論項目的溝通管理

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摘要：在項目管理的進行過程中，經(jīng)常用到的一種能力是溝通，溝通管理作為項目管理的一個重要方面，是項目的成功實施的一種重要手段。本文結(jié)合沙鋼集團景德鋼板廠200萬噸板卷軋鋼項目實施溝通管理的實踐，提出了溝通的基本概念與方法，為項目管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：項目管理 項目溝通管理

　　1. 溝通管理的概念及意義

　　溝通是一個廣泛的主題，包括一個很廣泛的知識體，并非只限于項目背景，例如：

　　• 發(fā)送--接收模型：反饋回路和溝通障礙。
　　• 傳媒的選擇：何時用書面溝通、口頭溝通、備忘錄和正式報告等。
　　• 寫作風(fēng)格：積極或被動的口吻，語句結(jié)構(gòu)，詞匯選擇等。
　　• 表達技巧：體態(tài)語言、直觀手段的設(shè)計等。
　　• 會議管理技術(shù)：準(zhǔn)備議程、處理時間沖突等。

　　項目溝通管理將這些廣泛的概念應(yīng)用到項目的具體需求中去。例如，決定何時、以什么形式、向誰報告項目進度。

　　項目溝通管理就是要保證項目所有信息及時、正確地提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目信息暢通。它是人、思路和信息之間的關(guān)鍵紐帶，是項目成功所必須的。參與項目的每一個人都必須使用項目“語言”傳達和接收信息，理解他們以個人身份涉及的信息將如何影響整個項目。

　　溝通的重要性體現(xiàn)在一下幾點：是決策和計劃的基礎(chǔ)，組織和控制管理過程的依據(jù)和手段，建立和改善人際關(guān)系必不可少的條件，也是項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。

　　溝通的類型包括人際溝通和組織溝通。

　　溝通方式方法有正式溝通、非正式溝通；上行溝通、下行溝通、平行溝通；單向溝通、雙向溝通；書面溝通、口頭溝通；言語溝通、體語溝通。

　　2. 項目溝通管理過程：

　　項目管理過程原理見下表：
 
　　2.1溝通計劃編制

　　溝通計劃編制包括確定項目干系人的信息和溝通需求：何人，在何時需要何種信息，以及如何將信息提供給他們。

　　1)溝通需求：

　　溝通需求是項目干系人的信息需求的總和。需求由經(jīng)過價值 分析的信息格式和類型定義。只有依靠有助于項目成功的信息溝通，項目資源才可以擴大。缺少溝通將導(dǎo)致失敗。以下典型信息將決定項目溝通需求：

　　• 項目組織和項目干系人的責(zé)任關(guān)系。
　　• 涉及項目的規(guī)定、部門和專長。
　　• 關(guān)于參與項目的人數(shù)和地點。
　　• 外部信息需求（如與媒體進行溝通
　　本項目溝通需求見溝通計劃

　　2)溝通技術(shù)：
　　項目要素間來回傳送信息的技術(shù)和方法差別很大：從簡單的談話到擴大會議，從簡單的書面文檔到隨時可得的在線進度計劃和數(shù)據(jù)庫?？赡苡绊戫椖繙贤夹g(shù)的因素包括：

　　• 信息需求的及時性-不斷更新的信息是否依靠一紙通知即可獲得？定期發(fā)布的書面報告是否滿足需要？

　　• 技術(shù)可用性-現(xiàn)有體系是否適當(dāng)？或者項目是否需要授權(quán)變更？
　　• 預(yù)期項目人員配置-所建議的溝通系統(tǒng)是否與項目的參與人員的經(jīng)驗和專長匹配？
　　• 技術(shù)變更-項目結(jié)束之前，現(xiàn)有的技術(shù)是否可能因要求采用較新的技術(shù)而可能要改變？

　　3)項目干系人分析：

　　應(yīng)對不同項目干系人的信息需求進行分析，為了滿足這些需求開發(fā)出一套針對他們信息需求和信息來源的方法和邏輯觀點。分析應(yīng)考慮使用合適的能提供所需要信息的項目方法和技術(shù)。應(yīng)小心避免在不必要的信息和不適當(dāng)?shù)募夹g(shù)上浪費資源。

　　溝通管理計劃1：
　　溝通管理計劃是提供以下內(nèi)容的文檔：
　　• 收集和歸檔結(jié)構(gòu)，用于詳