淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用

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 　　企業(yè)信息化管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化是信息化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)辦公室的合同管理、報(bào)銷管理、資金管理、人力資源管理、電子文檔等如果應(yīng)用相應(yīng)的自動(dòng)化辦公軟件來管理它們，可以實(shí)現(xiàn)高速度、高效和高質(zhì)量。隨著企業(yè)中辦公項(xiàng)目和業(yè)務(wù)量的增加，使用人工方式配合各種辦公流程和相關(guān)部門存在很多實(shí)際困難，比如辦公時(shí)間有限出差不在辦公室等等。如果應(yīng)用自動(dòng)化辦公，就可以對(duì)企業(yè)各部門的工作流程進(jìn)行管理、工作進(jìn)度等等，讓你可以合理安排自己的辦公時(shí)間，從而提高工作效率。

　　一、企業(yè)信息化的內(nèi)涵

　　1、以知識(shí)經(jīng)濟(jì)為內(nèi)涵，通過信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，可以加快企業(yè)產(chǎn)品的更新?lián)Q代，增加產(chǎn)品的知識(shí)含量，提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

　　2、繼續(xù)推廣計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造技術(shù)，提高生產(chǎn)過程的自動(dòng)化程度，建立管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和管理的現(xiàn)代化，提高企業(yè)整體素質(zhì)。

　　3、充分利用信息技術(shù)，依托電子商務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)，提高管理水平和市場(chǎng)快速反應(yīng)能力，調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，降低產(chǎn)品成本，提高生產(chǎn)效率。

　　4、加強(qiáng)信息資源的開發(fā)利用，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)、通訊和計(jì)算機(jī)手段提高企業(yè)在全球范圍內(nèi)的快速傳播和收購、交流信息的能力。

　　5、高度重視高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。特別是一場(chǎng)以數(shù)字化為核心的新技術(shù)變革，正在導(dǎo)致包括數(shù)據(jù)在內(nèi)的深化、文字、圖像、聲音和影視將被數(shù)字化，這將帶來信息的交流、存儲(chǔ)、檢索、傳播、利用、后處理和管理的計(jì)算機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化使得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)信息技術(shù)產(chǎn)生了巨大的影響、信息資源和信息產(chǎn)業(yè)的依賴性越來越強(qiáng)。從物質(zhì)經(jīng)濟(jì)向信息經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變中已經(jīng)發(fā)生和將要發(fā)生的深刻變化將是人類歷史上最廣泛的、最深刻的變化，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過“工業(yè)革命”所產(chǎn)生的影響。

　　二、淺談辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用

　　1、合同制度

　　合同是企業(yè)之間合作的重要文件，是企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益的重要憑證。所以企業(yè)在所有的合作中都要簽合同，都要經(jīng)過不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的審批，保證合同的準(zhǔn)確性。由此看來，簽訂的合同數(shù)量很大。辦公自動(dòng)化中合同制的缺點(diǎn)是閱讀權(quán)限的問題。雖然合同制可以提高合同簽訂的速度，合同相關(guān)內(nèi)容的審批也不會(huì)受到空間和時(shí)間的限制，但是合同制文件的閱讀權(quán)限還有待提高。油氣企業(yè)業(yè)務(wù)量大，要簽訂的合同數(shù)量非常多不同金額的合同需要經(jīng)過不同級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的審核和簽署。因此，合同管理系統(tǒng)的閱讀權(quán)限不能統(tǒng)一，需要向授權(quán)方向轉(zhuǎn)變。合同擬定后，發(fā)起人授權(quán)需要簽署和閱讀合同的領(lǐng)導(dǎo)和人員，實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)管理的自動(dòng)化，保證企業(yè)合同信息的安全。

