項(xiàng)目中的KM，風(fēng)險(xiǎn)幾何?

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    大家好！歡迎來到新一期的“KM三人行”。

    本期我們邀請到三位嘉賓：AMT分銷線業(yè)務(wù)高級顧問吳聯(lián)銀先生，AMT培訓(xùn)部高級講師胡云峰先生以及AMT分銷線業(yè)務(wù)高級顧問李航先生。他們?nèi)痪哂蟹浅ＸS富的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，對知識管理都有深入研究和自己的獨(dú)到見解。

    今天我們主要圍繞“項(xiàng)目中的知識管理風(fēng)險(xiǎn)”來展開話題。知識對于項(xiàng)目管理的重要性是不言而喻，那么項(xiàng)目中的知識管理，通常會(huì)出現(xiàn)哪些風(fēng)險(xiǎn)？如何防范這些風(fēng)險(xiǎn)？一旦出現(xiàn)問題后，如何糾正？有哪些好方法值得借鑒？讓我們一起來聽聽他們的真知灼見。

吳聯(lián)銀

主要的風(fēng)險(xiǎn)包括人員風(fēng)險(xiǎn)，過程風(fēng)險(xiǎn)和結(jié)果風(fēng)險(xiǎn)。

人員風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際上是一個(gè)意識問題，作為項(xiàng)目經(jīng)理，沒有意識對項(xiàng)目中的知識進(jìn)行有目的的管理。如果是大項(xiàng)目應(yīng)該制定專人來負(fù)責(zé)項(xiàng)目的知識管理，小項(xiàng)目的知識管理實(shí)際上就是項(xiàng)目經(jīng)理親自負(fù)責(zé)。作為項(xiàng)目經(jīng)理需要非常明確這一點(diǎn)。

李航

除了有人負(fù)責(zé)知識管理這件事外，項(xiàng)目經(jīng)理必須要使項(xiàng)目成員明確除了完成項(xiàng)目中指定的任務(wù)外，把其中的各種經(jīng)驗(yàn)想法以及成文結(jié)論留下來是保證項(xiàng)目近期成功和遠(yuǎn)期成功的必要條件，也是各人必須的任務(wù)，而不只是知識管理負(fù)責(zé)人的任務(wù)。與之配合，還可以通過明確一些考核的要求來促使大家形成這種觀念，比如各人完成自己部分的知識地圖，按時(shí)總結(jié)整理和交流項(xiàng)目成果，如果不完成可以不支付項(xiàng)目獎(jiǎng)金。

胡云峰

是的，在這一點(diǎn)上我有同感，人的因素是項(xiàng)目中知識管理能否取得成功的最重要因素。項(xiàng)目本身通常具有某種程度的變革特點(diǎn)，所以特別需要強(qiáng)調(diào)對知識管理的重視。

首先是項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和激勵(lì)能力，通常來說，項(xiàng)目經(jīng)理大部分時(shí)間都在從事項(xiàng)目的溝通和協(xié)調(diào)工作，這個(gè)過程本身也是一個(gè)知識管理的過程。項(xiàng)目經(jīng)理需要發(fā)揮自己的影響力，旗幟鮮明的倡導(dǎo)知識管理的價(jià)值，鼓勵(lì)大家勇于溝通、善于溝通、愿意溝通，在團(tuán)隊(duì)范圍內(nèi)形成一個(gè)積極學(xué)習(xí)和傳播知識的環(huán)境和氛圍，這一點(diǎn)非常重要，如果項(xiàng)目經(jīng)理意識不到這一點(diǎn)，或者自己的性格或習(xí)慣有問題，就需要強(qiáng)化這個(gè)方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。

其次，人的因素的另外一點(diǎn)就是項(xiàng)目成員在知識管理上的積極性和主動(dòng)性，人是項(xiàng)目中最復(fù)雜、最積極、最活躍的因素，項(xiàng)目成員知識的豐富程度、技能的掌握程度、工作態(tài)度的好壞以及良好習(xí)慣的養(yǎng)成等等，都決定著項(xiàng)目組內(nèi)的知識管理效果，這個(gè)方面除了項(xiàng)目組成員個(gè)人素質(zhì)方面的積累之外，還需要一定程度的制度保障，比如定期或不定期舉行的各種培訓(xùn)、演示、研討、學(xué)習(xí)、交流等。

