文檔管理的優(yōu)勢在哪里

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　　在項(xiàng)目工作中，往往會產(chǎn)生大量的文檔，有收集的數(shù)據(jù)，也有展示所用的報(bào)表，還有記錄事項(xiàng)和結(jié)論等各式各樣的文檔。當(dāng)這些文檔數(shù)量很龐大，且同一個(gè)文檔，或因內(nèi)容更新，或因來自于不同的發(fā)送者等緣故而產(chǎn)生了大量不同的版本。我們在面對一大堆未分類文檔一籌莫展，需要某個(gè)急需文檔始終無法找到時(shí)，深感項(xiàng)目工作中對文檔管理的重要性和迫切性。

　　根據(jù)項(xiàng)目管理原理，以及平時(shí)工作中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，對文檔管理的方法進(jìn)行了整理，提出了幾點(diǎn)方案：

　　一、根據(jù)項(xiàng)目管理中將項(xiàng)目分為多個(gè)子項(xiàng)目，分別進(jìn)行執(zhí)行的原則，將項(xiàng)目按照內(nèi)容或者進(jìn)度的不同分成若干子項(xiàng)目，每個(gè)子項(xiàng)目設(shè)置一個(gè)存放文檔的文件夾，用以歸檔該子項(xiàng)目所屬的文檔文件。將項(xiàng)目中產(chǎn)生的文檔必須按照項(xiàng)目下的子項(xiàng)目分別建文檔進(jìn)行歸置，項(xiàng)目下面的文檔只能用來放置項(xiàng)目級的文檔，如工作進(jìn)度報(bào)告，聯(lián)系人清單，已經(jīng)成型或暫時(shí)有效的方案、規(guī)范等非臨時(shí)性的文件;將具體工作中的文檔按照所屬不同的子項(xiàng)目文件夾進(jìn)行歸檔存放。

　　二、在每一個(gè)子項(xiàng)目文件夾中應(yīng)當(dāng)設(shè)置“接收文檔”文件夾，保存從外部獲得的文檔。所有從外部獲取的文件，必須按照固定的格式重新編著文件名：標(biāo)注編號、原文檔名稱、接收時(shí)間、發(fā)送人、版本號、狀態(tài)號(非必須)。例如：001.[數(shù)據(jù)匯總表]_20120528_Mary_V1.5_最終版。其中，同一種文檔不同版本的序號標(biāo)注一樣，這樣可以方便在一個(gè)文件夾中查看同一系列的文件(當(dāng)文件夾中文檔非常多，且接收的相同文檔可能名稱不一致，通過此類方法，設(shè)置列表顯示、按名稱排序，將會很方便的顯示同系列文檔)。[]中為接收文檔的原文檔名稱，不做任何修改。然后加上收到時(shí)間，發(fā)送人姓名。V表示版本號，文檔大變更為整數(shù)變更，小的變動用小數(shù)位數(shù)標(biāo)注。最后一位標(biāo)注該文檔狀態(tài)，可按照文檔的狀態(tài)特征等，標(biāo)注該文檔是否最終版等內(nèi)容，以此作為文檔狀態(tài)判斷的依據(jù)，但不宜過長，應(yīng)當(dāng)控制在三個(gè)字以內(nèi)。

　　三、在子項(xiàng)目文件夾中設(shè)置一個(gè)工作區(qū)，該工作區(qū)不需要再創(chuàng)建新的文件夾，直接使用子項(xiàng)目文件夾這一層級，用于存放工作中自己創(chuàng)建的文檔，或者是對接收到的文檔進(jìn)行修改后直接使用時(shí)進(jìn)行存放，此類接收到的文檔需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，以滿足自己工作要求，同時(shí)如有新的版本不同的文檔收到，可視情況對工作區(qū)中對應(yīng)的文檔進(jìn)行更新，或者在工作區(qū)中創(chuàng)建新的文檔進(jìn)行保存。尤其是新接收文檔與工作區(qū)對應(yīng)文檔有較大差距，可設(shè)置不同版本號或部分說明，工作區(qū)文檔的命名應(yīng)當(dāng)參考源文檔，以便相互關(guān)聯(lián)識別。工作區(qū)中的文檔應(yīng)當(dāng)按照易用性、正確性、全面性的原則進(jìn)行安排設(shè)置。

　　四、在每個(gè)子項(xiàng)目文件夾中應(yīng)當(dāng)設(shè)置“發(fā)出文檔”文件夾，用來保存工作中涉及到的對外發(fā)送的文檔，以達(dá)到對自己所發(fā)文檔清晰明了易于查找的作用，發(fā)出文檔的編碼方式為：序號、原文檔名稱、發(fā)出時(shí)間、發(fā)送對象、版本。發(fā)出文檔的命名要明確，原文檔名稱可采用工作區(qū)文檔名稱或者所收到文檔的名稱，同一文檔不同版本要序號一致，根據(jù)版本號卻別;以方便在以后的工作中分類查看。

　　五、最后還應(yīng)在子項(xiàng)目中設(shè)置“歸檔區(qū)”文件夾，此文件夾用來保存子項(xiàng)目工作中已不再使用的文檔，全部都來自于工作區(qū)，如舊版本的匯總、中間文檔等。

　　通過以上方案，將文檔進(jìn)行清晰的管理，做到來源可查，去向明確，中間易用。文檔管理工作是項(xiàng)目工作中很不起眼的部分，不過這部分如果不重視起來，不處理好，就會產(chǎn)生重大的隱患;很多時(shí)候我們會發(fā)現(xiàn)每天收到海量的文檔，糊里糊涂放置后，再也找不到，找到都是很早之前不用的文檔，每天面對充滿文件標(biāo)志的桌面一籌莫展，嚴(yán)重影響項(xiàng)目工作的進(jìn)度。這項(xiàng)工作需要極大的耐心和自律，堅(jiān)持來源明確，送出可查，堅(jiān)決防止隨意亂放，滿桌面都是文檔;理順了文檔的使用規(guī)則，才能事半功倍。或許在執(zhí)行中會感覺增加了自己的負(fù)擔(dān)，但之后所產(chǎn)生的便捷有序的效果，對項(xiàng)目工作將起到重大的促進(jìn)作用。