為什么越來越多企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)?

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 　　在企業(yè)發(fā)展過程中，企業(yè)電子文檔是一種重要資源，需要妥善管理。盡管目前仍有一些企業(yè)仍處于紙質(zhì)文檔歸檔管理階段，但隨著紙質(zhì)文檔的增多，管理與分類都是很麻煩的，也無法為企業(yè)提供更有利的價值。隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)量成倍增長，越來越多的企業(yè)會逐漸重視企業(yè)的電子文檔管理。

　　一、泛普軟件—為什么越來越多企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)?

　　1、提高工作效率

　　以前采用的是紙質(zhì)文檔，企業(yè)員工要花大量的時間搜尋散亂的文件，如果文檔有遺失或錯誤的歸檔，效率會更低。低效的企業(yè)可能會付出高昂的代價。采用電子文檔管理系統(tǒng)，可保證信息的良好存儲和檢索。這不僅節(jié)約了時間，而且提高了辦公效率和生產(chǎn)力，同時也減輕了企業(yè)管理者的壓力和焦慮。

　　2、改善工作環(huán)境

　　紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了大量的辦公室空間，而且也會讓經(jīng)過辦公室區(qū)域的人看到。若日常使用文件過多，堆積在工作臺或文件柜頂，極易造成工作壓力大，工作環(huán)境惡劣。而且采用了電子文檔，只需在電腦上查看就可以，辦公區(qū)域干凈整潔。

　　3、減少儲藏空間

　　文檔管理系統(tǒng)的部署，可以大量節(jié)省管理人員的整理時間，歸檔和存儲紙質(zhì)文檔所需的空間，對于有保存價值的電子文檔也可以做到及時歸檔，這樣可以極大地提高工作的及時性，減少歸檔文件的流程工作量。

　　4、文檔安全管理

　　文檔管理系統(tǒng)具有完善的安全機制，靈活的權(quán)限設(shè)置和多級管理方式。文檔管理系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權(quán)限控制，可針對用戶進行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。文檔管理系統(tǒng)基于文檔管理規(guī)范的安全控制策略，如密級、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。

　　二、文檔管理系統(tǒng)的實用性

　　1、簡單易用可拓展，文檔管理系統(tǒng)是一個高品質(zhì)的文件管理系統(tǒng)，它能讓企業(yè)在必要和緊急的時候，將文件集中存儲。另外，一個高質(zhì)量的文件管理系統(tǒng)還具有很強的擴展性，這就意味著當需要發(fā)生改變時，企業(yè)可以很容易地增加新的特性。

　　2、個性化的流程管控，系統(tǒng)內(nèi)置審批、外發(fā)、借閱、等常用流程;也可按需自定義流程，自定義審批步驟，自定義審批人，自定義審批范圍，自定義審批權(quán)限等等。用戶對當前文檔每發(fā)起一個流程，都會有一個相應(yīng)流程單自動和文檔相關(guān)聯(lián)。

　　在移動互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天，即使是規(guī)模很小的企業(yè)，對重要業(yè)務(wù)信息的管理方式也應(yīng)有所改進，以實現(xiàn)辦公管理的數(shù)字化、智能化、智慧化。運用一個完整的文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)文檔管理將一勞永逸。