設計項目合同檔案管理系統(tǒng)

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　　設計項目檔案不僅是項目設計過程中的重要管理工具，也是社會的重要資源;設計項目檔案質量存在的問題有其形成方面、歸檔質量方面等原因，解決的策略有：通過推進設計項目檔案相關的法治化設計，從社會層面提升公眾檔案意識;強化設計項目檔案管理組織設計，保障設計項目檔案管理的組織資源及人力資源，實施精細化管理，為檔案管理的約束力提供有效的保障等。

　　一、設計項目合同檔案中存在的問題

　　1、合同收集和歸檔不及時。企業(yè)合同中的技術服務合同由業(yè)務活動主管部門管理，而采購合同則由業(yè)務需求部門負責。合同審批流程基本上是合同承辦人的責任，在合同的起草、審核、批準、履行過程中需要經過一系列復雜的環(huán)節(jié)。這樣合同文件的管理相對分散，過程中花費的時間不確定，周期不一，容易出現文件丟失或保管不全的現象，給后期合同文件的收集和歸檔帶來困難。企業(yè)合同備案是按年由合同管理部門移交給檔案部門，但往往不及時移交歸檔，甚至兩年后才移交。

　　2、合同管理不規(guī)范。對合同檔案的管理還沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，企業(yè)的合同檔案管理缺乏相應的宏觀基礎文件和指導性工作指南。企業(yè)合同檔案的管理范圍、內容、要求、開發(fā)利用等沒有明確的規(guī)章制度。企業(yè)目前只管理合同文本，存檔的合同文本有各種，有原件，有復印件，還有一些加蓋了印花稅的。沒有關于哪些文本應該歸檔的明確聲明。合同前期談判、合同審批、要約、意向書、承諾書、保函、抵押(質押)、資質證書、法人授權委托書、合同、認證證書、公證書、合同變更、轉讓、終止的相關文件，它們沒有被收集、分類和歸檔。

　　3、合同檔案的質量有待提高，企業(yè)沒有專門的組織來控制文件的管理。企業(yè)雖設立了質量管理機構，但其職責是不對企業(yè)文件的模板、格式和內容負責。部門設置的質量工程師崗位是兼職，其職責范圍和工作要求企業(yè)沒有文件明確描述該崗位。在部門內形成的一些文件繁花似錦，書寫不規(guī)范，格式不全，合同編號重復，也大大降低了合同文本生成的質量。

　　二、設計項目合同檔案管理的有效策略

　　1、設計項目合同檔案的規(guī)范化管理

　　設計工程檔案是設計文件和資料的轉化。規(guī)范設計工程檔案管理，需要不斷明確施工企業(yè)領導、項目部經理和檔案人員的職責。設計項目檔案管理要逐一分析，責任要落實到人，形成一套完善的檔案管理體系，使檔案管理保持更新。以專職項目檔案管理人員為主要骨干，以施工企業(yè)主管領導為負責人，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責，并規(guī)定考核辦法。合格的人會得到獎勵，犯錯的人會受到懲罰。

　　2、嚴格執(zhí)行工程設計項目合同檔案移交手續(xù)

　　施工檔案交接程序嚴格，責任重大。一不小心，檔案就丟了。因此，必須嚴格遵守程序。一是全面清理設計項目檔案，確保賬實相符;二是借閱設計項目檔案，督促及時歸還;三是整理保留一些零散的資料。如果缺貨，貴重物品要及時整理收集，謹慎訂購。只有這樣，檔案才能移交。

　　3、加強設計項目合同檔案管理隊伍

　　煤炭企業(yè)要不斷加強工程設計項目檔案管理隊伍設計，定期培訓檔案人員，明確工程設計項目檔案管理措施。如有隱蔽工程記錄，隱蔽部位、尺寸、隱蔽方法等。應詳細說明，以便日后查找和工后處理。對于絕密文件，應單獨存放，避免絕密與普通文件混放，確保工程設計項目檔案信息安全。

　　三、泛普軟件-合同檔案管理系統(tǒng)的作用

　　1、合同檔案的管理

　　提高企業(yè)檔案管理信息化的水平，企業(yè)能夠根據自身的需求。自主的對合同檔案進行分類管理。同事，企業(yè)的相關合同檔案、客戶檔案，項目檔案，人事檔案等內容。能夠依據企業(yè)的需求，保留在企業(yè)本地，更加安全的保障企業(yè)數據的安全性。

　　2、合同，項目的跟蹤管理

　　企業(yè)的合同、項目中。往往存在不同的節(jié)點狀態(tài)。合同助手能夠將其中涉及的不同狀態(tài)，不同節(jié)點統(tǒng)一在系統(tǒng)中進行合理的分類存儲，企業(yè)管理者能夠通過系統(tǒng)自動生成的合同進度，快速的查閱合同的進度，以及合同項目中的指定相關信息。

　　3、人員的協作辦公

　　本系統(tǒng)即使是部署在用戶本地，依然能夠實現企業(yè)內的人員協作辦公管理，系統(tǒng)采用B/S的架構。一臺主機安裝后，局域網的同事都可以共同使用此系統(tǒng)。

　　4、數據的統(tǒng)計分析

　　企業(yè)內部的合同中，涉及到的眾多的資金、發(fā)票等信息。都能夠進行匯總統(tǒng)計，企業(yè)管理者能夠方便的查看到企業(yè)月度的銷售額柱狀圖，指定合同的待收賬款，月度待收賬款等內容。

　　合同檔案管理系統(tǒng)對合同管理的進行進行了全面的信息化的管理，包括合同的起草，簽訂，審批，進度跟蹤等，已經合同的收付款進度查看和提醒，發(fā)票，施工的進度和提醒等，在合同的整個管理環(huán)節(jié)中，用戶能夠依據不同的角色權限進行智能化的查看檢索和自定義的報表管理能，對合同的整體概況進行靈活的把控，輕松的進行合同管理，為企業(yè)管理者提供強大的數據分析功能。