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為你的項(xiàng)目把脈——提防十種項(xiàng)目病
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當(dāng)項(xiàng)目半路拋錨時(shí),在沒(méi)有有效的外部干預(yù)下,將項(xiàng)目拉回正軌的機(jī)會(huì)將與日俱減。而接下來(lái)的問(wèn)題將會(huì)成倍增長(zhǎng),團(tuán)隊(duì)成員的行為將會(huì)惡化,錯(cuò)誤也會(huì)一犯再犯?! ?BR> 發(fā)現(xiàn)并對(duì)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問(wèn)題的具體癥狀進(jìn)行觀察,是進(jìn)行項(xiàng)目救助及干預(yù)的前提。將癥狀與問(wèn)題的起因區(qū)分開(kāi)來(lái)尤為重要。一個(gè)問(wèn)題的起因并不見(jiàn)得就會(huì)阻礙項(xiàng)目的進(jìn)展。例如,缺乏具體的業(yè)務(wù)需求可能導(dǎo)致將來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題。然而,若項(xiàng)目小組成員之間擁有默契,就有可能通過(guò)與用戶的有效合作,彌補(bǔ)該問(wèn)題所帶來(lái)的不便?! ?BR> 征兆性的癥狀其實(shí)是一個(gè)預(yù)警系統(tǒng),它告訴項(xiàng)目小組應(yīng)該對(duì)問(wèn)題的具體情況進(jìn)行進(jìn)一步了解,同時(shí)也告訴項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該深入探究是否需要進(jìn)行項(xiàng)目救助,以及如果需要進(jìn)行救助的話,救助的范圍和程度應(yīng)該如何掌握?! ?BR> 我們需留意的項(xiàng)目癥狀有十種類型,下文列出了進(jìn)一步緩和這些癥狀的重要措施,以及一些亟需考慮的問(wèn)題。如果你發(fā)現(xiàn)你的項(xiàng)目出現(xiàn)了其中任何一種癥狀,就可能需要對(duì)之重新進(jìn)行審視?! ?BR> 癥狀之一:工期一拖再拖項(xiàng)目的最后期限總是一延再延,其原因也各式各樣,其中包括計(jì)劃不周、意外頻發(fā)及業(yè)務(wù)復(fù)雜等等。你也可以下一道死命令,要求項(xiàng)目必須趕在最后期限內(nèi)完成,因?yàn)檫@很重要,但是這無(wú)異于自欺欺人。然而,不能遵循項(xiàng)目的進(jìn)度安排或者不斷地將項(xiàng)目延期,將會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的行為變得非常糟糕。如果你的團(tuán)隊(duì)總是一而再再而三地貽誤項(xiàng)目期限,那么你憑什么認(rèn)為他們會(huì)改變這種行為呢?這些問(wèn)題是貫穿于整個(gè)項(xiàng)目,還是僅僅局限于項(xiàng)目早期的幾個(gè)階段呢?誰(shuí)應(yīng)該為此負(fù)責(zé)呢?沒(méi)有項(xiàng)目最終期限也意味著紀(jì)律渙散,缺乏約束?! ?BR> 項(xiàng)目經(jīng)理可以將可交付成果分解開(kāi)來(lái),要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每?jī)蓚€(gè)星期就要完成一部分有價(jià)值且可衡量的成果。這樣成果會(huì)逐漸越積越多。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的項(xiàng)目來(lái)說(shuō),這個(gè)時(shí)間可以設(shè)得更短一些。對(duì)可交付成果進(jìn)行管理使得項(xiàng)目監(jiān)管變得更加容易,同時(shí)也能在連貫的基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理?! ?BR> 癥狀之二:要求不斷改變
即使大家都盡了最大的努力,還是有很多因素會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目要求經(jīng)常發(fā)生變化。例如,新的想法被提出;原先的計(jì)劃考慮不周;業(yè)務(wù)的利益相關(guān)者改弦更張等等。技術(shù)通常會(huì)帶來(lái)更多的變化。關(guān)鍵是要搞清楚,是要求發(fā)生變化了、被修改了,還是有所補(bǔ)充和完善,抑或是被其他要求所取代,還是說(shuō)一直保持穩(wěn)定沒(méi)有變過(guò)?如果某人一直在改變主意,那你就要懷疑他是否真的知道自己要的是什么。這種癥狀是項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題的征兆,它預(yù)示著在項(xiàng)目預(yù)備階段就有可能蘊(yùn)藏著深層次的矛盾和問(wèn)題。也許是對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期并不明朗,抑或真正的決策者沒(méi)有參與項(xiàng)目的決策。