辦公oa系統(tǒng)行業(yè)分析

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 　　隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步， 企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)不斷提出更高的需求 ,這就要 求我們不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn) ,使用更為先進(jìn)的技術(shù)開發(fā)出成熟實(shí)用的系統(tǒng)。文章主要闡 述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求， 以及對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)的要求， 以及如何選擇辦公自 動(dòng)化產(chǎn)品提出了建議。 定制開發(fā)和購(gòu)買現(xiàn)有成熟產(chǎn)品可以滿足不同企業(yè)辦公自動(dòng) 化建設(shè)的需求，企業(yè)可以更具自己的實(shí)際情況選擇適合自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。、

　　建設(shè)一個(gè)合適的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，在其上建立適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求的 , 功能 強(qiáng)大的、應(yīng)用開發(fā)容易的、方便管理的、易于維護(hù)的、界面友好的各種應(yīng)用，是 企業(yè)辦公信息系統(tǒng)成功的關(guān)鍵。 系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)充分考慮到企業(yè)目前及今后幾年的業(yè) 務(wù)發(fā)展需要， 使系統(tǒng)在實(shí)施后具有較高的使用價(jià)值和較長(zhǎng)的生命周期， 系統(tǒng)實(shí)施 后，應(yīng)從各方面提高企業(yè)的信息共享、信息傳遞、信息管理的效率。

　　一、 企業(yè)辦公自動(dòng)化業(yè)務(wù)需求分析

　　1、企業(yè)現(xiàn)狀分析

　　對(duì)于地方企業(yè)而言，由于企業(yè)自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差， 員工的素質(zhì)也參差不齊， 其經(jīng)濟(jì)實(shí)力并不雄厚， 企業(yè)管理和決策者對(duì)辦公自動(dòng)化認(rèn)識(shí)還不足，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面 :

　　首先，認(rèn)為辦公自動(dòng)化即是利用現(xiàn)有的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將原來(lái)的手工模式 轉(zhuǎn)為電子模式而已，把企業(yè)的辦公自動(dòng)化與桌面辦公系統(tǒng)如 :office 等混為一 潭，針對(duì)現(xiàn)在工作人員的日常工作， 而不愿增加這方面的投入， 而制約了企業(yè)信 息系統(tǒng)的建設(shè)。

　　其次，企業(yè)在運(yùn)作過程中，重視通過優(yōu)化業(yè)務(wù)過程的效率來(lái)提高生產(chǎn)效率、 提高資金使用效率、加強(qiáng)對(duì)財(cái)、物管理的 ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)，而忽視通過優(yōu) 化管理過程來(lái)提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、 加強(qiáng)管理過程規(guī)范性的企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

　　還有部分企業(yè)決策者為了節(jié)約資金，購(gòu)買成型的通用辦公自動(dòng)化軟件，甚至 使用免費(fèi)的辦公自動(dòng)化軟件， 但通用的辦公自動(dòng)化軟件與企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作有所差 異，系統(tǒng)維護(hù)方面是一大難題，系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)及數(shù)據(jù)有極大的安全隱患。

　　與此同時(shí)，企業(yè)為了適應(yīng)信息革命的要求，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，建立符合企 業(yè)特色的辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)時(shí)在必行。

　　2、企業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的共享與轉(zhuǎn)移

　　知識(shí)管理對(duì)企業(yè)來(lái)說，其作用己經(jīng)越來(lái)越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)盡快和盡可能地保留在公司的知識(shí)庫(kù)中，提供多種形式的共享和轉(zhuǎn) 移，轉(zhuǎn)化為企業(yè)的智力資源，這對(duì)于企業(yè)來(lái)說將是至關(guān)重要的。

　　3、移動(dòng)辦公協(xié)同辦公

　　企業(yè)普遍存在著部門內(nèi)和部門間的信息溝通和共享方面的問題， 需要一個(gè)信息交流和溝通平臺(tái)。 在企業(yè)的運(yùn)作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員 和部門間簽核流轉(zhuǎn)， 特別是那些管理水平比較高、 嚴(yán)格按照質(zhì)量認(rèn)證體系執(zhí)行的 企業(yè)更是如此。

　　4、方便的消息提醒機(jī)制

　　系統(tǒng)通過整合電子郵件系統(tǒng)和即時(shí)通訊系統(tǒng)為用戶提供電子郵件、 手機(jī)短信和即時(shí)消息服務(wù)。電子郵件的整合方式為單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一用戶管理、 WebMail; 即時(shí)通訊服務(wù)的整合方式為單點(diǎn)登錄、 統(tǒng)一用戶管理、 服務(wù)隨系統(tǒng)啟動(dòng)。 并通過 電子郵件和即時(shí)通訊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)中待辦事宜、 催辦督辦、 公告通知 等的郵件、即時(shí)消息、短信提醒。

　　5、日常辦公系統(tǒng)化

　　一般在企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程， 有效的信息資源利用機(jī)制和整合信息的系統(tǒng)，如信息發(fā)布、會(huì)議管理、工作計(jì)劃、會(huì) 議室預(yù)定、出差申請(qǐng)、辦公用品管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高 日常辦公的效率。

