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文檔管理的優(yōu)勢在哪里

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  在項(xiàng)目工作中,往往會產(chǎn)生大量的文檔,有收集的數(shù)據(jù),也有展示所用的報(bào)表,還有記錄事項(xiàng)和結(jié)論等各式各樣的文檔。當(dāng)這些文檔數(shù)量很龐大,且同一個(gè)文檔,或因內(nèi)容更新,或因來自于不同的發(fā)送者等緣故而產(chǎn)生了大量不同的版本。我們在面對一大堆未分類文檔一籌莫展,需要某個(gè)急需文檔始終無法找到時(shí),深感項(xiàng)目工作中對文檔管理的重要性和迫切性。

  根據(jù)項(xiàng)目管理原理,以及平時(shí)工作中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn),對文檔管理的方法進(jìn)行了整理,提出了幾點(diǎn)方案:

  一、根據(jù)項(xiàng)目管理中將項(xiàng)目分為多個(gè)子項(xiàng)目,分別進(jìn)行執(zhí)行的原則,將項(xiàng)目按照內(nèi)容或者進(jìn)度的不同分成若干子項(xiàng)目,每個(gè)子項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)存放文檔的文件夾,用以歸檔該子項(xiàng)目所屬的文檔文件。將項(xiàng)目中產(chǎn)生的文檔必須按照項(xiàng)目下的子項(xiàng)目分別建文檔進(jìn)行歸置,項(xiàng)目下面的文檔只能用來放置項(xiàng)目級的文檔,如工作進(jìn)度報(bào)告,聯(lián)系人清單,已經(jīng)成型或暫時(shí)有效的方案、規(guī)范等非臨時(shí)性的文件;將具體工作中的文檔按照所屬不同的子項(xiàng)目文件夾進(jìn)行歸檔存放。

  二、在每一個(gè)子項(xiàng)目文件夾中應(yīng)當(dāng)設(shè)置“接收文檔”文件夾,保存從外部獲得的文檔。所有從外部獲取的文件,必須按照固定的格式重新編著文件名:標(biāo)注編號、原文檔名稱、接收時(shí)間、發(fā)送人、版本號、狀態(tài)號(非必須)。例如:001.[數(shù)據(jù)匯總表]_20120528_Mary_V1.5_最終版。其中,同一種文檔不同版本的序號標(biāo)注一樣,這樣可以方便在一個(gè)文件夾中查看同一系列的文件(當(dāng)文件夾中文檔非常多,且接收的相同文檔可能名稱不一致,通過此類方法,設(shè)置列表顯示、按名稱排序,將會很方便的顯示同系列文檔)。[]中為接收文檔的原文檔名稱,不做任何修改。然后加上收到時(shí)間,發(fā)送人姓名。V表示版本號,文檔大變更為整數(shù)變更,小的變動用小數(shù)位數(shù)標(biāo)注。最后一位標(biāo)注該文檔狀態(tài),可按照文檔的狀態(tài)特征等,標(biāo)注該文檔是否最終版等內(nèi)容,以此作為文檔狀態(tài)判斷的依據(jù),但不宜過長,應(yīng)當(dāng)控制在三個(gè)字以內(nèi)。

  三、在子項(xiàng)目文件夾中設(shè)置一個(gè)工作區(qū),該工作區(qū)不需要再創(chuàng)建新的文件夾,直接使用子項(xiàng)目文件夾這一層級,用于存放工作中自己創(chuàng)建的文檔,或者是對接收到的文檔進(jìn)行修改后直接使用時(shí)進(jìn)行存放,此類接收到的文檔需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整,以滿足自己工作要求,同時(shí)如有新的版本不同的文檔收到,可視情況對工作區(qū)中對應(yīng)的文檔進(jìn)行更新,或者在工作區(qū)中創(chuàng)建新的文檔進(jìn)行保存。尤其是新接收文檔與工作區(qū)對應(yīng)文檔有較大差距,可設(shè)置不同版本號或部分說明,工作區(qū)文檔的命名應(yīng)當(dāng)參考源文檔,以便相互關(guān)聯(lián)識別。工作區(qū)中的文檔應(yīng)當(dāng)按照易用性、正確性、全面性的原則進(jìn)行安排設(shè)置。

  四、在每個(gè)子項(xiàng)目文件夾中應(yīng)當(dāng)設(shè)置“發(fā)出文檔”文件夾,用來保存工作中涉及到的對外發(fā)送的文檔,以達(dá)到對自己所發(fā)文檔清晰明了易于查找的作用,發(fā)出文檔的編碼方式為:序號、原文檔名稱、發(fā)出時(shí)間、發(fā)送對象、版本。發(fā)出文檔的命名要明確,原文檔名稱可采用工作區(qū)文檔名稱或者所收到文檔的名稱,同一文檔不同版本要序號一致,根據(jù)版本號卻別;以方便在以后的工作中分類查看。

  五、最后還應(yīng)在子項(xiàng)目中設(shè)置“歸檔區(qū)”文件夾,此文件夾用來保存子項(xiàng)目工作中已不再使用的文檔,全部都來自于工作區(qū),如舊版本的匯總、中間文檔等。

  通過以上方案,將文檔進(jìn)行清晰的管理,做到來源可查,去向明確,中間易用。文檔管理工作是項(xiàng)目工作中很不起眼的部分,不過這部分如果不重視起來,不處理好,就會產(chǎn)生重大的隱患;很多時(shí)候我們會發(fā)現(xiàn)每天收到海量的文檔,糊里糊涂放置后,再也找不到,找到都是很早之前不用的文檔,每天面對充滿文件標(biāo)志的桌面一籌莫展,嚴(yán)重影響項(xiàng)目工作的進(jìn)度。這項(xiàng)工作需要極大的耐心和自律,堅(jiān)持來源明確,送出可查,堅(jiān)決防止隨意亂放,滿桌面都是文檔;理順了文檔的使用規(guī)則,才能事半功倍。或許在執(zhí)行中會感覺增加了自己的負(fù)擔(dān),但之后所產(chǎn)生的便捷有序的效果,對項(xiàng)目工作將起到重大的促進(jìn)作用。

發(fā)布:2007-03-21 15:05    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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