協(xié)同的靈魂—電子文檔管理系統(tǒng)(夏敬華)

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協(xié)同是一個(gè)目前被熱烈討論的話題，事實(shí)上“協(xié)同”最早的提出還是來源于協(xié)同商務(wù)（CC）中的“協(xié)同”概念，旨在實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)和客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等之間的良好商務(wù)協(xié)作，這樣一個(gè)蘊(yùn)含樸素工作愿景的概念在近兩年被廣泛地“引用”，從協(xié)同OA所代表的協(xié)同應(yīng)用層面，到即時(shí)通信等代表的協(xié)同技術(shù)層面，軟件界有“泛協(xié)同化”趨勢。

筆者認(rèn)為，“協(xié)同”首先是一種工作愿景，即使沒有技術(shù)的支撐，這樣的工作愿景在項(xiàng)目組、部門內(nèi)、跨部門、跨企業(yè)等不同范圍內(nèi)都廣泛存在。正如最佳CRM企業(yè)不一定要擁有CRM軟件一樣，更關(guān)鍵的是要有客戶協(xié)同的理念、文化和行為實(shí)踐。

那么，對(duì)一個(gè)企業(yè)來說，協(xié)同無非體現(xiàn)為“一對(duì)一”、“一對(duì)多”、“多對(duì)多”等基本工作模型，再加上時(shí)間維度上的同步或異步，范圍維度上的部門內(nèi)、跨部門、跨企業(yè)等。為了更有效地開展上述協(xié)同工作，相關(guān)軟件應(yīng)用和軟件技術(shù)提供了必要的支撐，如工作流、項(xiàng)目協(xié)作、會(huì)議管理、即時(shí)通信等。其中處于核心地位的還是工作流，企業(yè)大部分的管理和業(yè)務(wù)工作都可以通過工作流加以常規(guī)化、規(guī)范化，這也是2/8原則的一種體現(xiàn)。

目前國內(nèi)很多企業(yè)在流程方面，已經(jīng)歷了規(guī)范化流程階段，局部或大部分實(shí)現(xiàn)了流程電子化，也有些從優(yōu)秀走向卓越的企業(yè)正向更高的階段發(fā)展，即知識(shí)化流程。筆者認(rèn)為，只有實(shí)現(xiàn)了知識(shí)化流程，協(xié)同的工作愿景才有可能真正達(dá)成。

知識(shí)化流程的核心正在于“在最合適的時(shí)間和場所，將最合適的信息和知識(shí)傳送給最合適的人”，有效實(shí)現(xiàn)“信息和知識(shí)”和特定“角色”以及“場景”的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而指導(dǎo)人們做出決策和行動(dòng)。從IT角度來看，這就意味著從傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)建設(shè)模式到知識(shí)化系統(tǒng)的演變，而實(shí)現(xiàn)這種演變的核心方法論正是知識(shí)管理，就如質(zhì)量管理ISO9000、流程管理BPM等理念、方法一樣，知識(shí)管理將給日常管理工作帶來一種新的工作理念和新的工作方法，進(jìn)而也給信息化系統(tǒng)建設(shè)帶來新的設(shè)計(jì)機(jī)制和運(yùn)作要求。

具體來說，為實(shí)現(xiàn)從“信息化”演變到“知識(shí)化”的目標(biāo)，對(duì)IT應(yīng)用提出的第一個(gè)要求就是從“系統(tǒng)為主”到“以人為本”的轉(zhuǎn)變，這是IT應(yīng)用范式上的重大變化——在IT應(yīng)用中不再是“人找事”而是“事找人”，也不再是“人找信息和知識(shí)”而是“信息和知識(shí)找人”。

在這種新的IT應(yīng)用范式下，將呈現(xiàn)出IT應(yīng)用的新模式，其核心在于通過一個(gè)集成的門戶架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)角色（Who）、場景（Where）、管理和業(yè)務(wù)流程(How)、數(shù)據(jù)/信息/知識(shí)(What)的統(tǒng)一。

 
這種新的應(yīng)用模式，將可以給企業(yè)創(chuàng)造新的IT價(jià)值模型，筆者稱之為“VALUE”模型：

• View （獲?。好總€(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，獲取和其相關(guān)的信息。其核心是信息關(guān)聯(lián)，整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的信息，來有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”的問題；
• Act（行動(dòng)）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，使用相關(guān)的應(yīng)用功能來進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。其核心是應(yīng)用關(guān)聯(lián)，整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的應(yīng)用功能，來有效地解決組織內(nèi)“活動(dòng)孤島”的問題；
• Learn（學(xué)習(xí)）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，進(jìn)行知識(shí)求助和協(xié)作來增強(qiáng)其決策和行動(dòng)能力。其核心是知識(shí)關(guān)聯(lián)，整合來自企業(yè)內(nèi)外的專家經(jīng)驗(yàn)、最佳實(shí)踐等，來有效地解決組織內(nèi)“知識(shí)孤島”的問題；
• Understand（理解）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，看到和其相關(guān)的關(guān)鍵績效指標(biāo)狀況，理解其工作成效，并為持續(xù)改進(jìn)指明方向。其核心是績效關(guān)聯(lián)，整合來自不同應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對(duì)關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和呈現(xiàn)，來有效地解決組織內(nèi)“績效盲島”的問題；
• Earn（贏利）：通過給每個(gè)員工提供足夠的信息、知識(shí)和工具支援，使其真正成為企業(yè)的“價(jià)值”創(chuàng)造者，最終幫助企業(yè)贏利。

所以要做好企業(yè)的協(xié)同管理，組織一定要規(guī)范企業(yè)的各種流程，通過規(guī)范化流程、電子化流程到知識(shí)化流程來實(shí)現(xiàn)流程的三重境界，這是企業(yè)運(yùn)營的基礎(chǔ)。但如何高效協(xié)同則不僅僅是技術(shù)問題，知識(shí)管理則是有力的支撐，是協(xié)同管理的靈魂所在！

本文由作者向AMT供稿

夏敬華 專欄