企業(yè)如何利用廈門OA改善倉庫管理水平

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據(jù)相關(guān)統(tǒng)計(jì)，倉庫的庫存金額占企業(yè)大約80%以上的財(cái)產(chǎn)，所以，倉庫管理的夠不夠好，安不安全，直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。

雖然企業(yè)在千方百計(jì)的改善倉庫管理的水平，但是，在實(shí)際操作中，還是存在一些管理漏洞，如年底盤點(diǎn)時(shí)，倉庫帳目與實(shí)際庫存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉庫管理員自己都不清楚。為了幫助企業(yè)更好的管理倉庫，在廈門OA系統(tǒng)中，給倉庫加了不少的限制，以最大程度保障企業(yè)庫存的準(zhǔn)確性與安全性。

一、設(shè)置虛擬倉庫，廠外的材料也能有效控制。

企業(yè)在生產(chǎn)管理中，有時(shí)候需要委外加工。如有個(gè)定單，企業(yè)若自己生產(chǎn)的話，無法滿足客戶的交期。所以，就把這張定單委托給外面的加工商進(jìn)行生產(chǎn)。加工商根據(jù)企業(yè)給的加工任務(wù)，到企業(yè)領(lǐng)取原材料。但是，因?yàn)檫@個(gè)加工商在企業(yè)內(nèi)部，那企業(yè)要如何管理這些因委外生產(chǎn)的材料而發(fā)出去的物料呢?

在手工管理中，主要存在如下問題：

1、委外的材料，企業(yè)無法有效進(jìn)行追蹤。倉庫只把材料發(fā)出去就算了，沒有后續(xù)的追蹤。當(dāng)加工商把委外生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫時(shí)，倉庫管理人員對(duì)剩余的材料也不做處理，即使有多的材料，其也不向加工商索取。

2、有時(shí)候，企業(yè)會(huì)把有些常用的原材料，如PVC料、包裝袋等常規(guī)材料，多發(fā)給加工商，而不是根據(jù)生產(chǎn)的需用量來發(fā)料。對(duì)于這些材料如何追蹤與管理，是一個(gè)非常頭疼的問題。我遇到過一個(gè)客戶，其就碰到了這些問題。他們的產(chǎn)品都有美規(guī)認(rèn)證，在產(chǎn)品包裝時(shí)，需要貼美規(guī)認(rèn)證的標(biāo)志。企業(yè)為了管理的方便，就把標(biāo)簽一次性發(fā)給加工商很多，由于缺乏有效的追蹤，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，加工商竟然用企業(yè)的安全標(biāo)簽，帖在其他公司的產(chǎn)品上，讓企業(yè)蒙受了不少損失。所以，企業(yè)希望能夠?qū)ζ浼訌?qiáng)控制。

在廈門OA管理中，我們可以把加工廠當(dāng)作是企業(yè)的一個(gè)倉庫，發(fā)給加工商的材料，都當(dāng)做材料的移庫，即把原材料從企業(yè)的原材料倉庫移到加工商倉庫，當(dāng)成品入庫時(shí)，再利用“自動(dòng)扣料”等功能，把材料從加工商倉庫扣除。

如此，企業(yè)要求對(duì)方生產(chǎn)多少，對(duì)方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業(yè)多發(fā)材料給加工商，也沒有關(guān)系?？梢酝ㄟ^查詢加工商倉庫，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無論是時(shí)候追蹤，還是發(fā)料扣減，都非常的方便。

虛擬倉庫在銷售上，也有一個(gè)非常秒的應(yīng)用。

如有的客戶比較刁，當(dāng)企業(yè)把產(chǎn)品發(fā)給客戶，客戶接收時(shí)，按照正常情況來說，企業(yè)此時(shí)可以確認(rèn)銷售收入，產(chǎn)生應(yīng)收帳款;但是，比較刁的客戶，就不同意這么做。要等客戶把產(chǎn)品用掉以后，企業(yè)才能開始計(jì)算應(yīng)收帳款。這種處理方法在一些內(nèi)資的中小企業(yè)，特別常見?？蛻羰巧系?，企業(yè)有時(shí)候?yàn)榱死麧?rùn)，也只能服從與客戶。

