新型文檔安全管理模式風(fēng)暴來襲

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一、企業(yè)文檔管理中安全的重要性與可能造成的后果

      企業(yè)在不斷的發(fā)展壯大的過程中，日積月累會產(chǎn)生大量有價值的文檔，這些文檔甚至?xí)盐罩髽I(yè)命脈，但是很多企業(yè)卻疏忽了對文檔合理性管理，經(jīng)常出現(xiàn)嚴(yán)重安全隱患，阻礙企業(yè)發(fā)展。

      成千上萬的資料散亂存儲在幾百甚至上千臺電腦中，電腦中毒、硬盤損壞、缺乏操作記錄的情況經(jīng)常發(fā)生，嚴(yán)重影響到公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)，還經(jīng)常給公司帶來直接巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

      企業(yè)的重要機(jī)密文件經(jīng)常會暴露在公司員工面前，85%的員工可以輕松地獲取這些具有“競爭力”的資料和信息；機(jī)密資料泄露還會引發(fā)版權(quán)爭議，新聞中經(jīng)常報(bào)道侵占版權(quán)的官司和紛爭不斷的口水戰(zhàn)---到底誰才是真正的版權(quán)持有者？

      這些問題持續(xù)累積不加以解決將會給企業(yè)造成怎樣的影響？所有的這些問題都值得我們深思。

二、現(xiàn)有常見的安全管理手段與其弊端

     在公司日常運(yùn)行過程中，通常會產(chǎn)生很多包含技術(shù)、財(cái)務(wù)、銷售、客戶等機(jī)密敏感信息的文檔，普通的電腦鎖定及共享很難讓文檔得到行之有效的保護(hù)。目前很多企業(yè)在文檔管理方面存在著諸多弊端:

1）、大量的文件資料分散存儲在幾百臺甚至上千臺電腦中，經(jīng)常會出現(xiàn)因計(jì)算機(jī)病毒感染或硬盤損壞造成的重要資料的丟失，給企業(yè)帶來極大的麻煩和損失，根本無法做到所有文檔統(tǒng)一集中管理，實(shí)現(xiàn)全部文檔的備份幾乎不可能完成。

2）、現(xiàn)有的文檔管理缺乏基于角色的用戶權(quán)限管理措施，企業(yè)內(nèi)部因部門不同、員工級別不同，針對文件使用范圍也不同。然而企業(yè)內(nèi)部管理人員無法根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置不同權(quán)限部門、員工使用不同的文件。“重量級”文件往往存在被某些員工輕易獲得后泄露的風(fēng)險(xiǎn)，無法全面保障公司資料的安全性。

3）、缺乏對文件的使用權(quán)限控制措施，企業(yè)內(nèi)部文件甚至核心機(jī)密文件不能合理地設(shè)置不同的使用權(quán)限，造成機(jī)密文件在企業(yè)內(nèi)部的濫用，從而給企業(yè)核心機(jī)密帶來了重大的安全隱患。

4）、企業(yè)文檔管理缺乏安全的加密機(jī)制，若企業(yè)內(nèi)重要文件被網(wǎng)絡(luò)黑客或競爭對手非法拷貝走，將會給企業(yè)帶來極大的損失。

5）、企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進(jìn)行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，公司的機(jī)密文件遭到惡意篡改后無從查起，員工之間互相猜忌推卸責(zé)任，影響公司內(nèi)部團(tuán)結(jié)；有時重要內(nèi)容被誤刪除，無法恢復(fù)至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費(fèi)人力與時間成本，給公司帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

6）、缺乏對文件有效的離線控制，企業(yè)內(nèi)部常常面臨信息外攜使用、交互使用的需求，文件一旦外攜出去將處于不可控狀態(tài)，離線文件可以被隨意編輯、復(fù)制、刻錄、打印。

三、現(xiàn)代化安全管理手段有哪些

     針對于上述的各種企業(yè)文檔管理中的安全問題，迎來了現(xiàn)代化信息管理手段新時代，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理專家給予了以下解決方案：

1）、統(tǒng)一存儲、安全備份
      可以建立統(tǒng)一的存儲平臺，企業(yè)內(nèi)部所有文件全部集中存儲在統(tǒng)一的服務(wù)器中，采用B/S架構(gòu)，通過WEB形式登陸至服務(wù)器進(jìn)行操作，集中管理企業(yè)文檔，并且可以對企業(yè)文檔定時備份，必要時可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，杜絕了因病毒感染或硬盤損壞造成的機(jī)密文件丟失的現(xiàn)象，可極大的保障企業(yè)內(nèi)部資料的安全。

2）、通過對人員設(shè)置權(quán)限來控制文檔的安全性
      在企業(yè)設(shè)立的統(tǒng)一管理平臺中，可以為不同人員設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除…等等操作都是通過權(quán)限來完成的，適當(dāng)降低機(jī)密文件在公司內(nèi)部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的安全管理。

3）、通過對文件設(shè)置權(quán)限來控制文檔的安全性
      除了針對人員設(shè)置權(quán)限，也可針對于文件設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，如文檔鎖定，同時有效控制在流程中文件的安全性與保密性。

4）、建立存儲加密機(jī)制
      存儲在同一服務(wù)器中的文件可以實(shí)現(xiàn)加密混淆，如果是通過非正常渠道獲得的文件資料根本無法打開瀏覽，使企業(yè)管理者不再擔(dān)心存在文檔被盜用的風(fēng)險(xiǎn)，對文檔安全真正推心置腹。

5）、文檔審計(jì)
      可以記錄集中存儲的每個文檔的整個生命周期操作歷史，每個人員在不同時刻對文檔進(jìn)行的哪些操作都可以完整的記錄下來，跟隨文檔生命周期保存，直至文檔廢除?？梢员苊獬霈F(xiàn)問題后員工責(zé)任的互相推諉。對每篇文檔信息歷史追蹤是非常必要的安全管理手段。

四、常見軟件具備功能

      現(xiàn)在的軟件市場中比較常見的知名文檔管理軟件有泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，可以建立統(tǒng)一存儲平臺，對于上述企業(yè)管理中的安全問題，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)都能快速解決，系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，通過瀏覽器就可登陸；并且系統(tǒng)建立了完善的備份機(jī)制，支持自動數(shù)據(jù)庫備份和手動完整備份兩種方式，完成所有數(shù)據(jù)備份不再成為不可實(shí)現(xiàn)的難題；系統(tǒng)為企業(yè)量身定制了權(quán)限機(jī)制，可以在系統(tǒng)中針對人員和文件設(shè)定相應(yīng)的權(quán)限，保護(hù)文檔不被隨意操作；同時，系統(tǒng)還會給存儲在服務(wù)器中的文件混淆加密，防止非法盜用；全面的文檔審計(jì)功能完全符合企業(yè)對文件的審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個文檔整個生命周期的所有操作。

      企業(yè)的良性發(fā)展離不開好的文檔管理系統(tǒng)，新型文檔管理模式風(fēng)暴無疑會將企業(yè)文檔管理推向一個新的高度，用現(xiàn)代化文檔管理手段可以解決困擾企業(yè)良久的文檔管理的安全問題，帶領(lǐng)企業(yè)文檔管理走向新的紀(jì)元。

參考資料：http://www.zhidesoft.com/