企業(yè)級項目辦公室

繆開

內(nèi)容摘要：在當今激勵的市場競爭中，企業(yè)如何提高自身的管理能力來提高自己的核心競爭力成為各個企業(yè)的當務(wù)之急，建立企業(yè)級項目辦公室，通過執(zhí)行短期計劃和長期改進計劃來提高企業(yè)的核心管理能力，使企業(yè)的管理有一個質(zhì)的飛躍。

關(guān)鍵詞：項目辦公室，項目計劃，持續(xù)改進。

1．背景概述

如今，各個企業(yè)在全球范圍內(nèi)尋找合作伙伴、運作項目，顧客們希望更加迅速、便宜地得到高質(zhì)量的商品，競爭無疑是激烈的。成功的公司，如EDS、IBM、朗訊、Bechtel、惠普及Asea Brown Boveri等公司都認識到它們的市場份額與未來增長依賴于有能力的項目管理。這些公司多年來一直致力于研究新的項目管理方法和培養(yǎng)項目經(jīng)理，目前又將重點轉(zhuǎn)移到項目辦公室上來，使之保持穩(wěn)定一致并使項目管理成為其競爭優(yōu)勢。但目前我們國內(nèi)很多企業(yè)由于一些不通用，不規(guī)范的項目管理方法在滿足企業(yè)新產(chǎn)品迅速上市的目標方面越來越缺乏效率，越來越多的企業(yè)開始學習和引進國際先進的項目管理思想，并開始逐步打造自己的項目辦公室來持續(xù)改進自身不規(guī)范的項目管理方法與國際接軌。

2．面臨的難題

企業(yè)中目前普遍存在每個部門都在用不同的方式討論進度只會使項目更糟糕，以前做項目比較小只和自己部門打交道可能還意識不到這樣的問題，但隨著項目的變大需要各個協(xié)作共同完成的時候，這個問題就變得越來越突出。這時我感覺需要系統(tǒng)的學習一下項目管理體系，后來我有幸參加了項目管理方面的一些培訓，直到最后通過美國的項目管理專家（PMP）論證才真正領(lǐng)悟到問題所在。一個企業(yè)要使自己的產(chǎn)品快速占領(lǐng)市場，就必須依靠先進項目管理方法來實現(xiàn)其戰(zhàn)略目標，而企業(yè)級項目辦公室正是實現(xiàn)這個方法的最佳途徑之一。

3．如何迎接挑戰(zhàn)

一個運行良好的項目辦公室能確保企業(yè)使用一個合理的，結(jié)構(gòu)化的項目管理方法。但鑒于國內(nèi)企業(yè)的實際情況，我們在實施這種項目管理方法的時候不得不面對這樣的挑戰(zhàn)：時間和資源都是有限的，我們不可能在短時間來個質(zhì)的飛躍，只能通過改進原有的項目管理來解決，這樣做確實壓力很大，畢竟集中精力考慮如何開發(fā)新產(chǎn)品常常會無法關(guān)注其他過程的變更。所以在項目辦公室成立之初，如何解決這些問題呢？

我認為問題的答案是：主動做好計劃，以滿足短期利益和業(yè)務(wù)需求。關(guān)鍵是要保持實施起來簡單、關(guān)注價值實現(xiàn)，按計劃組織；要在戰(zhàn)術(shù)上集中，從關(guān)注短期影響、業(yè)務(wù)需求以及最小業(yè)務(wù)需求開始。但項目辦公室的目標不僅僅是實現(xiàn)短期利益和業(yè)務(wù)需求這樣的戰(zhàn)術(shù)目標，同時必須站在戰(zhàn)略高度上考慮長期解決方案，這些方案致力于培養(yǎng)持久的組織成熟度，為組織帶來長期的利益，借助可重復(fù)性的過程保證每一次都能夠滿足產(chǎn)品迅速上市的需要。

這些目標對于我們的項目辦公室可謂是任重而道遠，必須依靠科學的項目管理方法來完成。我認為要實現(xiàn)這些戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略目標可以通過四個階段逐步推進的方法來實現(xiàn)：

