如何公平合法的對(duì)員工實(shí)施監(jiān)控

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現(xiàn)在擁有很多的工具，可以使得CIO們自動(dòng)的跟蹤和監(jiān)控基于每一臺(tái)電腦的員工活動(dòng)。有一些工具的功能非常的強(qiáng)大，它們可以自動(dòng)的監(jiān)控電子郵件信息，如果遇到附件中含有簡(jiǎn)歷或者某些機(jī)密信息的情況，它將及時(shí)的提示你。但是這種對(duì)于員工的監(jiān)控措施是否真正的公平呢，以及管理者是否花費(fèi)了太多的時(shí)間和資源用于這些監(jiān)控工具和系統(tǒng)呢？

接下來從八個(gè)方面進(jìn)行討論并給予適當(dāng)?shù)拇鸢?，以幫助你了解為什么公司們要進(jìn)行員工監(jiān)控，它們是如何進(jìn)行這種監(jiān)控的，以及其公平性及合法性問題？

這種監(jiān)控目前的形勢(shì)是怎樣的呢？

美國(guó)管理協(xié)會(huì)（AMA）對(duì)員工監(jiān)控方面的情況進(jìn)行了一次調(diào)查；結(jié)果發(fā)現(xiàn)75%的調(diào)查公司已經(jīng)在對(duì)員工的網(wǎng)上沖浪行為進(jìn)行監(jiān)控。并且大部分的已經(jīng)使用代理系統(tǒng)屏蔽掉了某些不適合的沖浪站點(diǎn)。在這項(xiàng)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，超過50%的管理者對(duì)電子郵件進(jìn)行檢查和保留，大約30%的對(duì)鍵盤敲擊情況進(jìn)行了跟蹤。并且這些調(diào)查的管理者中有超過80%~的透露了他們?cè)趩T工監(jiān)控方面的政策和方法。

接聽別人的電話交流是否是合法的呢？

在你的組織部門中對(duì)員工進(jìn)行監(jiān)控是合法的。然而，你需要做的恰如其分，在一定的計(jì)劃和目的的指引下進(jìn)行。計(jì)劃進(jìn)行員工監(jiān)控的IT部門應(yīng)該首先與自己的人力資源部合作創(chuàng)建一定的框架規(guī)則，以確保新來的員工能夠了解這種明文規(guī)定的監(jiān)控政策。

例如，你的營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)可能期望對(duì)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部與客戶之間進(jìn)行的通話進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)然這是以質(zhì)量控制為目的的。然而，最好能夠通知自己的員工及客戶，因?yàn)橘|(zhì)量監(jiān)控的目的，他們的通話將受到監(jiān)控。事實(shí)上，在加利福尼亞州，你的確需要這樣做；這是California Utilities Commission General Order 107-B法案的一部分。另一方面，聯(lián)邦法案的確也允許對(duì)所有的商務(wù)相關(guān)的通話（非私人性質(zhì)的）進(jìn)行秘密的監(jiān)控，無論這些通話是洲際的，還是國(guó)際的。

這樣做在什么時(shí)候是不合法的呢？

盡管聯(lián)邦法案允許你未經(jīng)宣布而對(duì)通話進(jìn)行監(jiān)控，但最好還是能夠創(chuàng)建一種關(guān)于電話監(jiān)控的書面政策，將這些信息與自己的員工及客戶們共享?；蛘哒f，如果你偶然監(jiān)控到了一個(gè)私人的電話而非商務(wù)性質(zhì)的，那么你就已經(jīng)違法了。這是一種非常重要的個(gè)例情況。你可以建立一項(xiàng)政策，那就是不能夠應(yīng)用公司的資源進(jìn)行私人的電話交流。你可以推薦使用尋呼機(jī)，或者指明一臺(tái)特定的未經(jīng)監(jiān)控的電話，又或者允許使用手機(jī)進(jìn)行個(gè)人通話。記住，不能監(jiān)控私人電話，這仍然是你的責(zé)任。

電子郵件方面的監(jiān)控是怎樣的呢？

在法庭上經(jīng)常會(huì)遇到很多的案例關(guān)于工作地的保密問題，當(dāng)然也包括了作為CIO的一些權(quán)利，例如存儲(chǔ)、跟蹤和監(jiān)控電子郵件。對(duì)于CIO而言這是一條好消息，因?yàn)閹缀跛械倪@些案例都是有利于管理者的。然而，你應(yīng)該不會(huì)期望成為下一個(gè)被傳訊的CIO，來檢驗(yàn)這種案例法案的可靠性。