也許真正的利益相關(guān)者并沒(méi)有被識(shí)別出來(lái),或者雖然被識(shí)別卻沒(méi)有好好地向他們請(qǐng)教過(guò)?! ?BR> 要求不斷發(fā)生變化,這對(duì)任何行業(yè)的任何項(xiàng)目來(lái)說(shuō)都是不可避免的狀況。其背后的動(dòng)機(jī)是為了讓客戶和用戶感到滿意。然而,計(jì)劃周全的項(xiàng)目建立在早先擬定的項(xiàng)目章程的基礎(chǔ)之上,且該章程中所確立的時(shí)間表建立在具體的業(yè)務(wù)要求之上。這筆賬很好算。項(xiàng)目要求的改變會(huì)影響到項(xiàng)目進(jìn)度及項(xiàng)目成本,因此計(jì)劃需要更新,而擬定的最終期限可能需要延期?! ?BR> 在項(xiàng)目啟動(dòng)之初,即應(yīng)明確變更流程是如何操作的,以及何時(shí)需要應(yīng)用這一流程。讓相關(guān)方了解,未來(lái)的要求變更將要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)再次發(fā)布項(xiàng)目信息。在要求發(fā)生改變之初,就應(yīng)該讓相關(guān)方了解它將對(duì)成本、利益和項(xiàng)目本身造成的影響。讓用戶或利益相關(guān)者在這些事實(shí)的基礎(chǔ)上做出決策。
癥狀之三:決策搖擺不定
業(yè)務(wù)決策有始無(wú)終、搖擺不定是風(fēng)雨欲來(lái)的征兆。這看起來(lái)雖然顯而易見(jiàn),然而許多項(xiàng)目,不論是二人小組還是價(jià)值五千萬(wàn)美金的大型項(xiàng)目,都有可能是建立在某個(gè)高層的業(yè)務(wù)愿景之上,而該愿景則是由若干尚未完成的“故事”大綱和業(yè)務(wù)章程組成的半成品。這樣的愿景只能帶著項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)前進(jìn)一小段,直到你發(fā)現(xiàn)由于項(xiàng)目缺乏清晰的目標(biāo)而必須不斷返工為止。
在項(xiàng)目生命周期之初,我們就應(yīng)該確定以下幾項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)決策:
·誰(shuí)是企業(yè)的所有者-誰(shuí)決定最終的項(xiàng)目驗(yàn)收條件?
·項(xiàng)目的最終產(chǎn)品應(yīng)該是怎樣的?
·缺陷率為多少是可以接受的?
·最終解決方案的績(jī)效以及運(yùn)作指標(biāo)有哪些?
·業(yè)務(wù)準(zhǔn)則有哪些?哪些是關(guān)鍵?在剩下的準(zhǔn)則中,優(yōu)先次序如何?哪些將會(huì)被用戶所接受?
癥狀之四:行百里,半九十
當(dāng)某位項(xiàng)目經(jīng)理第一次聽(tīng)到項(xiàng)目已經(jīng)完成了90%,肯定會(huì)覺(jué)得異常興奮和開(kāi)心。項(xiàng)目完成到這個(gè)程度應(yīng)該是一周一周不斷累積的成果,而且其成果應(yīng)該是在定期的進(jìn)度報(bào)告或進(jìn)度會(huì)議上予以匯報(bào)的。然而進(jìn)度報(bào)告可能會(huì)存在若干問(wèn)題。該數(shù)據(jù)通常都是建立在對(duì)項(xiàng)目的不精確評(píng)估之上,或出自于項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目協(xié)調(diào)員的直覺(jué)。剩下10%有多復(fù)雜依然是個(gè)未知數(shù),而且這個(gè)看起來(lái)較小的百分比還有可能讓人掉以輕心?! ?BR> 事實(shí)上,項(xiàng)目?jī)A向于滯留在這個(gè)階段。當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度在相連的進(jìn)度報(bào)告期間內(nèi)停滯不前時(shí),你就需要深挖其中的原因了。另一個(gè)預(yù)警信號(hào)是,項(xiàng)目進(jìn)度突然驟減。例如,某個(gè)項(xiàng)目正以每周完成20%到30%的速度前進(jìn),而突然間你發(fā)現(xiàn)進(jìn)度降到了1%或2%。這個(gè)時(shí)候項(xiàng)目小組也許才剛剛開(kāi)始認(rèn)真研究真正的項(xiàng)目要求,也許在早先的進(jìn)度報(bào)告會(huì)議上他們都過(guò)于樂(lè)觀了?! ?BR> 當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度走下坡路的時(shí)候,要好好想一想原因。這可能是由于新的項(xiàng)目要求所導(dǎo)致的,也可能是早期的進(jìn)度匯報(bào)不真實(shí)的結(jié)果。通常,你所看到的下降比率可能并不會(huì)很低,因?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)出于主觀愿望,會(huì)對(duì)進(jìn)度報(bào)告進(jìn)行一些修飾。所以問(wèn)題可能遠(yuǎn)比報(bào)告上所顯示的要嚴(yán)重得多。
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