階段一：基礎(chǔ)建立

階段二：執(zhí)行短期計劃

階段三：實施長期解決方案

階段四：支持和改進

4．解決方案討論

階段一：基礎(chǔ)建立

在這個階段，我們首先給我們的項目辦公室確定工作范圍和工作職權(quán)，必須

公司上層管理層的強力支持才能實現(xiàn)。在得到高層的支持后，必須對企業(yè)現(xiàn)有的資源和能力進行一個恰當?shù)脑u估，然后基于項目管理成熟度的方法，確定企業(yè)內(nèi)部的項目基準線，來計劃將來的任務(wù)和活動。然后組織一系列由關(guān)鍵項目干系人參加的工作會議，專門組織分析企業(yè)現(xiàn)有的能力，面臨的挑戰(zhàn)、問題和目標，并形成一系列的評估報告，確定企業(yè)的現(xiàn)狀以及未來的戰(zhàn)略。同時撰寫一份包含短期計劃和長期解決方案的發(fā)展計劃。最后根據(jù)發(fā)展計劃確定項目辦公室的職能和人員，準備溝通策略，申請啟動資金，從而使項目辦公室具有開展工作的資金和能力，完成項目辦公室的本階段目標。

階段二：執(zhí)行短期計劃

在這個階段，項目辦公室的主要任務(wù)是實現(xiàn)短期計劃，并開始項目指導。短期計劃和項目指導兩項工作可以向企業(yè)項目辦公室?guī)砹⒏鸵娪暗膯栴}。短期計劃是為滿足當前需要的解決方案，專門解決項目干系人相關(guān)的問題，然后立即實施這些工作，它能夠滿足較高優(yōu)先級的利益。短期計劃可能工作如下：

1．項目清單（包括新產(chǎn)品開發(fā)計劃，信息技術(shù)項目，業(yè)務(wù)增長項目等）

2．項目管理方法體系的配置

3．總結(jié)報告和考核體系

4．項目回顧

5．針對項目的培訓會

6．對新項目和緊急項目的支持和指導

7．項目控制組的項目計劃

8．預(yù)備項目的確認和配置

9．項目文檔模板

我認為在這個階段最重要是項目指導，項目指導是最能體現(xiàn)項目管理價值的優(yōu)秀方法，一般在項目啟動和項目需要緊急支持的時候?qū)嵤?，通過一系列的項目指導和其他項目支持工作，使我們項目的短期計劃走上軌道，也為下個階段實施長期的項目解決方案做好準備。

階段三：實施長期解決方案

企業(yè)的項目管理能力變得成熟會帶來持續(xù)的增值，在這個階段項目辦公室的工作主要是改進和理順，培訓人員，建立一個更加持久，項目獲得成功必備的支撐體系。在這個階段，開發(fā)長期的解決方案，繼續(xù)項目指導，培訓項目經(jīng)理和項目人員，逐步健全項目辦公室的職能。在這里，一些關(guān)鍵因素必須注意：

1．過程/體系方法的持續(xù)改進

2．培訓課程的開發(fā)

3．項目績效考核體系的開發(fā)

4．有效的資源管理

5．有效項目管理工具的推廣

6．項目經(jīng)理的培養(yǎng)和認證

7．項目資料管理體系的開發(fā)

8．項目變更的改進

9．模板的持續(xù)改進

這個階段我們的主要任務(wù)主要是開發(fā)和整合各種項目相關(guān)體系為主，以實現(xiàn)

適合企業(yè)的各種體系、標準、培許和項目支持活動的長期戰(zhàn)略計劃。

階段四：支持和改進

在這個階段，項目辦公室持續(xù)運轉(zhuǎn)，為企業(yè)提供支持。他們指導日?；顒?，優(yōu)化項目管理活動，必要時擴大工作范圍，開展各種項目培訓和項目指導活動，項目干系人也可以提供對項目辦公室工作和活動的反饋，使其不斷的優(yōu)化和改進。

5．預(yù)言成功

建立企業(yè)級的項目辦公室不需要復(fù)雜的計劃。面對緊迫的時間和有限的資源、激勵的市場競爭和業(yè)務(wù)需求，使項目辦公室在成立之初不得不設(shè)計一個方案來考慮短期效益和業(yè)務(wù)需求，同時做好長期解決方案的基礎(chǔ)工作。關(guān)鍵是實施起來簡單可行，關(guān)注價值實現(xiàn)和按計劃組織，不要面面俱到。直接的努力結(jié)果就是建立一套適合企業(yè)的結(jié)構(gòu)化，一致化的項目管理方法，并使企業(yè)內(nèi)部對項目執(zhí)行結(jié)果得到一致理解，這樣我們的項目才能從根本上得到改進。

參考文獻：《如何通過PMP考試》

《成功的項目管理》

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