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為什么越來越多企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)?
在企業(yè)發(fā)展過程中,企業(yè)電子文檔是一種重要資源,需要妥善管理。盡管目前仍有一些企業(yè)仍處于紙質(zhì)文檔歸檔管理階段,但隨著紙質(zhì)文檔的增多,管理與分類都是很麻煩的,也無法為企業(yè)提供更有利的價值。隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)量成倍增長,越來越多的企業(yè)會逐漸重視企業(yè)的電子文檔管理。
一、泛普軟件—為什么越來越多企業(yè)使用文檔管理系統(tǒng)?
1、提高工作效率
以前采用的是紙質(zhì)文檔,企業(yè)員工要花大量的時間搜尋散亂的文件,如果文檔有遺失或錯誤的歸檔,效率會更低。低效的企業(yè)可能會付出高昂的代價。采用電子文檔管理系統(tǒng),可保證信息的良好存儲和檢索。這不僅節(jié)約了時間,而且提高了辦公效率和生產(chǎn)力,同時也減輕了企業(yè)管理者的壓力和焦慮。
2、改善工作環(huán)境
紙質(zhì)文檔不僅占據(jù)了大量的辦公室空間,而且也會讓經(jīng)過辦公室區(qū)域的人看到。若日常使用文件過多,堆積在工作臺或文件柜頂,極易造成工作壓力大,工作環(huán)境惡劣。而且采用了電子文檔,只需在電腦上查看就可以,辦公區(qū)域干凈整潔。
3、減少儲藏空間
文檔管理系統(tǒng)的部署,可以大量節(jié)省管理人員的整理時間,歸檔和存儲紙質(zhì)文檔所需的空間,對于有保存價值的電子文檔也可以做到及時歸檔,這樣可以極大地提高工作的及時性,減少歸檔文件的流程工作量。
4、文檔安全管理
文檔管理系統(tǒng)具有完善的安全機制,靈活的權(quán)限設(shè)置和多級管理方式。文檔管理系統(tǒng)采用基于角色的安全控制方法和細粒度的權(quán)限控制,可針對用戶進行功能授權(quán)、角色授權(quán)和管理范圍授權(quán)。文檔管理系統(tǒng)基于文檔管理規(guī)范的安全控制策略,如密級、單位、門類、有效期、權(quán)限、內(nèi)容等。
二、文檔管理系統(tǒng)的實用性
1、簡單易用可拓展,文檔管理系統(tǒng)是一個高品質(zhì)的文件管理系統(tǒng),它能讓企業(yè)在必要和緊急的時候,將文件集中存儲。另外,一個高質(zhì)量的文件管理系統(tǒng)還具有很強的擴展性,這就意味著當需要發(fā)生改變時,企業(yè)可以很容易地增加新的特性。
2、個性化的流程管控,系統(tǒng)內(nèi)置審批、外發(fā)、借閱、等常用流程;也可按需自定義流程,自定義審批步驟,自定義審批人,自定義審批范圍,自定義審批權(quán)限等等。用戶對當前文檔每發(fā)起一個流程,都會有一個相應(yīng)流程單自動和文檔相關(guān)聯(lián)。
在移動互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的今天,即使是規(guī)模很小的企業(yè),對重要業(yè)務(wù)信息的管理方式也應(yīng)有所改進,以實現(xiàn)辦公管理的數(shù)字化、智能化、智慧化。運用一個完整的文檔管理系統(tǒng),企業(yè)文檔管理將一勞永逸。
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