信息化項目合同管理系統(tǒng)

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　　近年來，計算機(jī)和信息技術(shù)取得了很大的進(jìn)步，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時代。信息技術(shù)已經(jīng)成為國有企業(yè)提高管理質(zhì)量、實(shí)現(xiàn)自我超越的重要因素。把握科技發(fā)展的導(dǎo)向;還承擔(dān)一定的社會責(zé)任，開展一系列民生相關(guān)的經(jīng)營活動。隨著國有企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大，會形成許多合同。新形勢下，國有企業(yè)迫切需要將信息技術(shù)引入合同管理，進(jìn)一步提高合同管理的效率。大量的企業(yè)開展了合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，信息化水平得到了快速提升，合同管理由原來的手工管理、粗放管理向信息化管理、精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變.

　　一、信息化項目合同管理存在的問題

　　1、沒有實(shí)現(xiàn)全程信息化，合同管理大致可以分為幾個階段:合同建立、合同采購、合同簽訂、合同履行、合同備案、爭議解決、合同評估。在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，容易忽略前期項目管理和采購管理環(huán)節(jié)的設(shè)置，從合同起草階段開始，而合同項目的建立和采購依賴于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)。如果合同采購依據(jù)和貨源依據(jù)不能直接反映在合同信息系統(tǒng)中，不利于為決策提供依據(jù)。

　　2、信息化對決策的支持作用沒有充分體現(xiàn)。合同管理的信息化應(yīng)能實(shí)現(xiàn)合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析。最終的統(tǒng)計結(jié)果可以反映某一時期某一企業(yè)不同類型合同的業(yè)務(wù)量和費(fèi)用支出情況，也可以比較同類企業(yè)同類合同的支出情況，不同來源節(jié)約的資金或創(chuàng)造的利潤。它是承包企業(yè)收入或支出的載體。通過幾年合同數(shù)據(jù)的對比，可以有效地反映企業(yè)的資金流動和收益狀況。

　　3、未能實(shí)現(xiàn)全面信息化，信息化的概念還沒有深入到所有員工。合同管理信息化的主體包括高級管理人員、中層領(lǐng)導(dǎo)、信息化人員、合同人員、一般用戶等。公司及其下屬單位。在信息化過程中，需要這些人員參與規(guī)劃、需求分析、反饋和規(guī)范使用。但在建設(shè)過程中，可能會有這樣的人員，對信息化不夠重視，缺乏信息化知識，導(dǎo)致工作推進(jìn)受阻或系統(tǒng)應(yīng)用不暢。部分員工依賴傳統(tǒng)管理方式，從觀念上抵制系統(tǒng)的應(yīng)用，不利于信息系統(tǒng)的應(yīng)用。示范合同建設(shè)可以有效提高合同起草效率，減少工作量，防范法律風(fēng)險。

　　二、信息化項目合同管理的措施

　　1、增加風(fēng)險防控管理

　　隨著合同管理信息化的發(fā)展，合同管理逐漸從線下手工管理向線上管理轉(zhuǎn)變。合同管理不可避免地會存在一系列風(fēng)險，在合同成立階段，未按公司規(guī)定的權(quán)限或超越權(quán)限批準(zhǔn)合同成立。在合同尋源階段，在簽訂合同階段，在起草合同時使用了對方對我方不利的合同;在系統(tǒng)中輸入對方資質(zhì)時缺少關(guān)鍵信息;合同履行開始時間早于合同起草時間;合同審查時，職能部門沒有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性審查，流于形式;簽訂合同時，分公司無權(quán)或越權(quán)簽訂合同;合同簽訂日期早于實(shí)際日期;合同的印鑒沒有按規(guī)定審批。

　　2、加強(qiáng)試運(yùn)行階段的溝通和反饋

　　系統(tǒng)完成后，應(yīng)預(yù)留至少半年的試運(yùn)行期。在此期間，信息管理部和合同管理部將在全公司系統(tǒng)內(nèi)對系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行日常收集，能夠及時解決的技術(shù)問題要在24小時內(nèi)與開發(fā)人員一起解決。對于與系統(tǒng)功能調(diào)整相關(guān)的問題，可以采取每周與合同管理部門討論的方式，集中解決存在的問題。

　　3、加強(qiáng)信息化主體和合同管理的建設(shè)

　　各級企業(yè)配備專職合同管理部門、人員和IT管理人員，加強(qiáng)人員的橫向和縱向溝通。對公司高管、中層人員、合同經(jīng)理、IT技術(shù)人員進(jìn)行合同管理和信息化知識培訓(xùn)，為本單位提升合同管理信息化水平提供強(qiáng)有力的人才支撐。合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)主要包括合同范本建設(shè)、合同文本格式規(guī)范、合同評審指南、合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)用規(guī)范等。企業(yè)應(yīng)抓住信息化的機(jī)遇，加快此項工作的開展，全面提高合同管理的信息化水平。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能

　　1、合同資料管理

　　支持合同資料的批量導(dǎo)入、導(dǎo)入、支持合同名稱的排重、支持多條件搜索。支持合同資料、聯(lián)系人資料的修改、刪除權(quán)限的控制。上傳和保存合同的相關(guān)掃描文件等基本信息。

　　2、合同執(zhí)行管理

　　可對于合同執(zhí)行中的一些節(jié)點(diǎn)流程進(jìn)行添加/編輯, 對于合同預(yù)計執(zhí)行的節(jié)點(diǎn)進(jìn)行提取定義并增加提醒等信息。

　　3、合同資金管理

　　對于合同執(zhí)行過程中的合同金額/待收/應(yīng)收金額方便的管理,了解當(dāng)前企業(yè)的合同中有哪些待收款;對于采購合同需要能快捷的統(tǒng)計和分析待付款金額。

　　4、合同的發(fā)票管理

　　對合同執(zhí)行過程中涉及的發(fā)票進(jìn)行電子化管理,能夠登記發(fā)票的已開/未開金額,并且對已開的發(fā)票進(jìn)行掃描上傳。

　　信息化合同管理是一個涉及到項目管理思想(理念)、人員素質(zhì)、管理模式、IT技術(shù)、應(yīng)用環(huán)境等因素，需要多方協(xié)調(diào)和考慮才能將信息技術(shù)融合到工程項目管理的業(yè)務(wù)當(dāng)中去，從而來提高工程項目管理效率和管理水平。只有充分認(rèn)識到工項目管理的信息化合同管理存在問題的根源，掌握了工程項目管理的信息化合同管理的發(fā)展趨勢，才能提高工程項目管理的信息化水平，讓信息技術(shù)真正的為工程項目管理發(fā)揮積極作用。