工程檔案管理軟件的應(yīng)用原理及作用

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　　伴隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，建筑資料管理方法也產(chǎn)生很大的變化，從傳統(tǒng)的的檔案保管向智能化檔案保管全過(guò)程已不可避免。怎樣在新的態(tài)勢(shì)下，加強(qiáng)檔案資料數(shù)字化管理，充足研發(fā)和運(yùn)用工程檔案管理軟件也變成人們關(guān)心和考慮的話題討論。

　　一、工程檔案管理軟件的運(yùn)用基本原理：

　　1、工程檔案管理軟件將工程施工管理中相關(guān)品質(zhì)動(dòng)態(tài)控制的各類(lèi)文檔.檢驗(yàn)數(shù)據(jù)信息等品質(zhì)保證材料在電子計(jì)算機(jī)中開(kāi)展儲(chǔ)存.查看.解決，充分利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展相關(guān)資料的在網(wǎng)上送檢.審核.品質(zhì)簽認(rèn)工作中，完成施工質(zhì)量的動(dòng)態(tài)控制，減少報(bào)審周期時(shí)間，保證管理資料的電子化紀(jì)錄和全自動(dòng)存檔梳理。

　　2、根據(jù)依靠電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息鍵入.導(dǎo)出及復(fù)印作用，將繁雜.混亂的材料定編.梳理和查看工作中越來(lái)越簡(jiǎn)易.輕輕松松和井然有序，使材料管理者可以便捷和便捷地定編各種各樣施工工藝用表，明顯提高效益。

　　3、根據(jù)系統(tǒng)軟件標(biāo)準(zhǔn)和合理的材料管理體系，可以集中體現(xiàn)工程施工管理的程序化交易規(guī)范性和系統(tǒng)化，讓施工資料可以真真正正詳細(xì)體現(xiàn)工程施工流程的實(shí)際情況，進(jìn)而協(xié)助各相關(guān)責(zé)任人能夠更好地掌握和把握施工質(zhì)量，保證建筑項(xiàng)目的質(zhì)量管理，提升建設(shè)項(xiàng)目的品質(zhì)管理能力。

　　二、泛普軟件工程檔案管理軟件的作用

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過(guò)多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，

　　可直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時(shí)隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2、能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　應(yīng)用一般的辦公軟件只能夠?qū)崿F(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)資源。而檔案管理系統(tǒng)軟件，可以在對(duì)檔案的基礎(chǔ)信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點(diǎn)開(kāi)目錄文件就可以同時(shí)采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報(bào)等檔案工作。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)的檔案文件進(jìn)行相關(guān)性編輯，這樣就可以輕松地通過(guò)檢索工具對(duì)各種有關(guān)的電子文件進(jìn)行查找，使用者可以更好地對(duì)事件的來(lái)龍去脈進(jìn)行了解，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。

　　3、更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，極容易造成泄密，而檔案管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理進(jìn)行管理員、查閱人等角色分工工作，可以設(shè)置人員的查閱權(quán)限等，這樣就起到保密的效果。在查檔人進(jìn)行查檔時(shí)，系統(tǒng)可自行記錄，形成查詢?nèi)罩荆瑢?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行了安全設(shè)計(jì)，以保證檔案的使用安全。

　　檔案管理系統(tǒng)軟件還配備了電子鎖，這樣便可以鎖、機(jī)分離，即使別人打開(kāi)了檔案管理人員的電腦，也無(wú)法打開(kāi)檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　過(guò)去工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的搜集整理，一直以來(lái)以人力填寫(xiě).手工制作測(cè)算.打印紙張傳送的傳統(tǒng)式方法開(kāi)展管理方法。現(xiàn)如今可以選用工程檔案管理軟件，逐步推進(jìn)工程項(xiàng)目施工技術(shù)資料的“自動(dòng)化技術(shù).電子化”，進(jìn)行材料在小區(qū)業(yè)主.工程監(jiān)理和施工方相互之間的全過(guò)程動(dòng)態(tài)性網(wǎng)絡(luò)化管理和工程施工質(zhì)量的實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)。