　　二、 系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)分析

　　整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)通過將各類電子文檔 ( 如:Word 文檔、各種電子表格、圖形、音 視頻、圖像等 ) 、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的有效結(jié)合， 融合先進(jìn)的辦公思想、工作流機(jī)制， 實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作和知識(shí)管理。 在進(jìn)行協(xié)同辦公平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)， 必須首先考慮與管理局整體信息化建設(shè)工作的關(guān)系， 從整體出發(fā)， 以長(zhǎng)遠(yuǎn)的考慮進(jìn)行全面 規(guī)劃，分布實(shí)施。 對(duì)于協(xié)同辦公平臺(tái)， 不能簡(jiǎn)單的利用現(xiàn)成的辦公軟件產(chǎn)品生搬 硬套，應(yīng)根據(jù)工作的特點(diǎn)和管理局的特殊要求進(jìn)行具體的分析， 使協(xié)同辦公平臺(tái) 能夠適合工作的具體要求和工作特點(diǎn)。 同時(shí)，協(xié)同辦公平臺(tái)將成為管理局日常辦 公和內(nèi)部信息查詢的統(tǒng)一界面，為全體用戶提供真正的現(xiàn)代化辦公環(huán)境。

　　1、穩(wěn)定性原則

　　平臺(tái)具有較高的穩(wěn)定性， 采用先進(jìn)的多層結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方法， 提高協(xié)同辦公系統(tǒng) 的業(yè)務(wù)邏輯處理和響應(yīng)速率， 支持多用戶、 大批量任務(wù)的并發(fā)。 為系統(tǒng)內(nèi)所有應(yīng) 用及用戶提供服務(wù)， 在主機(jī)平臺(tái)之上是基于管理局內(nèi)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)， 主機(jī)平臺(tái)與 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共同組成了支持系統(tǒng)運(yùn)行的硬件平臺(tái)。在硬件平臺(tái)之上是由數(shù)據(jù)庫(kù)系 統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)、 群件系統(tǒng)組成的數(shù)據(jù)機(jī)制， 其中關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)主要負(fù)責(zé)管理 其他業(yè)務(wù)等關(guān)系型數(shù)據(jù)， 文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)可管理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)， 彌補(bǔ)關(guān)系型數(shù) 據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)管理缺陷等。

　　2、方便部署

　　支持上層應(yīng)用所需的各種處理機(jī)制， 完全支持 Web應(yīng)用，使得用戶的訪問更 加容易， 提高信息傳遞效率， 為上層應(yīng)用提供必要的功能模塊， 使應(yīng)用可以建立 在更高的層面上， 提高系統(tǒng)的可靠性和可擴(kuò)展性。 建立一個(gè)能夠適應(yīng)長(zhǎng)遠(yuǎn)業(yè)務(wù)要 求和數(shù)據(jù)管理要求的系統(tǒng)平臺(tái)規(guī)劃是系統(tǒng)不斷發(fā)展的基石， 好的系統(tǒng)平臺(tái)可以促 進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)的完善，適應(yīng)應(yīng)用系統(tǒng)的發(fā)展要求。由于 B/S(瀏覽器 / 服務(wù)器)模 式的系統(tǒng)在安裝、使用和維護(hù)上簡(jiǎn)單易行， 普通客戶端只要裝有瀏覽器就能使用， 實(shí)現(xiàn)客戶端的“零安裝” ，便于系統(tǒng)的安裝和升級(jí)。

　　3、應(yīng)用管理

　　客戶操作具體任務(wù)和活動(dòng)的管理模塊，負(fù)責(zé)工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€(gè)工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶; 同時(shí)， 也可以針對(duì) 多個(gè)工作流產(chǎn)品或者是多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品， 編寫通用的任務(wù)管理器， 進(jìn)行系統(tǒng)的 集成。

　　4、安全管理

　　安全管理提供用戶權(quán)限、 系統(tǒng)定時(shí)斷開、 數(shù)據(jù)訪問安全等策略和機(jī)制。 根據(jù) 用戶權(quán)限， 過濾應(yīng)用和信息， 控制用戶對(duì)系統(tǒng)的訪問。 系統(tǒng)定時(shí)斷開功能就保證 在一定時(shí)間內(nèi)， 用戶在沒有操作的情況下， 自動(dòng)斷開用戶端與服務(wù)端的連接， 幫 助用戶起到自動(dòng)保護(hù)功能。 數(shù)據(jù)訪問安全可根據(jù)業(yè)務(wù)流程、 表單和表單域、 信息、 字段等訪問權(quán)限設(shè)置，控制用戶的訪問。

　　5、方便的二次開發(fā)

　　根據(jù)用戶的權(quán)限進(jìn)行個(gè)性化定義，形成面對(duì)最終用戶的個(gè)人辦公管理界面。對(duì)于眾多的信息類型和管理系統(tǒng)， 個(gè)人辦公平臺(tái)將提供一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)進(jìn)入界面 和信息查詢界面， 以個(gè)性化形式顯示， 使用戶可以通過一個(gè)界面完成所有日常辦 公工作和信息檢索工作， 同時(shí)保持個(gè)人辦公平臺(tái)與信息平臺(tái)和系統(tǒng)平臺(tái)的相對(duì)無(wú)關(guān)性。