項目管理辦公室OA辦公系統(tǒng)與項目文化的關(guān)系

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在項目管理中, 項目管理辦公室和項目文化都具有極其重要的地位, 遺憾的是迄今為止還很少有人認(rèn)識到了它們的重要性,項目管理現(xiàn)已成為國內(nèi)外管理學(xué)科研究的熱點(diǎn)之一, 項目管理的重要性也越來越得到人們的認(rèn)可，但把項目管理辦公室和項目文化結(jié)合起來探討研究的就更少了。本文正是基于這樣的現(xiàn)實(shí), 在分別探討項目管理辦公室和項目文化的基礎(chǔ)上, 分析二者的關(guān)系, 提出相應(yīng)的對策建議。

　　一、項目管理辦公室與項目文化概念內(nèi)涵

　　目前各界對于項目管理辦公室的爭議一直沒有間斷, 對于項目管理辦公室的定義也不完全相同, 但目前普遍接受的一種定義是: 項目管理辦公室是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式標(biāo)準(zhǔn)化的部門, 這些標(biāo)準(zhǔn)化的程序應(yīng)該能形成一致和可重復(fù)的結(jié)果, 同時項目成功率是上升的。項目管理辦公室是組織內(nèi)部項目管理最優(yōu)實(shí)踐的中心, 是組織提高項目分析、設(shè)計、管理、檢查等方面能力的關(guān)鍵資源。

　　項目文化則是項目實(shí)施過程中體現(xiàn)企業(yè)形象、宗旨、價值觀和作風(fēng)的一種共識, 它以多種形式形成、存在和發(fā)展。項目文化是企業(yè)文化的具體滲透和延伸,同時也豐富和發(fā)展了企業(yè)文化。項目文化作為項目人共同累積的價值觀、信仰、習(xí)慣、知識、工作方法和行為的一種綜合體來體現(xiàn), 貫徹于項目實(shí)施始終, 使項目動作更為有效, 以期達(dá)到項目的最終目的。

　　二、項目管理辦公室與項目文化解析

　　從項目管理的現(xiàn)狀我們不難發(fā)現(xiàn), 現(xiàn)階段項目管理還存在很大的問題, 要想提高項目的成功率, 絕不能忽視項目組織方面的因素。而要想更好地解決項目組織方面的問題, 成立項目管理辦公室是必然的選擇。此外, 另一個容易被大家忽略的問題就是項目文化, 盡管現(xiàn)在人們已經(jīng)認(rèn)識到了項目管理的重要性, 但是卻極少有人關(guān)注項目文化, 忽視項目文化往往是造成項目失敗更為深層次的原因。

　　1、項目管理辦公室的功能及作用

OA辦公系統(tǒng) 的功能主要有以下6 種: 開發(fā)和維護(hù)項目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法、項目歷史文檔管理、提供項目行政支持、提供人力資源協(xié)助、提供項目管理咨詢和指導(dǎo)、提供或安排項目管理培訓(xùn)?！?/span>

項目管理辦公室是給項目進(jìn)度報告、項目計劃、風(fēng)險管理、第三方參與管理、動態(tài)控制、質(zhì)量控制提供指導(dǎo)和輔助管理, 使得項目計劃能夠得到切實(shí)有效的執(zhí)行, 減少項目風(fēng)險。

　　2、項目文化的功能及現(xiàn)實(shí)作用

　　(1)項目文化的功能。在項目組織中, 組織層級較少, 管理幅度增寬, 結(jié)構(gòu)趨于扁平化, 授予團(tuán)隊成員更大的權(quán)力; 同時, 項目團(tuán)隊的正規(guī)化程度較低, 具有較小的組織剛性。這些都要求文化提供共同的價值觀體系, 從而項目成員朝共同的目標(biāo)努力。項目文化的功能主要體現(xiàn)在以下方面: ( 1) 導(dǎo)向功能。指通過項目團(tuán)隊成員行為的價值取向、行動目標(biāo)和建立規(guī)章制度, 使成員的個體思想觀念和追求與項目目標(biāo)相一致, 把實(shí)現(xiàn)項目目標(biāo)變成項目團(tuán)隊成員的自覺行動; ( 2) 凝聚功能。以項目目標(biāo)為凝聚點(diǎn), 團(tuán)體意識為凝聚力, 共同思想為凝聚劑, 使項目團(tuán)隊成員上下左右團(tuán)結(jié)一致, 關(guān)心項目的成功成為一種強(qiáng)烈的心理需求, 增強(qiáng)項目團(tuán)隊成員的歸屬感和榮譽(yù)感; ( 3) 應(yīng)變功能。文化具有相對的穩(wěn)定性和持續(xù)性特征。而項目所處的環(huán)境不斷變化, 故其文化要富靈活性, 不斷適時地更新文化形態(tài), 適應(yīng)外部環(huán)境的變化。

　　(2)項目文化的作用。建設(shè)健康的項目文化, 有利于改變現(xiàn)有項目管理中流程運(yùn)作不暢、管理效率低下等問題, 其現(xiàn)實(shí)意義主要在于: ( 1) 通過建設(shè)項目文化, 能夠在項目上建立起一種有利于實(shí)現(xiàn)項目目標(biāo)的無形機(jī)制, 從而引導(dǎo)項目成員對項目目標(biāo)的認(rèn)同, 增強(qiáng)項目成員的責(zé)任意識, 并約束項目成員的不良心理和行為, 使之遵守項目行為規(guī)范