遇到這種情況該如何處理呢?按照常規(guī)流程，當(dāng)企業(yè)出貨單審核時(shí)，就可以開始計(jì)算應(yīng)收帳款。但是，若按照這種情況，企業(yè)要等客戶通知后才能產(chǎn)生應(yīng)收帳款，想當(dāng)與，企業(yè)發(fā)出去的貨，只是暫時(shí)寄存在客戶那邊，還是屬于企業(yè)的財(cái)產(chǎn)，但是，實(shí)物又不在企業(yè)內(nèi)部。

此時(shí)，也可以通過廈門OA的虛擬倉庫解決這個(gè)難題?？梢栽O(shè)置一個(gè)客戶倉庫的虛擬倉庫，當(dāng)企業(yè)發(fā)貨給客戶時(shí)，先不開銷貨單，而直接開庫存轉(zhuǎn)移單，把成品從企業(yè)的成品倉庫轉(zhuǎn)移到客戶倉庫;當(dāng)客戶用掉，通知企業(yè)可以開發(fā)票計(jì)算應(yīng)收帳款時(shí)，企業(yè)再開銷貨單，減少客戶倉庫中的客戶數(shù)量。如此，企業(yè)只要一查客戶倉庫，就可以知道客戶還有多少產(chǎn)品沒有消化，企業(yè)也可以針對(duì)此，想一些解決措施，等等。若結(jié)合批號(hào)管理等功能，還可以查詢客戶倉庫里的產(chǎn)品分別是什么時(shí)候發(fā)的，這更有利于企業(yè)進(jìn)行跟蹤控制。

二、不允許負(fù)數(shù)出庫，如此，倉庫就不會(huì)虧空。

利用以前一些簡(jiǎn)單的進(jìn)銷存系統(tǒng)，有時(shí)候會(huì)有一個(gè)奇怪的現(xiàn)象。如有時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)的帳上，倉庫物料庫存數(shù)量竟然會(huì)是負(fù)數(shù)，這與實(shí)際明顯不符。物料最多用完，數(shù)量為零，怎么會(huì)出現(xiàn)負(fù)數(shù)呢?出現(xiàn)負(fù)數(shù)，則說明庫存的帳目與實(shí)際肯定不符。這是一個(gè)明顯的錯(cuò)誤。

在廈門OA系統(tǒng)中，加入了這一控制，即不允許負(fù)數(shù)出庫。這可以督促用戶，及時(shí)輸入單據(jù)。

在實(shí)際管理中，可能會(huì)出現(xiàn)這一問題。如供應(yīng)商上午10點(diǎn)送來材料，在材料還沒入庫點(diǎn)收，生產(chǎn)人員為了趕交期，就跟倉庫人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產(chǎn)線上，進(jìn)行生產(chǎn)。而倉庫人員會(huì)以材料沒有入庫為借口，不入入庫單;而車間人員事后補(bǔ)領(lǐng)料單領(lǐng)料。入庫沒入，直接領(lǐng)料，庫存數(shù)量就會(huì)出現(xiàn)負(fù)數(shù)。有了倉庫不能負(fù)數(shù)出庫的限制，則在廈門OA系統(tǒng)帳上沒有材料的數(shù)量時(shí)，領(lǐng)料單無法審核，領(lǐng)料人員也就領(lǐng)不出材料了。

這個(gè)限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發(fā)現(xiàn)問題就處理一個(gè)問題，而不會(huì)相互的推委，最后，導(dǎo)致問題一大堆。

一般在廈門OA項(xiàng)目的后期，廈門OA實(shí)施顧問都會(huì)推薦用戶設(shè)置負(fù)數(shù)出庫的限制，特別是生產(chǎn)企業(yè)，因?yàn)閹齑鏀?shù)量不準(zhǔn)，直接會(huì)影響到MRP等物料需求的計(jì)算。所以，為了保障企業(yè)帳實(shí)相符，顧問會(huì)建議，在廈門OA運(yùn)行穩(wěn)定后，進(jìn)行一次大規(guī)模的庫存盤點(diǎn)。庫存數(shù)量準(zhǔn)確后，然后進(jìn)行負(fù)數(shù)出庫限制，這可以最大限度的保證 MRP等需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性，提高廈門OA的利用效率。