項(xiàng)目管理過(guò)程之計(jì)劃和預(yù)算(1)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

1.2 項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算（一） 
　　因?yàn)轫?xiàng)目具有唯一性，決定了項(xiàng)目中必然有我們從未做過(guò)的事情，所以項(xiàng)目的首要任務(wù)就是“計(jì)劃、計(jì)劃、計(jì)劃”。強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的重要性并非說(shuō)明項(xiàng)目管理的主要任務(wù)就是編制計(jì)劃，而是指計(jì)劃是一項(xiàng)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期的持續(xù)不斷的過(guò)程，實(shí)際工作中恰恰要注意計(jì)劃的詳細(xì)程度與項(xiàng)目的實(shí)際規(guī)模匹配。 
　　項(xiàng)目計(jì)劃包括主計(jì)劃和輔助計(jì)劃。主計(jì)劃的編制有清晰的步驟，大多數(shù)項(xiàng)目都可以按相同的順序進(jìn)行，一般包括范圍定義、活動(dòng)定義、活動(dòng)估算、活動(dòng)排序（網(wǎng)絡(luò)分析）、進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、成本估算和成本預(yù)算等步驟。輔計(jì)劃的編制則可以陸續(xù)或單獨(dú)進(jìn)行，與具體項(xiàng)目的特點(diǎn)也有比較密切的聯(lián)系。輔助計(jì)劃包括質(zhì)量計(jì)劃、組織計(jì)劃、溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、變更控制計(jì)劃等。 
　　本期討論主計(jì)劃的范圍和活動(dòng)定義部分，后面將陸續(xù)介紹活動(dòng)估算和網(wǎng)絡(luò)分析以及進(jìn)度/資源計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算等內(nèi)容。討論的重點(diǎn)不是具體的過(guò)程，而是一些實(shí)用的工具和方法，通過(guò)介紹工具的使用方法貫穿制定計(jì)劃的過(guò)程。 
　　1.2.1范圍和活動(dòng)定義 
　　項(xiàng)目計(jì)劃的第一步是項(xiàng)目范圍定義，進(jìn)而定義項(xiàng)目需要進(jìn)行的活動(dòng)、角色、責(zé)任以跋钅孔櫚慕峁埂?br/> 范圍定義一般使用WBS（Work Breakdown Structure）。WBS將項(xiàng)目的“交付物”自頂向下逐層分解成易于管理的若干元素（這些元素組成一個(gè)樹(shù)型圖），因此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項(xiàng)目的工作范圍。WBS每細(xì)分一層都是對(duì)項(xiàng)目元素更細(xì)致的描述，細(xì)分的元素稱(chēng)為工作細(xì)目，其中最低層的工作細(xì)目（樹(shù)型圖的葉節(jié)點(diǎn)）叫工作包。為了方便分層統(tǒng)計(jì)和識(shí)別，WBS中的每個(gè)元素都被指定一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符，并分層表示。 
WBS是項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，但WBS沒(méi)有固定的分解方法，也沒(méi)有唯一正確的答案，甚至需要分解到什么層次也沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定。這里根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)提供IT領(lǐng)域WBS分解的幾個(gè)參考原則： 
★ 可以將項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段做為第一層，將每個(gè)階段的交付物作為第二層；如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三層； 
★ 分解時(shí)要考慮項(xiàng)目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨(dú)作為一個(gè)細(xì)目； 
