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成本管理:IT實施過程的成本管理分析

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   成本管理在實際實施過程中一般分三個環(huán)節(jié),一是計劃階段,主要是為實施IT會計做準備,制定IT會計系統(tǒng)及核算體系計劃,并對實施IT會計進行可行性研究。這一階段一般耗時3-6個月,IT組織的規(guī)模越大,組 織結構越復雜,基礎數據的獲得越容易,所耗時間越短。二是IT會計系統(tǒng)實施階段。這一階段主要是準備數據;選擇、安裝、測試軟件;調試系統(tǒng)、監(jiān)測系統(tǒng)運行等工作。一般耗時6個月或更多時間,這主要決定于實施所需的數據及工具,如果信息容易取得、實施工具先進、適當,則需要時間就會短。三是IT會計系統(tǒng)的實際運行使用階段。這一階段主要是核算提供IT服務的成本及相應的收費,檢查這些數據的正確性,并在此基礎上進行差異分析,修正IT會計系統(tǒng)。
  計劃階段
  團隊組建及組織關系
  在計劃階段要首先組建好IT會計系統(tǒng)團隊。整個團隊應該由以下人員組成:
  組織的信息系統(tǒng)總經理
  財務部門高級經理
  IT服務的收費客戶
  IT服務管理人員
  IT財務管理部門,是IT服務管理層不可缺少的組成部分,是一個常設部門,負責建設、運行及維護IT會計系統(tǒng)(包括預算、會計核算、收費),與IT服務的其他流程的管理層有同等的地位。IT財務經理直接向IT服務管理層匯報。如果組織規(guī)模較小時,不單設IT財務部門,IT成本管理工作一般由組織的財務部門與IT服務部門共同負擔。無論怎樣,IT會計核算工作由IT部門負責,因為這是保證IT部門實現組織目標的工具。
  可行性研究
  可行性也就是對項目的必要性、可能性和合理性。等問題進行分析論證。對IT服務實行成本管理是否必要、有無實現的可能性,實行成本管理是否符合成本與效益原則,是計劃階段應該回答的問題??尚行匝芯康闹饕ぷ靼ǎ?
  確定實行成本管理所需的人、財、物等資源;
  界定與組織其他部門的財務界限;
  定量分析實行IT成本管理的成本與效益,評價其合理性;
  提出收費政策建議方案;
  提出初步的實施計劃,計劃應該包括:成本分析、IT會計核算收費系統(tǒng)設計、實施與實施后評價;
  評價實行IT會計的工具(包括各種賬冊、計算、存儲設備);
  風險分析,對可能影響成功實行IT會計的因素進行分析,找出敏感因素,加以控制防范。
  實施
  成本管理的實施可以在一個會計年度的任意時間進行。但是這不意味著建立IT會計系統(tǒng)使用的成本數據也可以是任意時段的,一般均要求用一年的成本數據來估算每個成本單位的成本價值。當無法得到一年的數據時,一般我們要通過預測補全數據,但要注意對預測數據進行檢驗,通過檢驗的數據才可以利用,否則風險會比較大。這一階段的主要工作有:
  系統(tǒng)實施準備工作:這些工作主要包括:
  文件準備工作,主要有IT會計制度文件準備、編制用戶手冊、工作記錄手冊及IT財務管理人員工作指南等。
  員工培訓工作:對IT會計系統(tǒng)的每位員工都要進行適當的培訓。對原IT人員要加強會計知識技能的培訓,理解會計原理及本質;對于原財務人員則要加強IT知識技能的培訓。通過培訓使所有IT財務管理人員都能理解會計原理以及IT服務管理各流程的基本原則。
  建立成本中心或利潤中心:根據設立責任中心的政策需要,設立相應的責任中心形式。如果著重考核IT服務部門的成本和費用支出,IT服務部門不形成收入或者不考核其收入的情況下,可以設立成本中心。如果IT服務部門被看作一個單獨的組織單位來衡量其一定時期的經營業(yè)績-利潤,則可以將IT服務部門設立為利潤中心。
  建立數據搜集機制:實施階段需要的信息包括:工作量、服務種類、客戶、成本、資源存量等,要建立起這些數據的采集點。工作量及服務種類數據可以從容量管理數據庫取得,成本、資源存量數據可以從會計及配置管理部門獲得??荚嚧缶庉嬚?BR>  選擇、安裝、調試軟件:選擇經過可行性研究證明是可行的軟件,購買安裝,以各種可能的數據和操作條件對程序進行試驗,找出問題加以修改,使之完全符合設計要求。
  試運行:在正式運營前要先試運行IT會計系統(tǒng),這樣,一方面可以在服務收費之前提醒IT資源使用大戶,調整其IT資源用量及態(tài)度;另一方面成本核算及收費系統(tǒng)設計可能存在一些缺陷,通過試運行發(fā)現以后,進行糾正,保證IT科技核算及收費系統(tǒng)公平、可信。同時可以積累一定的經驗。
  正式運營
  正式運營階段的工作主要是搜集系統(tǒng)每天產生的成本及收費數據,發(fā)現差異,分析調查差異,處理差異。
  發(fā)現差異
  IT會計人員將每月、每年的實際數據與相應的預算、計劃數據相比較,確定其差額,發(fā)現例外情況。這些比較數據包括成本、收益、工作量、服務水平等。
  分析調查差異
  差異分析是指確定差異的數額,將其分解為不同的差異項目,并在此基礎上調查發(fā)生差異的具體原因并提出分析報告。只有通過調查研究,找到原因,分清責任,才能采取糾正行動,收到降低成本的實效。
發(fā)布:2007-02-28 09:48    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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