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項目溝通管理制度的建立(2)
溝通流程是溝通順利進行的保障,因此,在項目開始時,就應(yīng)確定項目的溝通流程。
?。?)各角色應(yīng)明確自己的權(quán)責(zé)范圍,對超出自己范圍的內(nèi)容,應(yīng)征求相關(guān)人員的意見,在得到確認后才能回復(fù),不要隨口開河,造成不必要的損失。如系統(tǒng)集成商或供應(yīng)商的項目經(jīng)理對系統(tǒng)具體技術(shù)功能的內(nèi)容,如果沒有把握,應(yīng)請有關(guān)技術(shù)人員確認后才能回復(fù)請求方。
?。?)技術(shù)人員之間應(yīng)在項目技術(shù)協(xié)議書的基礎(chǔ)上進行技術(shù)溝通和技術(shù)確認,超出了項目技術(shù)協(xié)議書上的內(nèi)容,應(yīng)得到管理層的同意才能確認;這一點技術(shù)人員特別是軟件開發(fā)人員往往會忽視,他們在具體的軟件開發(fā)過程中,常常會根據(jù)業(yè)主技術(shù)人員的意見擅自改變原有功能或增加新的功能,他們會自認為這樣效果會更好,但忽視了管理的需要,會造成管理人員對項目的管理失控。
?。?)在項目進行過程中,如有影響較大的變動,應(yīng)及時向決策層匯報,以作出相應(yīng)的對策;項目有大的變動往往會影響到項目的進度、質(zhì)量和成本,如果沒得到?jīng)Q策層的批準,項目將無法得到應(yīng)有的資源支持,致使項目失敗。
?。?)要建立配套的投訴制度,在溝通流程不能進行正常運作時,可及時進行糾正。在項目實施過程中,各方因?qū)δ骋粏栴}或某一條款的看法不同而作出不同的反應(yīng)常有發(fā)生,這些問題如不能得到及時的解決,將會影響工程的進一步實施。因此,配套的投訴制度在大中型項目的建設(shè)中可起到保障作用。
?。?)流程涉及的任何一方出現(xiàn)人員變動應(yīng)及時通知其他各方,同時,對于某一方面的技術(shù)人員的配置應(yīng)采用雙人以上,以避免出現(xiàn)人員真空現(xiàn)象的出現(xiàn)。大中型項目實施的時間一般較長,參與各方出現(xiàn)人員變動也屬于正?,F(xiàn)象,因此,項目參與各方應(yīng)建立人才儲備制度。
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