★ 對(duì)一些各個(gè)階段中都存在的共性的工作可以提取出來(lái)，例如人員培訓(xùn)作為獨(dú)立的細(xì)目； 
★ 分解時(shí)應(yīng)考慮盡量使一個(gè)工作細(xì)目容易讓具有相同技能的一類(lèi)人承擔(dān)； 
★ 分解的層次應(yīng)確保工作包的工期、成本易于估算，同時(shí)結(jié)果易于驗(yàn)證和度量。 
確定了工作范圍后，就要考慮按什么步驟做才能獲得這些成果，這稱(chēng)為活動(dòng)定義，其結(jié)果是《活動(dòng)清單》?！痘顒?dòng)清單》與WBS不同，《活動(dòng)清單》的元素是“動(dòng)作”，一般是一個(gè)動(dòng)賓詞或主謂詞，如“制定定單”、“安裝設(shè)備”；而WBS的元素是“交付物（有形產(chǎn)品）”，一般是一個(gè)名詞，如“硬件設(shè)備”。但WBS是《活動(dòng)清單》的基礎(chǔ)，一般《活動(dòng)清單》依據(jù)WBS順序進(jìn)行。但在IT領(lǐng)域中，“活動(dòng)”和“交付物”關(guān)系比較直接，所以《活動(dòng)清單》與WBS同步進(jìn)行反而比較方便。這里向大家介紹一個(gè)實(shí)用的《活動(dòng)清單》模板。（見(jiàn)表1） 
★ 第一欄是活動(dòng)列表，根據(jù)各階段和主要交付物分層次列出項(xiàng)目需要進(jìn)行的所有活動(dòng)； 
★ 第二欄是責(zé)任矩陣，頂端列出完成工作所需要的各類(lèi)角色；角色和活動(dòng)的交叉部分定義了每項(xiàng)活動(dòng)由哪個(gè)角色負(fù)責(zé)，還可以記錄某角色在該活動(dòng)中投入的工作量； 
★ 第三欄是估算欄，記錄完成每個(gè)活動(dòng)需要的總工作量以及總工期； 
★ 第四欄是前置活動(dòng)，記錄活動(dòng)之間的關(guān)系，即填寫(xiě)哪些完成之后該活動(dòng)才可以啟動(dòng)； 
★ 第五欄是費(fèi)用預(yù)算，記錄除人力成本和采購(gòu)成本外的投入的專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用； 
★ 第六欄是交付記錄，列出每項(xiàng)任務(wù)完成后應(yīng)該提交的過(guò)程記錄或證明文件。 
　　如果使用表1的《活動(dòng)清單》模板，則前面討論的范圍和活動(dòng)定義工作可以看成是填表的1區(qū)和6區(qū)過(guò)程，從而確定了所有的“事”和完成后的“證明”。接下來(lái)要考慮則是由誰(shuí)來(lái)做這些事，這可以通過(guò)填寫(xiě)2區(qū)的責(zé)任矩陣完成。 
　　責(zé)任矩陣表頭部分填寫(xiě)項(xiàng)目需要的各種人員角色，而與活動(dòng)交叉的部分則填寫(xiě)每個(gè)角色對(duì)每個(gè)活動(dòng)的責(zé)任關(guān)系，從而建立“人”和“事”的關(guān)聯(lián)。不同的責(zé)任可以用不同的符號(hào)表示。例如P（Principal）表示負(fù)責(zé)人；S（Support）表示支持者或參與者；R（Review）表示審核者。用責(zé)任矩陣可以非常方便地進(jìn)行檢查責(zé)任檢查：橫向檢查可以確保每個(gè)活動(dòng)有人負(fù)責(zé)，縱向檢查可以確保每個(gè)人至少負(fù)責(zé)一件“事”。在完成后續(xù)討論的估算工作后，還可以橫向統(tǒng)計(jì)每個(gè)活動(dòng)的總工作量，縱向統(tǒng)計(jì)每個(gè)角色的投入的總工作量。 
　　確定了所有的角色之后，依據(jù)與“活動(dòng)清單”的責(zé)任關(guān)系可以非常自然地建立項(xiàng)目組的組織結(jié)構(gòu)，這種明確的有層次的責(zé)任關(guān)系也便于自頂向下分層管理。注意這里定義的“角色”并非實(shí)際的人員，具體由“誰(shuí)”負(fù)責(zé)需要根據(jù)擔(dān)負(fù)的責(zé)任在項(xiàng)目的過(guò)程中落實(shí)。 
　　綜上所述，計(jì)劃分主計(jì)劃和輔助計(jì)劃。主計(jì)劃的第一步是定義項(xiàng)目的工作范圍和活動(dòng)。范圍定義的結(jié)果可以用WBS描述，活動(dòng)定義的結(jié)果可以《活動(dòng)清單》描述，《活動(dòng)清單》可以和WBS同步獲得。《活動(dòng)清單》中的責(zé)任矩陣可以描述項(xiàng)目需要的各類(lèi)角色和責(zé)任關(guān)系，所有角色確定后可以方便地確定組織結(jié)構(gòu)。下期我們將討論活動(dòng)估算和網(wǎng)絡(luò)分析的方法。