項(xiàng)目組織——比較而后提高

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當(dāng)組織經(jīng)歷過(guò)第三個(gè)層次——單一方法后，形成了自己的項(xiàng)目管理方法。但是其方法會(huì)受到組織內(nèi)部的能力和視野的限制。從發(fā)展的角度考慮，需要與業(yè)界的優(yōu)秀企業(yè)進(jìn)行比較，借鑒其它優(yōu)秀企業(yè)的做法來(lái)改進(jìn)自己的方法，最終使企業(yè)獲得升華。這就是今天要談的基準(zhǔn)比較。

基準(zhǔn)比較是一個(gè)不斷將組織中的項(xiàng)目管理實(shí)踐與業(yè)界優(yōu)秀企業(yè)的實(shí)踐相比較的過(guò)程。它的目標(biāo)是獲得信息以改善組織的績(jī)效。通過(guò)基準(zhǔn)比較獲得的信息，可用于幫助改善組織的項(xiàng)目管理過(guò)程以及執(zhí)行這些過(guò)程的方法，同時(shí)也可以增強(qiáng)組織在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力。它是一個(gè)持續(xù)性的分析和評(píng)估工作。
首先應(yīng)該決定對(duì)什么因素進(jìn)行比較。這里最好是選擇那些與組織的業(yè)務(wù)成功發(fā)展息息相關(guān)的幾個(gè)關(guān)鍵因素。例如：對(duì)于IT企業(yè)，在實(shí)施項(xiàng)目管理的過(guò)程中，成本控制、變更控制、知識(shí)管理可能對(duì)于組織的成功起著關(guān)鍵性的作用，因此可以選擇這幾項(xiàng)因素進(jìn)行比較。

然后是獲得信息。這一步相對(duì)容易一些，但仍然需要較多的努力。有些渴望得到的信息卻可能是無(wú)法獲得的，因?yàn)閾碛羞@些信息的組織將之視為自己獨(dú)占的專利。同時(shí)識(shí)別用來(lái)比較的基準(zhǔn)目標(biāo)公司也可能并不像想象的那么容易。
項(xiàng)目管理基準(zhǔn)比較可以通過(guò)調(diào)查、征求意見表、出席項(xiàng)目管理及專題討論會(huì)來(lái)完成。個(gè)人關(guān)系也可以提供有價(jià)值的信息。
基準(zhǔn)比較有一個(gè)“行動(dòng)守則”：保持基準(zhǔn)比較過(guò)程合法；不違反保密規(guī)則；分享信息是一條雙行道；愿意在保密表格上簽字；未經(jīng)書面批準(zhǔn)，不得向第三方公開收到的任何信息；強(qiáng)調(diào)指導(dǎo)方針和檢查表，但避免要求那些高度敏感的表格。
只有當(dāng)組織愿意進(jìn)行變革時(shí)才可進(jìn)行基準(zhǔn)比較。變革必須成為包含評(píng)價(jià)、適用性和風(fēng)險(xiǎn)管理在內(nèi)的結(jié)構(gòu)化過(guò)程的一部分?；鶞?zhǔn)比較是項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃過(guò)程的一個(gè)組成部分，它可以產(chǎn)生即將付諸實(shí)施的行動(dòng)計(jì)劃。

標(biāo)志性特點(diǎn)是什么？

在本層次中，組織意識(shí)到它的現(xiàn)有方法是可以改進(jìn)的。其復(fù)雜性在于需要弄清楚如何才能獲得這種改進(jìn)。對(duì)于那些項(xiàng)目主導(dǎo)型的公司，持續(xù)改進(jìn)是維持或者增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一個(gè)手段。通過(guò)持續(xù)的基準(zhǔn)比較，可以最好地完成持續(xù)改進(jìn)。公司必須決定以誰(shuí)為基準(zhǔn)以及需要比較哪些內(nèi)容。
第四個(gè)層次的標(biāo)志性特點(diǎn)為：組織必須為項(xiàng)目管理建立一個(gè)項(xiàng)目辦公室或者一個(gè)優(yōu)化中心（即項(xiàng)目管理方法改進(jìn)的推動(dòng)者）。這是組織內(nèi)部項(xiàng)目管理知識(shí)的集散地。
項(xiàng)目辦公室或者優(yōu)化中心必須致力于項(xiàng)目管理改進(jìn)過(guò)程。這項(xiàng)工作通常由全職的專門人員來(lái)完成。
做基準(zhǔn)比較，既要針對(duì)類似的行業(yè)，又要針對(duì)不同的行業(yè)。同時(shí)，組織應(yīng)當(dāng)既實(shí)施定量的基準(zhǔn)比較，又實(shí)施定性的基準(zhǔn)比較。定量的基準(zhǔn)比較可以分析過(guò)程及方法，而定性的基準(zhǔn)比較著眼于項(xiàng)目管理應(yīng)用。

項(xiàng)目辦公室與優(yōu)化中心

當(dāng)達(dá)到第四個(gè)層次后，整個(gè)組織贊成并支持項(xiàng)目管理。項(xiàng)目管理知識(shí)被看作是公司生存的根本。為了集中項(xiàng)目管理知識(shí)，組織會(huì)為項(xiàng)目管理創(chuàng)建了項(xiàng)目辦公室或優(yōu)化中心。
項(xiàng)目辦公室和優(yōu)化中心的共同之處包括：成為項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃的焦點(diǎn)；致力于項(xiàng)目管理基準(zhǔn)比較；致力于持續(xù)改進(jìn)；為沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理提供指導(dǎo)；建立經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中央數(shù)據(jù)庫(kù)；成為一條解決問(wèn)題的“熱線”；生成項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的部門；成為集中規(guī)劃和控制活動(dòng)的中心；成為集中成本控制和報(bào)告的中心；幫助人力資源部門建立項(xiàng)目管理職業(yè)發(fā)展道路；幫助人力資源部門開發(fā)項(xiàng)目管理系列課程；分享項(xiàng)目管理方法和經(jīng)驗(yàn)。
上面所提到是項(xiàng)目辦公室與優(yōu)化中心共性的東西，但是二者還是有根本的區(qū)別，二者的比較如下表所示。

基準(zhǔn)比較機(jī)會(huì)

根據(jù)歷史的觀點(diǎn)，基準(zhǔn)比較可以通過(guò)兩種方法來(lái)完成：競(jìng)爭(zhēng)力基準(zhǔn)比較和過(guò)程基準(zhǔn)比較。競(jìng)爭(zhēng)力基準(zhǔn)比較集中在可交付成果以及定量的關(guān)鍵成功因素。過(guò)程基準(zhǔn)比較聚焦于過(guò)程績(jī)效和功能。過(guò)程基準(zhǔn)比較與項(xiàng)目管理關(guān)系