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OA項(xiàng)目實(shí)施的六大注意事項(xiàng)

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辦公自動(dòng)化(OA)軟件,作為一種信息化的工具,通過(guò)統(tǒng)一辦公規(guī)范,加快信息流動(dòng),可以有效地提高員工工作效率,降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。由于它適時(shí)地順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流,目前已逐漸成為企業(yè)日常運(yùn)轉(zhuǎn)的必備工具。

有鑒于此,濟(jì)南柴油機(jī)股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規(guī)劃,根據(jù)公司信息化建設(shè)總體方案的要求,從2004年12月起,開(kāi)始了濟(jì)柴OA項(xiàng)目的實(shí)施工作。經(jīng)過(guò)近一年時(shí)間的辛勤工作,于2005年11月底基本完成項(xiàng)目建設(shè)工作,2005年12月1日開(kāi)始在公司范圍內(nèi)進(jìn)行為期一個(gè)月的試運(yùn)行,于2006 年1月1日在公司正式上線運(yùn)行。

從調(diào)研到上線,其間經(jīng)過(guò)多次溝通、測(cè)試、調(diào)整,上線運(yùn)行以后又根據(jù)各部門(mén)用戶(hù)的意見(jiàn)添加了多個(gè)模塊,部分流程也進(jìn)行了相應(yīng)調(diào)整。在此,根據(jù)這兩年全程參與該項(xiàng)目實(shí)施的工作經(jīng)驗(yàn),就實(shí)施中各個(gè)階段的一些注意事項(xiàng)談一下個(gè)人的看法。

一、 調(diào)研

在調(diào)研階段,比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對(duì)本企業(yè)各部門(mén)重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天,企業(yè)職員往往通過(guò)注冊(cè)會(huì)員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對(duì)信息系統(tǒng)有所了解,并且很有可能產(chǎn)生過(guò)通過(guò)使用一種信息化工具來(lái)擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實(shí)這就是對(duì)OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求,仔細(xì)了解他們對(duì)將來(lái)自動(dòng)化辦公的期望和要求,也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的,并且對(duì)之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。

在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng),重點(diǎn)撈魚(yú)"。首先,要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品,其產(chǎn)品資料也是越多越好,最好有演示盤(pán),甚至試用版。這樣,收集的產(chǎn)品資料才能更直觀,也更方便我們了解其功能。其次,應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)去了解各產(chǎn)品,這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對(duì)本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來(lái),不一定要形成書(shū)面材料,但在產(chǎn)品調(diào)研過(guò)程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色,數(shù)量不菲,只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品,以備詳細(xì)了解和比較,為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。

二、 選型

有了前面的工作,這一步只需在上面選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了,但并不比之前的工作輕松,因?yàn)檫@些產(chǎn)品在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小,就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試,取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為,應(yīng)從以下幾方面多加考慮:

第一,從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮,應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的,這樣對(duì)軟件進(jìn)行修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件,可以隨時(shí)根據(jù)用戶(hù)的需要對(duì)軟件模塊進(jìn)行增刪修改,但選擇不同的系統(tǒng),對(duì)軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的,從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點(diǎn)上說(shuō),要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來(lái)最接近的。

第二,從售后服務(wù)方面考慮,應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開(kāi)發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問(wèn)題,應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化,這樣有利于得到及時(shí)服務(wù),而且服務(wù)費(fèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)也較低,否則越來(lái)越高的服務(wù)費(fèi)將成為單位的一個(gè)沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣,其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少,沒(méi)有一家企業(yè)的 OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進(jìn)行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線,就會(huì)成為企業(yè)各部門(mén)的日常必需工具,因此,在隨后的時(shí)間里,只會(huì)越來(lái)越凸顯出售后服務(wù)的重要性。

第三,從價(jià)格方面考慮,多了解,多比較,盡量選出最高的性?xún)r(jià)比。

三、 試用

做出選擇后,就該進(jìn)入試用階段了。試用并不是信息部門(mén)自己的事情,尤其是關(guān)系到工作流的部分,這也是OA系統(tǒng)的核心應(yīng)用部分,由于信息部門(mén)的職員在日常工作中對(duì)企業(yè)的工作流程接觸很少,光靠在調(diào)研中得到的那些資料對(duì)系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉(zhuǎn)測(cè)試,是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問(wèn)題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對(duì)流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會(huì),則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。以本公司的實(shí)施過(guò)程為例,雖然我們?cè)陂_(kāi)始公司范圍內(nèi)的試運(yùn)行之前對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了全面細(xì)致的測(cè)試,但在隨后的一個(gè)月試運(yùn)行中還是出現(xiàn)了很多預(yù)料不到的問(wèn)題。

四、 溝通

運(yùn)行中出現(xiàn)了問(wèn)題要解決,就涉及到了與開(kāi)發(fā)商方面的溝通問(wèn)題。這就需要注意兩點(diǎn):一是內(nèi)部問(wèn)題,如果不是小型企業(yè)的話(huà),一般實(shí)施項(xiàng)目的基層負(fù)責(zé)人員至少有兩個(gè),這里所說(shuō)的內(nèi)部問(wèn)題,就是與對(duì)方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對(duì)目前系統(tǒng)存在問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn),然后再去與對(duì)方進(jìn)行溝通。否則,就可能在一些關(guān)于對(duì)按鈕的使用習(xí)慣、頁(yè)面的勻稱(chēng)美觀等非重要問(wèn)題上出現(xiàn)分歧,有的主張改進(jìn),有的說(shuō)不改也行。這樣對(duì)方肯定不會(huì)主動(dòng)改進(jìn)。這些問(wèn)題改不改似乎無(wú)關(guān)緊要,但卻無(wú)疑會(huì)對(duì)以后的溝通造成消極影響,使己方處于被動(dòng)。二是對(duì)對(duì)方實(shí)施人員要有要求,對(duì)能夠解決的問(wèn)題,應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn),對(duì)軟件不能解決的問(wèn)題,要拿出相關(guān)理由,以方便我們對(duì)照查找資料,共同找出其他解決方法。

五、 培訓(xùn)

培訓(xùn)有兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn);二是普通用戶(hù)的培訓(xùn)。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要,因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí),管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)具備分析與處理的能力,以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外,培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式。這樣,有助于用戶(hù)更快地熟悉系統(tǒng)。

六、 運(yùn)行維護(hù)

日常運(yùn)行維護(hù)中只要做到一點(diǎn):用戶(hù)有問(wèn)題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決,解決不了的及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的循環(huán)中,逐步提高解決問(wèn)題的能力,以保證OA系統(tǒng)的實(shí)施效果。

關(guān)于實(shí)施中應(yīng)該注意的問(wèn)題肯定還有很多,但前提一定是要多投入精力,對(duì)OA產(chǎn)品充分調(diào)研,對(duì)本企業(yè)情況充分了解,并對(duì)項(xiàng)目成功實(shí)施充滿(mǎn)信心與熱情!(e-works)

 

發(fā)布:2007-05-06 10:22    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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