吳聯(lián)銀

過程風(fēng)險(xiǎn)是指項(xiàng)目過程中，沒有有意識地收集整理相應(yīng)的知識，希望項(xiàng)目結(jié)束以后來統(tǒng)一整理，這樣很多過程中的知識都沒有及時(shí)地整理出來，實(shí)際上對于咨詢項(xiàng)目而言，重要的往往過程更有價(jià)值，一個(gè)文檔不斷演變修改的版本記錄了思考的過程，比拿到一個(gè)最終交付的文檔更有價(jià)值，所以過程比結(jié)果更重要。

胡云峰

在項(xiàng)目過程中的知識管理必須強(qiáng)調(diào)知識管理的效率和效果。

從效率上說，是指與獲得的收益相比，項(xiàng)目組投入了多少資源、花費(fèi)了多少時(shí)間從事知識管理方面的工作。如果沒有好的方法支持，那么知識管理的效率就不會(huì)很高，比如學(xué)習(xí)效率、會(huì)議效率、研討效率、演示效率等。在這個(gè)方面，可以采用一些有效的工具和技術(shù)協(xié)助進(jìn)行知識管理，比如CHECKLIST、Delphi技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)模板、流程圖、雷達(dá)圖以及帕里托圖等。

從效果上說，就是通過知識管理明顯改進(jìn)項(xiàng)目管理的績效，比如縮短項(xiàng)目的周期、降低了項(xiàng)目的成本、提高項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量等，舉例來說，通過學(xué)習(xí)和了解更多的市場和客戶，研發(fā)項(xiàng)目組開發(fā)出更有銷路的產(chǎn)品，并且由于少走彎路、少犯錯(cuò)誤、節(jié)省了大量額外的資金投入，這就是知識管理在項(xiàng)目管理上的效果體現(xiàn)。

李航

要保證過程中很好的整理并形成反映思維過程的文檔非常重要，這方面需要做到幾點(diǎn)：

一是重要討論要有記錄，記錄清楚核心的討論依據(jù)和結(jié)論，在質(zhì)不在量；

二是規(guī)范的文檔版本控制，知識管理負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)檢查更新，保持文檔版本的一致性；

三是通過信息系統(tǒng)記錄這些內(nèi)容，并在此上提供交流討論的空間。

吳聯(lián)銀

而結(jié)果風(fēng)險(xiǎn)在于項(xiàng)目結(jié)束后，沒有人對最終的結(jié)果進(jìn)行總結(jié)提煉。

因?yàn)轫?xiàng)目是有明確的時(shí)間、范圍、質(zhì)量和成本限制的，這樣很多可以歸納總結(jié)提升的東西往往來不及。這需要在項(xiàng)目結(jié)束后派專人完善這些東西，把能提煉成成品的提煉成產(chǎn)品，能在其他項(xiàng)目復(fù)用的做成產(chǎn)品組建復(fù)用，對于咨詢項(xiàng)目就是歸納總結(jié)很多可復(fù)用的模板和素材，便于重用。這項(xiàng)工作其實(shí)很難，往往需要核心項(xiàng)目成員或者項(xiàng)目經(jīng)理才能做好。

李航

對，項(xiàng)目結(jié)束后對項(xiàng)目的內(nèi)容、結(jié)果、項(xiàng)目管理等諸多方面進(jìn)行反思總結(jié)和提煉是非常重要的。

這樣一方面使得將來的項(xiàng)目有比較好的知識成果做參考，另一方面項(xiàng)目成員的通過反思總結(jié)提煉經(jīng)驗(yàn)不斷的提升突破自己。通過回過頭來看項(xiàng)目的得失，讓企業(yè)成為一個(gè)有記性的企業(yè)，而不是不斷的犯同樣的錯(cuò)誤。

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)除了總結(jié)歸納形成一系列文檔外，還可以通過象報(bào)告會(huì)、交流會(huì)等形式，在不斷的傳播知識的過程中進(jìn)行反思和總結(jié)。

胡云峰

隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，項(xiàng)目中的知識管理也應(yīng)該是一項(xiàng)不間斷的、需要持續(xù)改進(jìn)的工作。