為了避免這種事情發(fā)生在自己的身上，最重要的就是要確保自己的員工了解公司的監(jiān)控政策。你應(yīng)該強(qiáng)迫他們接受一條特別的通知信息，下載到他們的電腦上或者你的公司網(wǎng)絡(luò)上，這條通知就是“所有的電子郵件都將受到商務(wù)目的的監(jiān)控，不允許使用公司的資源進(jìn)行私人電子郵件的創(chuàng)建、編輯、接收及發(fā)送”。還有很多可行的解決方案能夠提升你的企業(yè)安全性，包括密碼管理等，這同時(shí)還能夠幫助你強(qiáng)化自己的監(jiān)控政策。

你可以對(duì)員工的計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)使用情況進(jìn)行監(jiān)控嗎？

現(xiàn)在擁有各種各樣可行的工具可以對(duì)員工的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)使用情況進(jìn)行監(jiān)控。你可以對(duì)員工在公司電腦上進(jìn)行的任何事情進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。如果你打算這樣做的話，我極力推薦你禁止員工使用自己個(gè)人的膝上型電腦來進(jìn)行公司的工作。

如果某些員工的工作是打字或者翻譯文本，那么你就可以利用一定的軟件來監(jiān)控他們的工作，例如計(jì)算他們的打字速度等。這可以幫助你決定誰比較勝任這項(xiàng)工作，以及誰并不適合這個(gè)角色等。然而，如果你和CFO決定使得這些比較慢的員工提升他們的速度，從而幫助提升最終的收益性的話，那么你應(yīng)該同時(shí)安排一名比較能干的員工，當(dāng)然這也可能導(dǎo)致一些健康問題，例如慢性后背疼痛、頸部及手腕疼痛，甚至更加嚴(yán)重的腕骨綜合病癥等。在考慮監(jiān)控及性能效益之間的平衡點(diǎn)的時(shí)候，應(yīng)該考慮一下上述的問題。

什么時(shí)候的監(jiān)控是不合法的呢？

如果你想避免成為被法庭傳訊的CIO的話，那么你需要小心應(yīng)對(duì)員工私人電腦以及外部硬件設(shè)備，如果沒有得到他們的同意的話，不要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控。如果你使用了顧問人員或者聯(lián)盟勞動(dòng)力，你應(yīng)該仔細(xì)的檢查顧問協(xié)議或者聯(lián)盟合同，以確保這個(gè)問題是否具有清楚的說明。

對(duì)于雙方而言，比較公平的方式是怎樣的呢？

作為一名管理者，你的企業(yè)可以做的最好的事情就是創(chuàng)建一項(xiàng)可行性使用政策，以及一項(xiàng)員工監(jiān)控政策。在第一項(xiàng)政策中，你可以定義對(duì)于使用公司資源的員工而言什么是適合的，以及什么是不適合的；應(yīng)該包括所有的電信及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但是不要過于局限。在這份文件中，你應(yīng)該向員工清楚的表明，利用公司的設(shè)備和資源他們可以做什么，不可以做什么。

通過向公司成員提供員工監(jiān)控規(guī)則，你可以讓他們清楚的了解，何時(shí)何地你屏蔽了某些不適合的網(wǎng)絡(luò)接口，以及你何時(shí)對(duì)電話、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)使用進(jìn)行監(jiān)控。這樣你的所作所為不會(huì)使得人們感到吃驚，同時(shí)你也可以避免違反工作私人權(quán)利法案而受到追究和制裁。

還要時(shí)時(shí)留心勞資公平性團(tuán)體，以及美國(guó)國(guó)內(nèi)自由權(quán)利協(xié)會(huì)；這樣以來，你可以及時(shí)的了解最新的法規(guī)情況，以及這些組織在工作地員工權(quán)利方面所進(jìn)行的一些建議情況。然后，你就可以建立和實(shí)施自己的政策規(guī)則，在工作地私密保護(hù)訴訟方面使得自己的公司面臨最小的風(fēng)險(xiǎn)。

員工監(jiān)控措施是否會(huì)使得員工們產(chǎn)生一定的反工作情緒呢？

首先要記住，你需要在道德規(guī)范，監(jiān)控實(shí)踐以及保持員工的快樂情緒和生產(chǎn)率方面找到一個(gè)恰當(dāng)?shù)钠胶恻c(diǎn)。最好的途徑就是要使得員工監(jiān)控的觀念事先經(jīng)過周密的計(jì)劃以及適當(dāng)廣泛的討論，并且需要得到公司委員會(huì)以及行政層的同意。你應(yīng)該嚴(yán)肅的說明在開放性模型下，文件及保密性材料所面臨的風(fēng)險(xiǎn)，這樣員工們就可以清楚這種風(fēng)險(xiǎn)的情況，并且能夠謹(jǐn)慎使用公司資源進(jìn)行工作，并且也能夠理解你的監(jiān)控政策主要是為了公司的最大利益考慮，這是最終的大家共同的目的，從而你的行為也容易得到理解和支持。(techtarget)