如何建立高效云oa系統(tǒng)自動化管理體系

　　作為CIO，如何在有限的投入下盡快建立高效的云OA系統(tǒng)自動化管理體系是首要關(guān)注的問題，因為提高云oa系統(tǒng)質(zhì)量已經(jīng)成為CIO當前面臨的重要問題。以下是我的一些經(jīng)驗總結(jié)。

　　(1)建立云oa系統(tǒng)自動化管理平臺

　　第一步是要先建立云oa系統(tǒng)自動化管理和監(jiān)控平臺。通過監(jiān)控工具實現(xiàn)對用戶操作規(guī)范的約束和對IT資源進行實時監(jiān)控,包括服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、中間件、存儲備份、云oa、安全、機房、業(yè)務(wù)應(yīng)用和客戶端等內(nèi)容,通過自動監(jiān)控管理平臺實現(xiàn)故障或問題綜合處理和集中管理。例如,在自定義周期內(nèi)進行自動觸發(fā)完成對云oa系統(tǒng)的例行巡檢,形成檢查報告。包括自動運行維護,以完成對系統(tǒng)補丁的同步分發(fā)與升級、數(shù)據(jù)備份、病毒查殺等工作。

　　(2)建立故障事件自動觸發(fā)流程,提高故障處理效率

　　所有IT設(shè)備在遇到問題時要會自動報警,無論是系統(tǒng)自動報警還是使用人員報的故障,應(yīng)以紅色標識顯示在運維屏幕上。然后云oa系統(tǒng)人員只需要按照相關(guān)知識庫的數(shù)據(jù),一步一步操作就可以。因此,企業(yè)需要事先建立自動工單式流程管理,當設(shè)備或軟件發(fā)生異常或超出預(yù)警指標時會觸發(fā)相關(guān)的事件,同時觸發(fā)相關(guān)工單處理流程給相關(guān)云oa系統(tǒng)人員。云oa系統(tǒng)人員必須在指定時間內(nèi)完成流程所規(guī)定的環(huán)節(jié)與工作,以提高云oa系統(tǒng)響應(yīng)問題的效率。

　　(3)建立規(guī)范的事件跟蹤流程,強化運維執(zhí)行力度

　　首先需要建立故障和事件處理跟蹤流程,利用表格工具等記錄故障及其處理情況,以建立運維日志,并定期回顧從中辨識和發(fā)現(xiàn)問題的線索和根源。事實上許多實踐也證明,建立每種事件的規(guī)范化處理和跟蹤指南,可以減少云oa系統(tǒng)操作的隨意性和強化運維的執(zhí)行力度,在很大程度上可降低故障發(fā)生的概率。同時,用戶還應(yīng)可以通過自助服務(wù)臺、電話服務(wù)臺等隨時追蹤該故障請求的處理狀態(tài)。

　　(4)設(shè)立云oa系統(tǒng)關(guān)鍵流程,引入優(yōu)先處理原則

　　設(shè)立云oa系統(tǒng)關(guān)鍵流程,引入優(yōu)先處理原則是指要求CIO定義出云oa系統(tǒng)的每個關(guān)鍵流程,不僅僅是定義流程是什么,還包括要指出每個關(guān)鍵流程對企業(yè)有什么影響和意義。同時,在設(shè)置自動化流程時還需要引入優(yōu)先處理原則,例行的事按常規(guī)處理,特別事件要按優(yōu)先級次序處理,也就是把事件細分為例行事件和例外關(guān)鍵事件。

　　總之,實現(xiàn)云oa系統(tǒng)自動化管理是指通過將云oa系統(tǒng)中日常的、大量的重復(fù)性工作自動化,把過去的手工執(zhí)行轉(zhuǎn)為自動化操作。自動化是云oa系統(tǒng)工作的升華,云oa系統(tǒng)自動化不單純是一個維護過程,更是一個管理的提升過程,是云oa系統(tǒng)的最高層次,也是未來的發(fā)展趨勢。

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