn)了醫(yī)院采購的透明，透明，再透明;包括物品公示、采購公示、物品類別定義等功能單元，對采購部門所有采購的商品名稱、數(shù)量、價格、時間、經(jīng)辦人等le="WORD-BREAK: break-all; LINE-HEIGHT: 150%" align="left">

人事管理：包括人員檔案管理、調動分配管理、離職管理、及各種查詢統(tǒng)計，可以實現(xiàn)對單位員工人事信息、崗位調動變化的管理查詢功能，考勤管理由簽到、簽退、請假/銷假、加班申請、統(tǒng)計查詢等模塊組成，可以對單位員工的考勤情況一覽無余。

會議管理：對于單位會議室安排進行預約申請，登記，使用情況查詢，根據(jù)參加范圍自動發(fā)送會議通知郵件。打印會議通知等功能可以降低會議管理人員的工作強度，對于各類會議精神、決議的登記，相關文件的上傳管理，可以使單位會議管理井井有條，便于日后對于會議決議執(zhí)行情況的跟蹤管理。

資產管理：由資產檔案管理、使用歸還管理、查詢統(tǒng)計等功能模塊組成，可以使管理者隨時對單位內部資產分布情況、使用情況做到一目了然，同時，通過資產領用責任到人的設計，可以明確使用責任人，有效杜絕資產流失。

資料管理：通過系統(tǒng)建立資料管理檔案，支持用戶進行資料借閱的在線申請、回復、借出登記、歸還登記等全自動操作，擺脫了傳統(tǒng)的手工管理效率低下，查找煩瑣等弊端。方便了單位員工對于各類資料的借閱操作。

辦公用品：用戶通過系統(tǒng)可在線填寫采購申請，相關采購管理人員進行采購登記操作，同時通過為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，于需要對辦公用品進行領用的用戶，通過在線查詢、提交申請、相關領導審批、出庫登記完成對辦公用品領用的全流程管理。

車輛管理：對于單位內部車輛建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況，車輛情況，對于出車情況建立申請、審批、登記的流程化管理制度，對車輛使用進行合理安排，可以有效提高車輛的利用率。

報銷管理：對于單位內部的各種用款進行在線提交、審批、報銷登記的管理，降低日常報銷管理工作的工作強度，提高工作效率。支持用戶按部門、款項類別、相關計劃進行相應的統(tǒng)計查詢，方便管理者進行各種分析決策。

項目管理：包括項目監(jiān)測和控制、工作分解結構WBS、工程造價、合同與結算、工程量統(tǒng)計、成本管理、進度管理、資源管理及其下屬模塊組成。在標準應用模式下，系統(tǒng)包含了基于WBS的進度、成本、資源和績效四大項目管理的基本要素，可以完成對項目的監(jiān)測和控制，同時減輕各管理部門的工作量。

薪資統(tǒng)籌：包括薪資項目、薪資定義、薪資表、薪資分析、統(tǒng)籌項目、統(tǒng)籌定義、統(tǒng)籌維護、統(tǒng)籌分析、薪資查詢等模塊組成，實現(xiàn)了對所有醫(yī)院員工工資情況的統(tǒng)一管理。

報表管理：主要完成管理者對在職檔案人員的查詢，查詢條件包括：所在部門、專業(yè)工種、職稱、政治面貌、學歷、性別等等;選中要查詢人員所在的部門，單擊即可，選中之后系統(tǒng)會自動執(zhí)行查詢功能，同時顯示出按此條件查詢出的人員基本信息。

系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理包括審批流程的設置，用戶可自定義各種辦公事務的審批流程，如：請假、加班、用款、報銷、用車、會議室預定、公務接待等等;設置各種公文的辦理流程和辦理權限等。

成 果

實施效益

山西××人民醫(yī)院成功實施精誠EAS-OA辦公自動化系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了醫(yī)院的生產控制信息處理與管理的集合，還能夠為領導提供快速和精確的決策依據(jù);對于普通管理者來說，OA又能為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作，規(guī)范管理，提高工作效率。具體表現(xiàn)如下：

1、靈活的督辦功能：對文件的流轉提供特送、退回、收回功能，提高辦公效率。

2、統(tǒng)一消息服務：通過與外部GSM系統(tǒng)的接口，可以將消息、公文、郵件的重要內容發(fā)送到用戶的手機終端，充分利用手機終端的移動性和實時性。

3、周全的提醒功能：提供待辦收發(fā)文提醒等功能并將公文、郵件的信息發(fā)送到手機中進行提醒，另外提供來件提醒客戶端軟件。

4、簡單、友好的Web風格界面：考慮到計算機應用水平的層次性和中國人的辦公習慣，采用Web風格的界面設計，使整個系統(tǒng)界面友好、美觀，同時極力降低對使用者計算機知識的要求，界面簡單，易學易用，特別適合于政府機關和大型企業(yè)內的信息系統(tǒng)建設。

5、實現(xiàn)檔案電子借閱和全文檢索：結合檔案利用和保密的相應制度，實現(xiàn)文件的電子借閱，并通過靈活的審批設置保證了文件的安全性;

總之，精誠EAS-OA辦公自動化系統(tǒng)是一個動態(tài)的管理工具，在不斷演化和完善的歷程中，加快了企業(yè)的信息化建設進程，促進事務處理流程重組，通過建立、提高業(yè)務能力，取得更多創(chuàng)新和價值。有效提高快速響應能力，增強輔助決策能力，實時共享的信息使決策更快更好，使山西××人民醫(yī)院信息化管理邁上了一個新的臺階。