oa協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

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 　　公自動化(OA：Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的產(chǎn)物。辦公自動化的原動力是人類文明進步和發(fā)展的同時人類求得自身解放的需要，OA的出現(xiàn)和發(fā)展也正是來源于這種需要的牽引。傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重復的工作，手工處理的延時和差錯，正是現(xiàn)代化管理中應該去除的弊端。

　　OA可以解決以下問題：

　　1、建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

　　2、實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　3、實現(xiàn)知識管理的自動化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。

　　4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　5、實現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

　　6、搭建個人事務平臺。要像一位商務秘書，幫助用戶合理安排和管理個人事務。用戶可以在平臺上安排待辦事宜，設置事件提醒時間、方式，限制辦理時限;也可以建立只有自己才可以查看的個人文檔。還要提供災難恢復功能，如果用戶一時不小心把重要數(shù)據(jù)刪除了或者把機密文件發(fā)送出去了，系統(tǒng)提供的災難恢復功能，幫助恢復數(shù)據(jù)。

　　推行OA尤有其重要性和必要性：

　　1、OA對于面向二十一世紀的中國企業(yè)的經(jīng)營和管理比以往任何時候更顯重要。信息社會中，競爭取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對象正是“信息”。中國企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達國家企業(yè)，迫切需要通過推行OA來改善經(jīng)營管理手段，提高管理水平，增強企業(yè)競爭力。

　　2、推行OA，能給中國企業(yè)的經(jīng)營者和管理者在行為方式和思維方式上帶來革命性進步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個共同的難題長期困擾：企業(yè)經(jīng)營和管理方式太不規(guī)范、太不嚴謹，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營和管理帶來盲目性，而且為推進信息管理設置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來管理思想的進步。

　　3、企業(yè)辦公日益從過去的文秘型向自我服務型轉變。OA為用戶提供的正是自我服務的支持，這正說明了OA已成為一種潮流，一種趨勢、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　4、很多中國企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)(MIS)。近20年過去了，我們沒有看到中國企業(yè)管理水平質的飛躍，其中，除了技術能力局限的原因外，還有觀念、認識方面的原因。過去做MIS，更多地注重了對規(guī)范的、結構化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進的技術手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會有管理水平的提高。而OA所面向的對象是企業(yè)經(jīng)營過程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結構化與非結構化的、多媒體的等等;OA所直指的目標是物化科學的管理思想。所以今天所談的OA較過去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當然，過去的MIS也為我們今天的OA打下一個良好的基礎，也就是說OA的確很重要，同時實現(xiàn)OA也并非遙不可及。