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項(xiàng)目溝通計(jì)劃
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項(xiàng)目溝通計(jì)劃(Project Communication Plan)什么是項(xiàng)目溝通計(jì)劃
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)于項(xiàng)目全過程的溝通工作,溝通方法、溝通渠道等各個(gè)方面的計(jì)劃與安排。
就大多數(shù)項(xiàng)目而言,溝通計(jì)劃的內(nèi)容是作為項(xiàng)目初期階段工作的一個(gè)部分。同時(shí),項(xiàng)目溝通計(jì)劃還需要根據(jù)計(jì)劃實(shí)施的結(jié)果進(jìn)行定期檢查,必要時(shí)還需要加以修訂。所以項(xiàng)目溝通計(jì)劃管理工作是貫穿于項(xiàng)目全過程的一項(xiàng)工作,項(xiàng)目溝通計(jì)劃是和項(xiàng)目組織計(jì)劃緊密聯(lián)系在一起的,因?yàn)轫?xiàng)目的溝通直接受項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的影響。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃的內(nèi)容
項(xiàng)目溝通計(jì)劃包括四個(gè)方面的具體工作,如下圖所示:
1、編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃前的準(zhǔn)備工作
1)收集信息
項(xiàng)目溝通內(nèi)容方面的信息;
項(xiàng)目溝通所需溝通手段的信息;
項(xiàng)目溝通的時(shí)間和頻率方面的信息;
項(xiàng)目信息來源與最終用戶方面的信息。
2)所獲信息的加工處理
對(duì)收集到的溝通計(jì)劃方面的信息進(jìn)行加工和處理也是編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的重要一環(huán),而且只有經(jīng)過加工處理過的信息,才能作為編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃的有效信息使用。
2、項(xiàng)目溝通需求的確定
項(xiàng)目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上,對(duì)項(xiàng)目組織的信息需求做出的全面決策,其內(nèi)容包括:
項(xiàng)目組織管理方面的信息需求;
項(xiàng)目內(nèi)部管理方面的信息需求;
項(xiàng)目技術(shù)方面的信息需求;
項(xiàng)目實(shí)施方面的信息需求;
項(xiàng)目與公眾關(guān)系的信息需求。
3、溝通方式與方法的確定
在項(xiàng)目溝通中,不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法,因此在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項(xiàng)目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個(gè)方面:
溝通需求的緊迫程度;
溝通方式方法的有效性;
項(xiàng)目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣;
項(xiàng)目本身的規(guī)模。
4、項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制
項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制是要根據(jù)收集的信息,先確定出項(xiàng)目溝通要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo),然后是根據(jù)項(xiàng)目溝通目標(biāo)和確定項(xiàng)目溝通需求去分解得到項(xiàng)目溝通的任務(wù),進(jìn)一步根據(jù)項(xiàng)目溝通的時(shí)間要求去安排這些項(xiàng)目溝通任務(wù),并確定出保障項(xiàng)目溝通計(jì)劃實(shí)施的資源和預(yù)算。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃書的內(nèi)容除了前面給出的目標(biāo)、任務(wù)、時(shí)間要求、具體責(zé)任、預(yù)算與資源保障以外,一般還應(yīng)該包括下列特殊內(nèi)容:
信息的收集和歸檔格式要求;
信息發(fā)布格式與權(quán)限的要求;
對(duì)所發(fā)布信息的描述;
更新和修訂項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的方法;
約束條件與假設(shè)前提。
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