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移動協(xié)同oa辦公自動化軟件系統(tǒng)的市場需求分析報告
在全球信息迅猛發(fā)展的今天,移動協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)作為一種全新的辦公方式,已成為企業(yè)提高市場競爭力的有效手段。因此,現(xiàn)階段的企業(yè)有必要引進一套先進的OA辦公系統(tǒng),增強企業(yè)協(xié)作,更好的將信息技術(shù)的優(yōu)勢與企業(yè)自身優(yōu)勢相結(jié)合,進一步提高辦公水平。
一、哪些企業(yè)需要用移動協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)
OA辦公自動化系統(tǒng)適合各種規(guī)模的企業(yè),如旅游、酒店、律師事務(wù)所、會計師事務(wù)所、貿(mào)易公司、保險公司、外企辦事處、高科技公司、顧問咨詢公司等。適合各種事業(yè)單位,如學校、機關(guān)單位、科研所、各級政府辦事處等。可以概括的說,各行各業(yè)、大小規(guī)模的企事業(yè)單位都需要用OA系統(tǒng)來管理辦公事務(wù)。
在不同企事業(yè)單位、不同規(guī)模、不同信息化預算水平的細分市場下,協(xié)同OA辦公系統(tǒng)廠商也有相對應(yīng)的產(chǎn)品和服務(wù)。對于一些信息化程度空白,還沒有起步的企業(yè),可以選擇純產(chǎn)品化的協(xié)同OA辦公系統(tǒng),這樣成本就會大大的降低,或者可以退而求其次,選擇開發(fā)簡單、調(diào)試方便的協(xié)同OA辦公系統(tǒng);而對于高信息化成長企業(yè)來說,不妨選擇高標準的協(xié)同OA辦公系統(tǒng),可以有效滿足企業(yè)個性需求,在核心競爭力方面有更充足的體現(xiàn),從長遠來看,這是可以伴隨企業(yè)共同成長的協(xié)同辦公自動化系統(tǒng)。
二、企業(yè)為什么需要移動協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)
目前尚無協(xié)同自動化辦公軟件的公司存在著諸多問題:
1、公司各部門諸多業(yè)務(wù)處理和操作工序繁雜,報表種類繁多無統(tǒng)一辦公平臺。
2、辦公用品、會議管理、車輛、投影儀、公用電腦等的使用申請僅靠紙質(zhì)登記,無電子留檔,且紙質(zhì)申請過程繁瑣,影響辦公效率。
3、各部門之間數(shù)據(jù)信息不能共享、信息交換緩慢、管理成本高、工作效率低,重復作業(yè)多。
4、領(lǐng)導無法對業(yè)務(wù)過程和企業(yè)資源進行科學、有效、及時的優(yōu)化配置和監(jiān)管。
5、隨著員工的離職,大量的極其有價值的知識經(jīng)驗被丟失,對企業(yè)長期發(fā)展造成損失。
6、辦公信息化程度普遍不高,公司僅僅依靠網(wǎng)站,介紹本公司的情況,而企業(yè)內(nèi)部的信息處理仍然處在office+打印機的層面上。
7、公司審批流程通過紙質(zhì)版審批過程繁瑣,審批周期較長。
因此各部門為更好的梳理辦公流程,提升辦公效率,提升公司信息化辦公水平,公司需要上線0A辦公系統(tǒng)。
三、企業(yè)對協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)的功能需求
企業(yè)希望移動協(xié)同OA辦公自動化系統(tǒng)能幫助提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用、全面提升企業(yè)的核心競爭力。在具體的功能上有下面這些需求:
1、內(nèi)部通訊
電子郵件:通過電子郵件與組織內(nèi)部人員進行通信,可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復等。
BBS論壇:為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間,根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題,其他人可在此進行自由的談?wù)摵桶l(fā)言,包括進行咨詢、解答和收集意見等。
手機移動通訊:通過手機OA辦公系統(tǒng)可查看每個員工的電話號碼,當重要工作到達時直接在系統(tǒng)中撥打號碼,確保重要事件的及時通知。
2、信息發(fā)布
