用戶如何評估OA的易用性

最近幾年，隨著OA軟件的日漸普及，OA軟件的易用性也受到前所未有的關注。作為成熟OA的重要標志，OA的易用性成為評價軟件質量的重要標準，甚至成為某些用戶選型的關鍵要素，那么如何評價OA的易用性呢？

按照軟件質量國家標準GB-T8566--2001G，軟件質量可以用下列特征來評價：功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可維護特征、可移植特征。其中易用特征則指由一組規(guī)定或潛在的用戶為使用軟件所需作的努力和所作的評價有關的一組屬性。

簡單的說，就是用戶為了使用該軟件付出了多大的努力，做出了什么樣的評價。如果用戶可以很輕松、快捷的使用軟件，那么付出的努力就少，評價自然就高，我們說它的易用性好，反之則易用性差。

對一般用戶來說，很難建立專業(yè)的軟件質量評估體系，特別是軟件的易用性，雖然知道很重要，但是往往不知道從何處著手來評估，只能靠著感覺和印象，有一個大致的感知。如果要正規(guī)一些的話，用戶從以下三個方面來評估，即易理解性、易學習性和易操作性。

易理解性：易理解性是與用戶認識軟件的邏輯概念及其應用范圍所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求軟件研制過程中形成的所有文檔語言簡練、前后一致、易于理解以及語句無歧義。

個人認為，易理解性是軟件易用的基礎，它主要表現(xiàn)在以下三個方面：

1、宣傳資料：宣傳資料應實事求是，言簡意賅，而不是過度包裝，描繪理想化的景象。但是很多軟件為用戶提供的方案書上，為了顯示自己的先進性，堆砌了一大堆抽象、時髦的概念和理論，并片面夸大軟件的作用，好像無所不能，功蓋千秋，花里胡哨的方案書洋洋灑灑上百頁，想以此“震住”用戶，卻搞得用戶云里霧里。

2、功能名稱：功能名稱和圖標應該直接、明了，沒有歧義，容易理解，讓用戶一看就知道是干什么的，而不是猜測其作用。但是很多軟件對用戶特點不夠了解，公文、文件、消息和通告等混淆不清。比如還有的軟件為了標示其“協(xié)同性”，加上了“協(xié)同辦公”功能，這到底是來做什么的呢，進去之后才發(fā)現(xiàn)原來是公文流轉。

3、使用手冊：使用手冊應該站在讀者的角度，充分考慮普通用戶的接受水平，語言直白、描述細致、邏輯清晰，盡量避免專業(yè)術語。由于很多使用手冊是技術人員撰寫的，使用了大量的專業(yè)術語，同時技術人員認為很簡單的操作在電腦水平不高的用戶看來卻無法理解，造成手冊的生澀、難懂。

易學習性：易學習性是與用戶為學習軟件應用(例如運行控制、輸入、輸出)所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求研制方提供的用戶文檔(主要是使用手冊內容詳細、結構清晰以及語言準確)。

易學習的OA要求用戶進入操作界面后一目了然，能夠很直觀、很容易的找到自己要使用的功能菜單，很方便的完成操作。使用手冊也需要站在用戶的角度，每一操作步驟細致、清楚，讓用戶輕松獲得幫助。

易學習是用好軟件的第一步，OA軟件功能簡單，易用性遠勝ERP，所以很多用戶感覺各個OA差不多，但是稍微比較就會發(fā)現(xiàn)差異明顯。

我們用一個比較簡單(常規(guī)功能，100用戶數，電腦水平一般)的OA系統(tǒng)作比較，易用性的OA應允許管理員在3天內做完系統(tǒng)的安裝、初始設置、用戶錄入和權限分配，進行一次培訓后，絕大部分用戶能夠在一天內熟練使用常用功能，一周內熟練使用70%的功能，即一周內讓系統(tǒng)順暢的運行起來。

而不易用的OA通常需要管理員一周的時間來設置，進行一次培訓后，絕大部分用戶還需要至少一周的時間方能用起來常用功能，需要一個月的時間使用70%的功能，即共需一個月的時間才能讓系統(tǒng)真正運行起來。

而在這一個月內，企業(yè)付出的學習成本將是很高的，這包括了時間成本、財務成本、人工成本、硬件成本、精力成本等等，所以降低用戶的學習成本是非常必要的。

易操作性：易操作性是與用戶為操作和運行控制所花的努力有關的軟件屬性。該特征要求軟件的人機界面友好、界面設計科學合理以及操作簡單等。

因為以上特征，操作性強的OA可以讓用戶直接根據窗口提示上手使用，無需過多的參考使用說明書和參加培訓。而操作性差的OA則使用起來磕磕絆絆，別別扭扭。

易操作的OA各項功能流程設計的很直接，爭取在一個窗口完成一套操作，比如發(fā)送文件時，打開發(fā)送文件窗口，即可一次性完成文件類型、標題、內文、附件以及接收者的編輯，然后就可發(fā)送出去。

而有的OA需要先選定文件類型，然后保存，然后再打開文件編輯頁面，造成了重復操作，操作繁瑣，初學者還常常會招不到剛才保存的文件類型，甚至不知道怎么發(fā)送出去，這樣繞來繞去的就把人給繞“迷糊”了。

另外，易操作的OA默認和可選項多，就是允許管理員設置很多默認和可選內容，這樣操作者就盡量避免了過多的手工操作，只要選擇一個選項即可。比如公文流轉中管理員可以把公文模板設置的盡量詳細些，可以設置默認主題和流程，可以設置審批動作，這樣普通用戶只要調出模板，填填空、選選按鈕就可以了。