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項目經理到底應該有那些看家本領呢

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項目要能順利執(zhí)行其實并不簡單,如果又渉及多個單位合作,困難程度又大增。取得PMP或IPMP認證,只是證明個人具備了項目管理的基本功夫,距離實際運用其實還有很大的一段距離。 

以下是一位項目經理的工作日志片段,我們從他的工作日志來看項目經理的工作:

以上只是項目經理工作的片段,相信每個項目經理應該都有自已悲慘的故事,程度恐怕只有過之而無不及。項目經理到底應該有那些看家本領呢? 

一個稱職的項目經理應該要其備以下的能力: 

1. 要易于溝通 

筆者在2002年時曾經親自問過美國的一位項目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人),問他一位項目經理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是「一位項目管理最需具備的有三件事,第一是溝通,第二是溝通,第三還是溝通」。 

請您回想一下,在執(zhí)行項目時,你花費最多時間在什么部份?跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調配合事項...對項目經理來說,一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。 

溝通,可以很簡單,也可以很復雜。對于部份人來說,反正溝通就是把我的意見表達出來嗎,有什么難的??墒窃陧椖窟^程中有那幺多的人與項目有關,因此要考量的,不僅是把意見表達出來而已,而在于「在什么樣的時間,運用什么樣的方式,將什么樣的信息,傳達給什么樣的人」。 

很多項目經理都是屬于「被動式的項目經理」。就是「你先說你要什么項目信息,我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此,信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的,只能夠見招拆招,抱著應付的心態(tài)來面對信息的供應。 

如果換個比較主動的角度來看,項目經理先了解每個與項目有關的人想要知道什么,這些信息一定有重復的地方,然后將這些信息做個整理歸類,不等你開口要,我就先提供給你,讓你對項目沒有疑惑,化被動為主動。這些信息整理歸類的動作,直接就納入在項目經理的工作管制之中,這樣對項目經理而言,也沒有任何的「意外」。 

講起來簡單,做起來其實也不難,二個小時就可以做好溝通計劃,幾個步驟掌握住就好:

(1) 認識項目干系人

(2) 分析項目干系人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息種類

(4) 將信息種類歸類

(5) 決定信息傳遞的周期

(6) 決定信息傳遞方式

(7) 搜集信息

(8) 傳遞信息

(9) 檢討信息傳遞成效

2. 要想的周全 

項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術,然后將道具準備好,跟助手、燈光及舞臺配合,先仿真演練幾遍,指示每個人互動方法,并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置;確認都沒有問題后,開始表演;表演時要掌控會場氣氛,使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環(huán)節(jié)出了問題,要馬上能夠應變,使節(jié)目能夠繼續(xù)下去,而不是就此停頓;節(jié)目結束后,感謝每個人的合作,同時檢討整個表演的過程需要改進的地方,如此一段表演才算正式收尾。 

項目經理的責任就是掌控全場,把這段表演完美無缺的呈現(xiàn)出來。不過太難了,執(zhí)行過的項目的人都知道,首先客戶的需求不容易了解,其次計劃時間不夠,再來執(zhí)行時問題重重,等到收尾時只能草草了事。 

表演魔術可以事先演練,找出問題先解決,執(zhí)行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執(zhí)行及因應先「演」過一遍,就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事,相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、

發(fā)布:2007-04-01 16:19    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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