不斷的總結(jié)和提升，這一點(diǎn)對于大型項(xiàng)目而言顯得非常重要。以三峽工程這樣的大型工程項(xiàng)目為例，項(xiàng)目中需要簽定的大型工程合同就達(dá)到幾百個(gè)之多，許多工作在不斷重復(fù)性地發(fā)生，比如項(xiàng)目立項(xiàng)、監(jiān)理和施工單位選擇、進(jìn)度款支付、設(shè)計(jì)審查、資源計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控、項(xiàng)目驗(yàn)收等，在這些不斷發(fā)生著的事件中產(chǎn)生了大量的信息和知識，如果沒有知識管理和學(xué)習(xí)過程，三峽工程的學(xué)習(xí)曲線就是一條平行于X軸的直線，錯(cuò)誤重復(fù)發(fā)生，工程管理的能力不能得到提升。

吳聯(lián)銀

沒有負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目中的知識管理就是一句空話，無從談起，不注重過程，我們就會(huì)損失掉很多真正有價(jià)值的東西，而不關(guān)注結(jié)果，項(xiàng)目成果就無法提升。

胡云峰

除了上面所講的幾點(diǎn)外，對于項(xiàng)目執(zhí)行過程中知識管理風(fēng)險(xiǎn)，不得不提到必要的信息技術(shù)技術(shù)支持，信息技術(shù)的是做好知識管理的一個(gè)不容忽視的方面。

在項(xiàng)目過程中，針對不同階段、不同專業(yè)、不同空間位置以及不同的責(zé)任部門，將會(huì)出現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)、信息和知識。有些是結(jié)構(gòu)化較強(qiáng)的，有些是非結(jié)構(gòu)化的；有些存在于各種電子媒介或紙質(zhì)媒介上，有些則存在于項(xiàng)目成員的腦海里；有些來自項(xiàng)目組內(nèi)部，有些則來自于客戶、合作伙伴、政府甚至競爭對手那里。

要有序和有效地管理這些數(shù)據(jù)、信息和知識，沒有強(qiáng)大的IT技術(shù)支持顯然是很難實(shí)現(xiàn)的，而且更重要的是，需要使用IT技術(shù)將這些知識于具體的工作內(nèi)容（項(xiàng)目工作流或項(xiàng)目活動(dòng)）結(jié)合在一起，讓這些知識以正確、及時(shí)和完整的方式得以記錄、保存、應(yīng)用和傳播；

建立項(xiàng)目管理知識地圖、使用項(xiàng)目管理軟件中專有的知識管理模塊、或其它E化的結(jié)構(gòu)化非結(jié)構(gòu)化的工作流管理方法都是信息技術(shù)對知識管理提供支持的有效方法，只是在應(yīng)用時(shí)需要做好規(guī)劃、選型和實(shí)施工作。

李航

在項(xiàng)目中不能為知識管理而知識管理，必須要營造適宜的環(huán)境。知識管理不僅可以提供完整的項(xiàng)目知識，便于項(xiàng)目本身及今后的學(xué)習(xí)借鑒，更為重要的是，要通過知識管理活動(dòng)提供一個(gè)積極開放的項(xiàng)目環(huán)境。

為了能達(dá)到知識管理的效果，項(xiàng)目經(jīng)理要在營造這種環(huán)境上下工夫，這樣還能舒緩大家在項(xiàng)目中的緊張氣氛，反過來不僅達(dá)到知識共享的效果，也能使成員保持良好心態(tài)，更好的完成項(xiàng)目。

胡云峰

李航說的很對，不能為知識管理而知識管理，也就是說知識管理不是目的，而是手段，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目商業(yè)目的和管理目標(biāo)的手段。

在進(jìn)行項(xiàng)目知識管理的風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，需要風(fēng)險(xiǎn)管理方法論的指導(dǎo)。比如在風(fēng)險(xiǎn)識別方面， WBS方法就是一個(gè)非常有用的工具，每一個(gè)項(xiàng)目WBS的可交付成果都包含了實(shí)施這項(xiàng)工作所涉及的風(fēng)險(xiǎn)事件，對這些風(fēng)險(xiǎn)事件的控制能力是與項(xiàng)目成員對這些工作的知識的掌握程度密切相關(guān)的，所以需要項(xiàng)目成員學(xué)習(xí)和掌握這些相關(guān)的知識；另外在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和監(jiān)控方面，專家知識以及歷史上類似項(xiàng)目中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都是值得借鑒的，需要大家在實(shí)踐中掌握和提升。