通知公告:可發(fā)布各種公共信息如公告、通知、制度、啟事等,每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。
新聞管理:可以發(fā)布公司的新聞動態(tài),支持多格式編輯,支持圖片、附件上傳,方便員工隨時了解公司動態(tài)。
3、日常辦公
個人工作平臺:方便個人辦公,提供發(fā)起項目流程、處理待辦、我的計劃、我的任務(wù)、工作日志等功能。
工作流程:工作流是企業(yè)辦公的核心,系統(tǒng)提供工作流模板的定制、工作流程的監(jiān)控、工作流程的查詢、統(tǒng)計,工程流程自定義實現(xiàn)。
審批管理:網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項審批,如:工作請示、工作報告、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進行辦理和審批。
公文處理:實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化,提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。
知識管理:建立文檔目錄,對知識的來源、文檔類型進行維護收集,設(shè)置相關(guān)權(quán)限保證知識的安全性。
行政管理:包含車輛管理、辦公用品管理、會議管理、投票管理、圖書管理等功能需求,幫助企業(yè)解決大小行政事務(wù)。
工作監(jiān)控:提供豐富全面的報表,對各業(yè)務(wù)設(shè)置審批流程,領(lǐng)導可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控,了解每個人員每項工作的辦理情況,并可進行催辦。
4、文件管理
文件庫設(shè)置:可根據(jù)單位實際業(yè)務(wù)需要設(shè)置文件庫的數(shù)目,在文件庫中文件夾的數(shù)量和級次也可按需設(shè)置,實現(xiàn)了文件的層次化管理。還可以直接將各附件轉(zhuǎn)化成文檔。
訪問權(quán)限:提供針對文件庫、文件夾和文件夾的多重訪問權(quán)限控制,確保文件訪問與操作的安全。
5、人事管理
通過對人事招聘管理、合同管理、職位變動、考勤管理、檔案管理、培訓管理、績效考核、獎懲機制等功能的設(shè)置,幫助企業(yè)規(guī)范人事管理工作,創(chuàng)建積極和諧的辦公環(huán)境。
6、財務(wù)管理
提供財務(wù)基礎(chǔ)信息維護、借款管理、費用報銷管理、差旅報銷管理、往來單位收付款管理等功能,并支持多種財務(wù)報表查看,規(guī)避企業(yè)資金風險。
7、項目管理
項目基礎(chǔ)信息:包含項目角色管理、項目類型管理、項目檢查項管理、項目權(quán)限管理等功能。
立項項目:包含項目立項申請管理、項目成員管理、項目設(shè)備管理、項目計劃管理、項目預算管理等。
執(zhí)行項目:在執(zhí)行項目過程中的項目管理(項目計劃進度管理、項目異常處理、項目成員調(diào)配、項目工作匯報、顧問日志管理、項目成本管理)、項目文檔管理(個人項目文檔管理、項目文檔庫)、項目變更管理、合同執(zhí)行管理(合同變更、待收款合同管理、開票及回款)。
項目看板:提供多種報表,包含項目進展情況表、項目成員分配情況表、項目費用使用情況表、項目工作檢查完成情況表。
8、系統(tǒng)管理
系統(tǒng)設(shè)置:系統(tǒng)基礎(chǔ)維護、人力資源信息維護(組織機構(gòu)、人事信息、崗位信息等)、用戶、角色管理、權(quán)限設(shè)置。
智能開發(fā)平臺:智能開發(fā)平臺滿足用戶各種自定義需求,包含表單、報表、權(quán)限、流程、菜單、門戶的自定義設(shè)置。
9、擴展需求
為了滿足與現(xiàn)有管理軟件的融合,提供多種接口支持;同時還支持二次開發(fā)功能,滿足企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展需求。
10、手機APP
為了更加方便銷售人員、出差領(lǐng)導和其他外出人員更加快速高效辦公,還要提供手機APP,并且除了基礎(chǔ)的手機簽到考勤等功能以外,還要有業(yè)務(wù)辦理、審批、報表查看等功能。
從上面的企業(yè)需求可以看出,移動協(xié)同OA辦公系統(tǒng)廠商必須在做好標準產(chǎn)品的同時,更多的考慮客戶的個性化需求,還要盡可能的使客戶辦公效率真正得到提高,為客戶創(chuàng)造更多的附加價值,這樣才能在OA市場上取得一席之位。
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