oa無紙化協(xié)同辦公系統(tǒng)

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 　　很多人都知道無紙化辦公的含義，可我們還沒有見到哪個公司真正實現(xiàn)了無紙化辦公。那么無紙化辦公還有提的必要嗎?我同很多人交流過這樣的問題，大家對此還是深有感觸的。

　　人們提的最多一個疑問就是，企業(yè)實施無紙化辦公的手段就是上一套辦公自動化軟件，可實施以后紙張沒有減少，反而用得更多了。有的企業(yè)或者部門的領導計算機應用水平有限，不愿意用計算機來處理一些工作，還樂于用紙張的形式，感覺牢靠一些。甚至部門之間還存在攀比現(xiàn)象，看誰打印的清晰漂亮，你用針式打印機，我就用激光打印機，你是黑白的，我就用彩色的。所以有時候一些領導的喜好導致了大量紙張的浪費。辦公自動化的發(fā)展為節(jié)約用紙甚至無紙化辦公提供了可能性，例如電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)可以很方便地把有關的信息資料提供給需要的各方，當然也可以保存下來，而不必再以紙張作為載體。但良好的愿望不等于現(xiàn)實，現(xiàn)實是：全球辦公用紙仍在以每年4%～7%的速度增長，按照這種速度，再過10年，全球辦公用紙將增加一倍。

　　也有一些人認為無紙化辦公加大了用紙量是暫時的，就如同打拳一樣，出拳前手要先縮回來，然后出拳才能更有力，現(xiàn)在的大量用紙是為了未來的無紙化。此話聽起來有理，細細品味感覺到人們對無紙化的理解是那么的有限。實際上企業(yè)花錢，建立局域網(wǎng)，連上互聯(lián)網(wǎng)就不僅僅是為了省點紙。當然辦公費用可以通過建立辦公自動化系統(tǒng)可以得到不斷降低，可建立系統(tǒng)的出發(fā)點應定位到提高辦公管理水平上來。

　　目前關于辦公自動化的標準還正在形成，很多廠家的產(chǎn)品所包含的內(nèi)容也大不相同。但大家心目中的系統(tǒng)應該包括：公文處理、電子郵件、會議管理、檔案管理、信息發(fā)布、電子論壇、工作管理等內(nèi)容。實際上辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的發(fā)展，內(nèi)容上、形式上都發(fā)生了很大變化。我國的辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公，發(fā)展到今天面向企業(yè)級應用的大型協(xié)同工作管理。國內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)目前已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術的面世，以及網(wǎng)絡通訊技術的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡技術和協(xié)同工作技術為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。隨著21世紀知識經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與機構信息化建設的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。

　　雖然辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)和知識管理等新的管理思想相融合，可當我們在企業(yè)中進行調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，目前還有很多不盡人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。

　　1、對辦公自動化系統(tǒng)的理解差別很大

　　在很多人眼里，辦公自動化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化。實際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動化大有學問，涉及到行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等學科，辦公自動化的應用已成為企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。

　　辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產(chǎn)計劃、技術管理、質量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內(nèi)。

　　前面我們提到的標準問題，即辦公自動化系統(tǒng)包括哪些內(nèi)容，大家眾說紛紜，沒有固定的說法。這樣就導致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動化系統(tǒng)根據(jù)自己的想法賦予一些簡單的功能，形成一個框架，企業(yè)有需求的時候，再加上企業(yè)使用人員提出的功能需求，進行定制開發(fā)。這樣的結果是企業(yè)提啥，軟件公司就開發(fā)啥，盡量滿足企業(yè)的需求。雖然看起來是以客戶為中心，實際上這其中存在很多問題。例如辦公自動化系統(tǒng)應該滲透很多新的管理思想，例如協(xié)作辦公、知識管理、客戶關系管理等等，不要成為手工作業(yè)的翻版。如果只是按照客戶的要求去做，沒有一套好的管理思想去指導企業(yè)的辦公管理，稱不上好的辦公自動化，對雙方都沒有好處。對于軟件公司而言，開發(fā)的難度加大了，不易推廣;對于企業(yè)而言不能借助辦公自動化系統(tǒng)來提升管理，得益相對降低。所以辦公自動化系統(tǒng)不會像財務軟件一樣很容易得到推廣，主要是財務系統(tǒng)有國家的政策和標準支持，有比較規(guī)范的做法可遵循，目前辦公自動化系統(tǒng)還做不到。

　　2、領導和使用人員的思想意識還需提高

　　無紙化辦公要成為現(xiàn)實，改變?nèi)藗兊挠^念和習慣非常重要。在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權威性，是真實可信的，領導人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優(yōu)點：同電腦屏幕相比，對于印或寫在紙上的內(nèi)容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內(nèi)容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。

　　這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來的便利卻更多更多，是原來利用紙張的方式無法比擬的。例如：信息共享的優(yōu)點，使你無論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認同。特別是通過ASP的方式實施辦公自動化系統(tǒng)，也不需要在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡上再安裝復雜的應用程序軟件，只需要在ASP服務提供商取得相應的用戶名和密碼就可以分配給自己的員工來使用網(wǎng)絡辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動化系統(tǒng)在第二代的基礎上，提供了處理各個環(huán)節(jié)的相關知識，確保每一個使用者，都能夠隨時隨地根據(jù)需要，向專家學習、向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機構的整體創(chuàng)新和應變能力。

　　也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統(tǒng)的原因很簡單，就是系統(tǒng)要求輸入很多原始數(shù)據(jù)、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門和個人利益的數(shù)據(jù)，大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統(tǒng)的推行過程中會存在一些阻力，特別是項目要有一把手的參與，這兒提出的一把手不僅僅是企業(yè)的一把手，還應包括各部門的負責人。