大數(shù)據(jù)環(huán)境下基于北京OA信息化的文檔管理

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1國有企業(yè)文檔管理的演進

1.1傳統(tǒng)國有企業(yè)文檔管理

隨著企業(yè)信息化的要求，國有企業(yè)的文檔管理雖然實行了電子化、網(wǎng)絡化，但是仍有許多紙質(zhì)文檔占用大量的存儲庫房、櫥柜和文檔架等空間。文檔機構將文檔轉化為知識的能力嚴重不足，這使得原本步入半衰期的文檔資源直接進入休眠期乃至死亡期，進而導致掌握著企業(yè)最有價值信息的文檔機構在數(shù)字化時代不斷邊緣化。雖然文檔機構所收藏資源實現(xiàn)了數(shù)字化儲存，但這些資源長期處于休眠期，并沒有實際價值意義。

1.2基于知識管理的國有企業(yè)文檔管理

隨著數(shù)字化、電子化，網(wǎng)絡化時代的來臨，文檔管理的管理模式經(jīng)歷了實體管理、信息管理、知識管理過程，這演化過程實際是文檔價值的升華與知識內(nèi)涵的拓展過程。知識管理是指通過對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進行有效的識別、全面的收集、科學的加工和充分的運用,并且通過促進知識共享、鼓勵知識創(chuàng)新、實現(xiàn)知識增值，從而來提高企業(yè)的應變能力和創(chuàng)新能力?；谖墨I的梳理，文檔管理與知識管理的研究集中于構建知識管理的要求。筆者認為企業(yè)文檔是企業(yè)重要的知識資源，是企業(yè)知識管理的基礎；同時，文檔管理是保護企業(yè)知識產(chǎn)權的有力武器。知識管理是實現(xiàn)隱性知識價值的途徑，而文檔管理是對顯性知識的管理。從文檔管理與知識管理的性質(zhì)來看，文檔管理是使歸檔文件的有序化和結構化，實現(xiàn)文檔的利用價值；而知識管理是通過對文檔的收集、加工、利用、編研和信息化管理等手段，將文檔轉化為知識資源。從文檔管理與知識管理的共同性質(zhì)來看，它們都是對信息資源進行加工，提取出有價值的信息，為企業(yè)提供服務。

1.2.1文檔管理模式的轉變

傳統(tǒng)的文檔管理是以紙質(zhì)文件為管理對象，而現(xiàn)在多以電子文件與紙質(zhì)文件互為交融的資源為管理對象，并且重視知識管理、知識共享與知識創(chuàng)新。

1.2.2文檔業(yè)務的流程再造

業(yè)務流程再造是企業(yè)管理對組織流程重組的一種管理思想。文檔業(yè)務流程再造是以文檔業(yè)務流程為改造對象和中心，以關心客戶的需求和滿意度為目標，對現(xiàn)有的文檔業(yè)務流程進行根本的再思考和形式的再設計，使得企業(yè)能最大限度地適應新形勢下的現(xiàn)代經(jīng)營環(huán)境。文檔管理的流程再造是以文件管理的流程為基礎，實現(xiàn)文件“產(chǎn)生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀”流程的改造與知識管理的前端控制，流程再造是根據(jù)文件管理的流程實行文件前端控制，主要是對企業(yè)內(nèi)部文檔而言，將產(chǎn)生于職能部門的文檔，經(jīng)過初次加工，送入文檔機構，由文檔人員根據(jù)企業(yè)文檔管理的標準體系進行再次加工，然后進行歸檔，通過數(shù)據(jù)挖掘的知識管理平臺提取知識，最后通過服務平臺提供給用戶。

1.2.3文檔管理人才隊伍的建設

傳統(tǒng)的文檔管理人員的職能是接受、保管、排序、借出、歸檔等基本職能，但是基于知識管理的文檔管理模式中，更要重視知識的產(chǎn)出，重視資料背后隱藏的有價值的知識。這要求作為參與信息管理、知識管理的工作人員提高自己的素質(zhì)與工作能力，掌握管理學和現(xiàn)代企業(yè)管理知識，熟悉企業(yè)業(yè)務流程，同時懂得利用科學技術提高自己的工作效率。

2大數(shù)據(jù)環(huán)境下國有企業(yè)文檔管理面臨的新挑戰(zhàn)

2.1文檔管理模式面臨的新挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代意味著企業(yè)的數(shù)據(jù)量多而且結構化數(shù)據(jù)與非結構化數(shù)據(jù)并重?；谥R管理的企業(yè)文檔管理模式重視知識管理、知識共享、知識創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)到來，對知識管理的模式提出了新的要求?，F(xiàn)有管理模式的收集視角狹隘，而在大數(shù)據(jù)背景下，文檔機構的收藏應多元化發(fā)展，從廣泛視角收集文檔資料，更多關注一些復雜化、碎片化、底層化信息的收集。

2.2文檔業(yè)務流程面臨的新挑戰(zhàn)

目前，我們從文檔流程與數(shù)據(jù)流程兩方面進行文檔管理。我們注重文檔的前端控制，但是只是對文檔產(chǎn)生之前的文件做出簡單鑒定與加工處理。這樣的處理并沒有減輕文檔機構人員的工作量，而是加重了文檔機構重復性鑒定與加工處理。文檔資料的冗余性、復雜性導致了知識提取工作量繁重，提取知識不可靠性。所以對文檔的前端控制來說，文檔產(chǎn)生之前的文檔鑒定方法與文檔的標準化格式是非常必要的，選擇正確的文檔鑒定方法能快速辨別文檔的價值，提高文檔輸入速度，而文檔標準化格式處理是挖掘知識的基礎。

2.3文檔管理人才建設面臨的新挑戰(zhàn)

