文檔管理軟件的定位功能有哪些特點(diǎn)

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　　　　企業(yè)文檔在幾百篇、上千篇的時(shí)候，員工還是能夠清楚定位他想要的文章的。當(dāng)文章的數(shù)量積累到幾十萬(wàn)篇，甚至更多的時(shí)候，用戶在檢索這些文檔的時(shí)候就會(huì)遇到困難，無(wú)法找到想要的東西，或者輸入主題詞后的文檔遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出需求，猶如大海撈針。文檔管理軟件要解決這個(gè)問(wèn)題可以從以下幾個(gè)方法入手：

　　第一，增加檢索的便利性，可通過(guò)建立一套比較完備的命名規(guī)則來(lái)實(shí)現(xiàn)。電子文檔的命名是有講究的，如一篇文檔叫《通知》，光看這個(gè)標(biāo)題無(wú)法知道通知是什么關(guān)于什么內(nèi)容的，用戶無(wú)法知道文檔的核心內(nèi)容。因此用戶在創(chuàng)建文檔時(shí)應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)范的命名規(guī)則來(lái)創(chuàng)建文檔，使得用戶能夠通過(guò)文檔的標(biāo)題來(lái)快速檢索。如：公司名+部門名+內(nèi)容+版本號(hào)等一連串的字符把這篇文檔的核心內(nèi)容展示出來(lái)。

　　需要考慮的因素是如何界定某篇文檔的命名是否規(guī)范?有三個(gè)原則：一是考慮沒(méi)看過(guò)文檔的人看了標(biāo)題后是否能夠了解文檔的內(nèi)容;二是這個(gè)命名規(guī)則是否把這篇文檔的核心內(nèi)容清晰地通過(guò)標(biāo)題展示出來(lái);三是文檔命名包含的字符是否把文檔主要意思包含起來(lái)。如果每個(gè)員工都能夠按照知識(shí)管理里面的文檔命名規(guī)則來(lái)命名文檔，每個(gè)人就能夠快速地檢索定位。

　　第二，通過(guò)設(shè)定關(guān)鍵詞、摘要、正文中的目錄或一些核心信息，讓用戶通過(guò)關(guān)鍵詞、摘要等檢索到相應(yīng)的文檔。這對(duì)不少企業(yè)來(lái)講是個(gè)非常耗費(fèi)精力的一項(xiàng)工作。尤其是有些企業(yè)已經(jīng)運(yùn)作了十年乃至二十年，企業(yè)內(nèi)部積累的文檔數(shù)量非常龐大，要對(duì)每一篇文檔的關(guān)鍵詞等從文中摘出來(lái)是非常有難度的。建議挑選一些非常重點(diǎn)的，對(duì)企業(yè)非常關(guān)鍵的文檔挑選出來(lái)做關(guān)鍵詞、摘要等內(nèi)容的補(bǔ)充。對(duì)于大量的普通文檔就不需要做這樣的工作。

　　第三，通過(guò)“多維分類檢索”定位文檔。企業(yè)可以通過(guò)更多不同緯度的分類方式把文檔按照多個(gè)緯度來(lái)進(jìn)行分類。在設(shè)置多維分類屬性時(shí)有很多分類方法，有一些對(duì)于任何企業(yè)都是適用的。比如所有企業(yè)都包含這樣的文檔：公司新聞、企業(yè)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。可以通過(guò)分類屬性的設(shè)置給這些文檔加一個(gè)標(biāo)簽。比如通過(guò)“任命”這個(gè)標(biāo)簽把系統(tǒng)中所有帶“任命”標(biāo)簽的文檔提取出來(lái)。還有些維度與企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)有關(guān)，如房地產(chǎn)企業(yè)從開(kāi)始的土地獲取到最后整個(gè)樓盤出售過(guò)程的文檔都可以配制成多維的分類屬性。房地產(chǎn)企業(yè)也可以按照樓盤的屬性把所有樓盤的信息相關(guān)文檔搜索出來(lái)。在一些制藥型企業(yè)還可以按照“疾病”的維度按各種病癥分類;也可按照醫(yī)院的科室進(jìn)行分類。因此，企業(yè)在設(shè)置多維分類的時(shí)候一方面可以參考普遍企業(yè)包含文檔的內(nèi)容設(shè)置分類維度，也可根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)特點(diǎn)來(lái)設(shè)置多維分類屬性的內(nèi)容。

　　設(shè)置多維屬性分類時(shí)會(huì)遇到一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題：如果企業(yè)的文檔的多維分類屬性特別多的話，會(huì)對(duì)用戶會(huì)造成一些麻煩。比如用戶在創(chuàng)建、上傳一篇文檔的時(shí)候不但要選擇目錄，還要選擇與文檔相關(guān)聯(lián)的屬性，這個(gè)關(guān)聯(lián)性需要用戶自己來(lái)判斷，如果多維分類屬性設(shè)置得非常多的話，對(duì)用戶來(lái)講判斷這篇文檔是歸為哪一類屬性是很難的。因此企業(yè)設(shè)置多維分類屬性的時(shí)候要把握平衡，維度不能太少也不能太多，既能滿足企業(yè)通過(guò)多維度快速檢索文檔的需求，又不會(huì)給用戶造成麻煩。