oa協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

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 　　公自動(dòng)化(OA：Office Automation)是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。辦公自動(dòng)化的原動(dòng)力是人類(lèi)文明進(jìn)步和發(fā)展的同時(shí)人類(lèi)求得自身解放的需要，OA的出現(xiàn)和發(fā)展也正是來(lái)源于這種需要的牽引。傳統(tǒng)的辦公方式極大地束縛了人的創(chuàng)造力和想象力，埋沒(méi)了人的智慧和潛能，使人們耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力去手工處理那些繁雜、重復(fù)的工作，手工處理的延時(shí)和差錯(cuò)，正是現(xiàn)代化管理中應(yīng)該去除的弊端。

　　OA可以解決以下問(wèn)題：

　　1、建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　2、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　3、實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來(lái)的各種知識(shí)，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　4、輔助辦公。像會(huì)議管理、車(chē)輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　5、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

　　6、搭建個(gè)人事務(wù)平臺(tái)。要像一位商務(wù)秘書(shū)，幫助用戶合理安排和管理個(gè)人事務(wù)。用戶可以在平臺(tái)上安排待辦事宜，設(shè)置事件提醒時(shí)間、方式，限制辦理時(shí)限;也可以建立只有自己才可以查看的個(gè)人文檔。還要提供災(zāi)難恢復(fù)功能，如果用戶一時(shí)不小心把重要數(shù)據(jù)刪除了或者把機(jī)密文件發(fā)送出去了，系統(tǒng)提供的災(zāi)難恢復(fù)功能，幫助恢復(fù)數(shù)據(jù)。

　　推行OA尤有其重要性和必要性：

　　1、OA對(duì)于面向二十一世紀(jì)的中國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理比以往任何時(shí)候更顯重要。信息社會(huì)中，競(jìng)爭(zhēng)取勝的法寶是信息，而OA所收集、處理、分析的對(duì)象正是“信息”。中國(guó)企業(yè)在管理手段與管理思想方面已經(jīng)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)，迫切需要通過(guò)推行OA來(lái)改善經(jīng)營(yíng)管理手段，提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　2、推行OA，能給中國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者和管理者在行為方式和思維方式上帶來(lái)革命性進(jìn)步。在企業(yè)中做IT工作都深受一個(gè)共同的難題長(zhǎng)期困擾：企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理方式太不規(guī)范、太不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏全局觀和系統(tǒng)觀，人為因素太多，而且變化不定。這不僅為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理帶來(lái)盲目性，而且為推進(jìn)信息管理設(shè)置了障礙。推行OA，不僅是管理手段的改善，更重要的是帶來(lái)管理思想的進(jìn)步。

　　3、企業(yè)辦公日益從過(guò)去的文秘型向自我服務(wù)型轉(zhuǎn)變。OA為用戶提供的正是自我服務(wù)的支持，這正說(shuō)明了OA已成為一種潮流，一種趨勢(shì)、一種更好的企業(yè)辦公方式。

　　4、很多中國(guó)企業(yè)早在80年代初就著手建立企業(yè)的管理信息系統(tǒng)(MIS)。近20年過(guò)去了，我們沒(méi)有看到中國(guó)企業(yè)管理水平質(zhì)的飛躍，其中，除了技術(shù)能力局限的原因外，還有觀念、認(rèn)識(shí)方面的原因。過(guò)去做MIS，更多地注重了對(duì)規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)的管理，而且走入了用先進(jìn)的技術(shù)手段模擬手工操作的誤區(qū)。模擬手工操作只有界面的友好程度、模擬的逼真程度的差別，不會(huì)有管理水平的提高。而OA所面向的對(duì)象是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所有可能產(chǎn)生的數(shù)據(jù)：結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的、多媒體的等等;OA所直指的目標(biāo)是物化科學(xué)的管理思想。所以今天所談的OA較過(guò)去的MIS有更廣泛、更深刻的意義。當(dāng)然，過(guò)去的MIS也為我們今天的OA打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)，也就是說(shuō)OA的確很重要，同時(shí)實(shí)現(xiàn)OA也并非遙不可及。