　　2、電子文檔OA

　　雖然電子文檔OA在收發(fā)文件會(huì)議管理協(xié)作等方面發(fā)揮了優(yōu)勢(shì)，但仍有很多不足之處需要改進(jìn)。第一，在電子公文系統(tǒng)中，在收發(fā)公文的過程中，公文保密在實(shí)踐中沒有得到很好的應(yīng)用。OA是office的一部分，但不是所有OA系統(tǒng)中的文件都只能在中石油內(nèi)網(wǎng)流轉(zhuǎn)由于項(xiàng)目工作環(huán)境的限制，并非所有員工都能使用中石油內(nèi)網(wǎng)，導(dǎo)致一些需要全體員工閱讀的文件無法通過OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。如果文件發(fā)出后不能及時(shí)閱讀，如果發(fā)送者需要給所有接收者打電話，辦公自動(dòng)化就失去了意義。因此，電子文件的OA系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置內(nèi)部和外部網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，并與接收人常用的通信設(shè)備相關(guān)聯(lián)。通過這種方式，可以在正式文檔發(fā)布后通知所有收件人。此外，收件人的閱讀情況要有反饋，不打開文件閱讀的情況要有標(biāo)記。這樣，發(fā)件人可以及時(shí)了解公文的閱讀情況，并根據(jù)需要及時(shí)通知個(gè)別工作人員閱讀。二會(huì)議通知和合作通知的發(fā)布要設(shè)置信息反饋對(duì)話框。這樣可以在OA上及時(shí)溝通和反饋信息，有利于會(huì)議組織和協(xié)同工作部門及時(shí)調(diào)整安排。

　　3、人力資源管理系統(tǒng)

　　人力資源管理系統(tǒng)自動(dòng)化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發(fā)展理念下，人力資源管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化人力資源系統(tǒng)管理后，可以統(tǒng)計(jì)企業(yè)各部門的人力資源，提高人才的工作能量、對(duì)潛在的職業(yè)能力和自我職業(yè)規(guī)劃有全面的了解。雖然人力資源管理系統(tǒng)已經(jīng)顯示出許多優(yōu)勢(shì)，但仍有許多不足之處需要改進(jìn)。首先，每個(gè)部門對(duì)人才工作的評(píng)價(jià)要通過自動(dòng)化辦公軟件反饋給人力資源管理部門，有利于人力資源部門和各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人才背景的了解。第二，企業(yè)的所有員工都應(yīng)該能夠參與人力資源管理系統(tǒng)。后企業(yè)職工的個(gè)人資格或?qū)I(yè)技能得到了提高，他們可以登錄到他們的個(gè)人帳戶來修改他們的個(gè)人信息。這樣省去了人力資源統(tǒng)計(jì)的麻煩，也能促進(jìn)員工的自我提升。因此，人力資源管理系統(tǒng)的自動(dòng)化可以從眾多人才中快速篩選出與目標(biāo)崗位相匹配的員工，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

　　4、集中報(bào)賬平臺(tái)

　　國企的財(cái)務(wù)管理非常嚴(yán)格，所有的進(jìn)賬和出賬都需要嚴(yán)格按照既定的流程辦理。這樣的財(cái)務(wù)管理制度有利于企業(yè)賬目清晰，避免徇私舞弊。當(dāng)集中報(bào)銷處理用于報(bào)銷單提交審批時(shí)，辦公效率大大提高。但是，在實(shí)際工作中，報(bào)銷平臺(tái)仍然存在一些不足之處需要改進(jìn)。一是企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門要申請(qǐng)財(cái)務(wù)報(bào)銷平臺(tái)賬戶，并將其納入管理預(yù)算。所有需要報(bào)銷的人員首先在平臺(tái)上填寫表格，選擇合適的預(yù)算項(xiàng)目，將表格提交給其領(lǐng)導(dǎo)審核，并根據(jù)財(cái)務(wù)部門的相關(guān)要求粘貼報(bào)銷單據(jù)。二是調(diào)整集中報(bào)銷平臺(tái)的使用，劃分內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，讓不方便通過內(nèi)網(wǎng)登錄集中報(bào)銷平臺(tái)處理報(bào)銷單的人員也能辦理審核報(bào)銷業(yè)務(wù)。這樣節(jié)省了財(cái)務(wù)報(bào)銷人員的時(shí)間，也減少了工作量，提高了工作效率。

　　為企業(yè)建立一個(gè)功能齊全的自動(dòng)化信息系統(tǒng)不是一件簡(jiǎn)單的事情辦公自動(dòng)化信息系統(tǒng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程從建設(shè)初期就要走標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的思路，從政策和業(yè)務(wù)上保證符合國家大政方針，從信息化建設(shè)的思路上符合電子政務(wù)等相關(guān)規(guī)劃。