人才資源是企業(yè)文檔管理的關鍵。傳統(tǒng)的文檔管理模式中，只要求工作人員有歸檔、收集資料、查詢等基本知識，而隨著電子化、網(wǎng)絡化的推進，企業(yè)要求文檔機構人員除了具備基本服務素養(yǎng)，還要懂得信息化技術。但是在大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)文檔管理，這些素養(yǎng)還遠遠不夠，文檔工作人員不僅要懂得現(xiàn)代企業(yè)管理理論，熟悉企業(yè)業(yè)務流程，還要具有數(shù)據(jù)處理能力，能夠運用先進的技術提高工作能力與效率。工作人員要從數(shù)據(jù)的視角看待文檔，以大數(shù)據(jù)理念推動文檔的管理與服務。從管理層來看，要嚴格把關人才選拔；加快文檔人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才。

2.4管理技術支持和服務面臨的新挑戰(zhàn)

技術是企業(yè)發(fā)展的生產(chǎn)力。在基于知識管理的企業(yè)文檔管理模式中，技術是整個模式架構的基石。從整體來看，IT架構布局是整個知識管理平臺的基礎；從局部來看，數(shù)據(jù)挖掘技術是知識提取的核心技術，是整個企業(yè)文檔管理的中心。整個文檔管理的軸心是數(shù)據(jù)挖掘技術，所有的活動都圍繞它開展?，F(xiàn)有文檔管理模式提供的是點對點的個性化服務。在大數(shù)據(jù)背景下，用戶在競爭日益激烈的環(huán)境下需要更多的信息與知識才能做出好的決策，這對國有企業(yè)文檔機構提供的服務提出了新的挑戰(zhàn)。用戶要求文檔機構的服務響應速度更快，信息檢索與查詢更便捷，信息與知識的可理解性更強，并且能夠提供全過程的信息服務。這要求文檔機構在大數(shù)據(jù)背景下的個性化服務不僅提供用戶所需要的信息，還要通過對用戶需求進行分析，提供基于海量分布式資源的精細化知識組織輸出，即實現(xiàn)“信息+解決方案”的一站式服務。

3基于知識管理的國有企業(yè)文檔管理的優(yōu)化途徑

為了應對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)，我們可從兩個方面解決基于知識管理的文檔管理的問題。

3.1基于知識管理的文檔管理模式的改進文檔

管理工作的開展需要兩方面的支持。文檔是企業(yè)的寶貴資源，促進企業(yè)的成長，所以知識管理需要管理層領導的支持。管理層要重視、關注企業(yè)文檔管理工作，為文檔管理配備必要資源，從大局出發(fā)，定時提出要求，及時給予工作指導。在人員配備方面，企業(yè)要選用有一定信息素養(yǎng)，掌握一定管理理論的工作人員，同時要具有數(shù)據(jù)處理能力。大數(shù)據(jù)技術能夠解決企業(yè)文檔的電子文檔數(shù)據(jù)儲存提供與調(diào)用速度慢的問題，所以企業(yè)的技術服務部必須從企業(yè)大局出發(fā)，全面建設企業(yè)信息化平臺。從企業(yè)底層的網(wǎng)絡IT架構到面向用戶的信息平臺，技術部的人員要提供一站式技術，為文檔管理部門提供基礎技術支持。另外，在面向用戶的文檔管理平臺上，必須要對用戶進行權限管理，防范企業(yè)泄密的風險。

3.2基于知識管理的文檔管理業(yè)務流程再造

基于文檔管理業(yè)務流程再造，是指我們在文檔前端控制的時候，增加文檔鑒定與文檔格式標準化功能。在文檔鑒定方面，采用徐擁軍學者（2008年）的宏觀鑒定論。它不再采用“時間、來源、職能、內(nèi)容或用戶”之類的具體標準，而是改用更加宏觀且相對抽象的“文件形成機關的社會職能”標準。這種宏觀鑒定標準與方法可以對體積量大的文件進行批處理式的鑒定，提高鑒定速度，進而提高資料收集工作的效率。對于提高企業(yè)文檔輸入工作的效率問題，這就要求企業(yè)建立文檔管理標準化體系。標準化體系分為兩個層次：第一個是數(shù)據(jù)輸入的標準化格式。標準化格式的電子文檔數(shù)據(jù)提高了工作人員對數(shù)據(jù)輸入的效率，同時也利于工作人員對海量標準化數(shù)據(jù)深層次的挖掘。第二個是企業(yè)文檔管理流程的標準化。工作人員嚴格按照標準化流程辦事，落實流程各個階段的責任，防止文檔泄密與丟失等其他突發(fā)事件。知識管理平臺是企業(yè)檔案管理的核心，它的前端是企業(yè)收集的文檔經(jīng)過標準化處理的數(shù)據(jù)，后端是面向用戶的開放性信息平臺。知識管理平臺的核心是數(shù)據(jù)挖掘技術，數(shù)據(jù)挖掘技術是大數(shù)據(jù)時代的一種數(shù)據(jù)處理技術，它指從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的實際應用數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識的過程。數(shù)據(jù)挖掘技術善于發(fā)現(xiàn)文檔海量信息中的精華，有利于有效的知識管理，是實現(xiàn)知識挖掘、知識共享、知識創(chuàng)新的途徑與方法。

4結語

隨著國有企業(yè)規(guī)模的增長，文檔累計量越來越大，在一定程度上符合了大數(shù)據(jù)的數(shù)量大、多種類、高價值的特征。文章對基于知識管理的文檔管理進行文檔前段控制，篩選文檔并對文檔進行標準化處理，以便在知識管理平臺上，通過數(shù)據(jù)挖掘技術，實現(xiàn)知識管理、知識共享與知識創(chuàng)新。